1.3 Отбор кадров
На этом этапе при управлении планированием кадров руководство отбирает наиболее подходящих кандидатов из резерва, созданного в ходе набора. Объективное решение о выборе кандидата, в зависимости от обстоятельств, может основываться на его образовании, уровне профессиональных навыков, опыте работы, личных качествах. Если должность относится к разряду таких, где определяющим фактором являются технические знания (например, программист), то наиболее важное значение, видимо, будут иметь образование и предшествующая деятельность. Для руководящих должностей, особенно более высокого уровня, главное значение имеют навыки налаживания межличностных отношений, координация и управление деятельностью организации и т.п.
Отбор кадров представляет собой одну из форм предварительного контроля качества человеческих ресурсов.
Эффективность отбора определяется соотношением результата (качественные характеристики набранного персонала) и затрат на его проведение. Её повышение достигается за счёт разработанной на предприятии системы отбора персонала, учитывающий специфику данного предприятия, цели функционирования и его финансовой возможности. Соблюдение этого принципа предполагает постоянный мониторинг эффективности и модернизацию отбора с учётом его результатов.
Формализованные системы отбора персонала особенно необходимы:
· на крупных торговых предприятиях с большим количеством рабочих мест;
· в периоды расширения деятельности;
· при осуществлении реорганизации;
· при наличии высоких коэффициентов отбора (количество претендентов/на количество вакантных мест) на предприятиях с привлекательными условиями найма;
· при высокой текучести кадров;
· при предъявлении высоких требований к квалификации и другим характеристикам будущих претендентов.
На небольших предприятиях торговли чаще всего отбор производится директором на основе его опыта и интуиции. Решение о найме, принятое одним человеком нередко формируется под действием сложившихся стереотипов и эмоций. Кроме того, коллективный характер труда требует учёта мнений всех, кому придётся в дальнейшем взаимодействовать с новым работником (прежде всего непосредственного руководителя). Система отбора персонала позволяет также учесть и оценить достаточно большое количество характеристик претендента, что не под силу одному специалисту.
Именно на предприятиях малого бизнеса потери от неправильного выбора могут быть особенно ощутимыми. Это обусловлено тем, что при небольшой численности персонала действия каждого работника существенно сказываются на общем результате и, в частности, на объёме продаж. Поведение сотрудника, не вписывающегося в рамки принятой модели, непосредственно сказывается на морально-психологическом климате всего коллектива, что может нанести ущерб общему делу.
Отбор персонала складывается из нескольких этапов, реализуемых в определенной последовательности:
1. Предварительный отбор претендентов.
2. Проведение первичного собеседования.
3. Оценка претендента.
4. Проверка представленной документации, сбор и проверка рекомендаций.
5. Медицинский осмотр.
6. Проведение итогового собеседования по найму.
7. Принятие окончательного решения о найме.
8. Обсуждение и оформление трудового договора.
Указанные выше этапы отбора носят рекомендательный характер, поэтому каждое предприятие вправе адаптировать данную методику по своему усмотрению.
1.3.1 Предварительный отбор претендентов
Цель предварительного отбора - снизить затраты по найму за счет сокращения числа претендентов, проходящих стадию оценки. Фактически процесс отбора начинает сотрудник кадровой службы, ответственный за набор персонала, обычно это менеджер по персоналу. Он получает резюме, другие документы кандидата и проводит первичное сравнение их с требованиями, изложенными в описании должности или должностных инструкций.
К резюме следует прилагать сопроводительное письмо. В нем указывают должность, на которую претендует потенциальный работник, основные его достижения в указанной сфере деятельности, функциональные обязанности и участие в наиболее важных разработках, осуществляемых претендентом в последнее время. В конце сопроводительного письма кроме заключительного предложения приводят данные о месте жительства, телефон, электронный адрес.
Резюме и другие документы могут поступать в организацию при непосредственном посещении организации кандидатом, через факс, электронный почтовый ящик или размещаются на сайте организации .
