В некоторых компаниях в целях безопасности не разрешается приносить на совещания мобильные телефоны. В этом случае следует предусмотреть возможность их хранения у секретаря руководителя[13].
2. Подготовка руководителя в риэлтерской компании «Центр недвижимости» к деловому совещанию
2.1 Характеристика риэлтерской компании «Центр недвижимости»
Компания «Центр недвижимости» работает на самарском рынке недвижимости более 7 лет. За это время компания прочно завоевала одну из лидирующих позиций. Коллектив компании «Центр недвижимости» - это высококвалифицированные сотрудники, опыт и профессионализм которых гарантирует высокое качество услуг. В настоящее время в городе работает шесть представительств компании. Стратегический план развития компании предусматривает открытие новых представительств. Система управления компании выстроена таким образом, что происходит постоянное взаимодействие всех структурных подразделений осуществляется полный контроль за действиями сотрудников в каждом офисе.
Компания «Центр недвижимости» входит в состав Российской гильдии риэлторов и Поволжской гильдии риэлторов, строго соблюдает кодекс профессиональной этики. Качество услуг компании «Центр недвижимости» подтверждено Сертификатом соответствия, выдаваемым Российской гильдией риэлторов. Обладателем такого документа являются только 7 компаний в Самаре и 3 - в Тольятти. Профессиональная ответственность компании «Центр недвижимости» застрахована. Если клиент ценит четкость и ясность в вопросах, касающихся покупки или продажи недвижимости, если набор требований к качеству услуг и чистоте сделки высоки, то «Центр недвижимости» - самая достойная компания. Каждый объект недвижимости, находящийся в управлении компании «Центр недвижимости», проходит проверку юридической чистоты.
Один из важнейших принципов работы компании «Центр недвижимости» - это забота об интересах клиентов. Именно поэтому больше половины клиентов - это те, кто обращается по рекомендациям друзей и знакомых или те, кто обращался ранее. "Оперативность, умение решать самые сложные задачи, уважение к клиентам" - это отзывы большинства людей, воспользовавшихся услугами специалистов компании.
2.2 Подготовка и планирование совещаний руководителем риэлтерской компании «Центр недвижимости»
В процессе управления компании «Центр недвижимости» часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на совещаниях.
Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим. Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов.
Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются «просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены».
Поэтому совещание должно быть подготовлено руководителем компании «Центр недвижимости» особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий, как по организации, так и его проведению.
В риэлтерской компании «Центр недвижимости» совещании проходят не чаще, чем 2 раза в месяц, в главном офисе, в компании существует регламент проведения заседаний, где определены периодичность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру.
Начинается работа по подготовке совещания с указания руководителя о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения.
Назначается обычно совещание руководителем компании «Центр недвижимости» на начало рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не заставлять людей переключаться с одного вида деятельности на другой. Кроме того, руководитель должен сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете у руководителя. Если совещание очень важное и с большим числом участником, то оно проводится в специальном приемном зале главного корпуса компании «Центр недвижимости».
Руководителя определяет повестку дня. Повестка дня — это первый документ, который составляется при подготовке совещания.
В повестке дня руководитель указывает вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих каждый вопрос.
Список участников - это второй документ, который готовится к совещанию.
В компании «Центр недвижимости» на совещания приглашаются только те, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в решении аналогичных проблем.
Четкой организации работы в компании «Центр