При наличии достаточно большого количества претендентов используется компьютерного обработка представленных резюме. Она основана на их ранжировании в зависимости от количества ключевых слов (профессиональных терминов, названий организаций, учебных заведений, должностей. стажа и опыт работы и т.д.). При изучении резюме следует обратить внимание на культуру письма, оформление, наличие орфографических и грамматических ошибок, стиль изложения. Выводы могут стать дополнительной информацией для оценки претендента.
Если резюме отсутствует, предварительный отбор проводится на стадии анализа первичной анкеты, заполняемой претендентом в момент первого посещения организации. Кроме сведений, содержащихся в резюме, анкета может содержать дополнительные сведения, представляющие интерес для организации. Анкета разрабатывается кадровой службой с учетом специфики тех или иных должностей. Она имеет стандартную форму и содержит биографические сведения о претенденте, его образовании, стаже и опыте работы.
1.3.2 Первичное собеседование
Его цель – более детальное знакомство с претендентом, позволяющее определить его пригодность к выполнению будущей работы. В процессе собеседования претендент должен получить также информацию о предприятии и будущей деятельности, которая определит степень его заинтересованности в предлагаемой работе. Это позволяет значительно снизить будущую текучесть кадров. Предварительное собеседование служит также средством рекламы, информирующей о степени значимости фирмы, её имидже.
Основной частью собеседования является интервьюирование претендента. На практике можно использовать три типа интервью:
-Структурированное интервью- при его проведении используется предварительно определённый перечень вопросов. Целесообразно разработать специальный бланк, в котором напротив вопросов располагались бы графы для ответов. Многие вопросы могут предусматривать варианты готовых ответов, нужных из которых отмечается претендентом. Такой подход не дает достаточного представления о заявителе, поэтому его целесообразно использовать при отборе с большим количеством претендентов, когда нет возможности выделить достаточно времени на проведение первичного собеседования.
-Полуструктурированное интервью-при его проведении заранее готовятся только основные вопросы, обеспечивающие схематичность беседы. Ответы даются в свободной форме. Специалист, ведущий интервью, может концентрировать внимание на отдельных вопросах, предлагая претенденту ответить на более подробно. проведение такого интервью требует специальной подготовки, основанной на изучении анкетных данных претендента.
-Неструктурированное интервью - предполагает лишь предварительное определение тем предстоящей беседы. Этот подход следует использовать только опытным интервьюерам, так как свободный ход беседы, строящихся с учётом ситуации, может увести от тем. В результате цель предварительного собеседования не будет достигнута.
С точки зрения содержания выделяются два блока вопросов. В целом, они должны дать представление о том, способен ли кандидат выполнять определённую работу и как он её способен выполнить. Кроме интервью первичное собеседование предполагает предварительное знакомство претендента с характером и условиями будущей работы в организации и в данной должности. С этой целью кандидат знакомится с общей информацией о размерах и специфике деятельности организации, положений на рынке, имидже и т.д. В ряде случаев осуществляется знакомство с должностными инструкциями. Иногда в результате предварительного собеседования претендент может прийти к выводу о том, что кандидат не отвечает установленным требованиям, и принять решение о нецелесообразности найма данного работника. Отобранный более узкий круг претендентов допускается к следующему этапу.
1.3.3 Оценка претендента
Цель оценки претендента- выявление его потенциала, его способности адаптироваться к работе в данном коллективе. Оценку претендента целесообразно проводить в соответствии с предварительно разработанной программой. Она включает описание модели, методов и процедуры оценки.
Наиболее распространенными методами оценки являются тестирование, отборочный экзамен, оценочные испытания, ролевые игры, собеседование. Тестирование является важной частью процедуры отбора. Однако в силу достаточно большой вероятности ошибки тесты больше применяются в качестве инструмента первоначального отсева. На практике используются разнообразные виды тестов. Они могут быть направлены на выяснение и проверку: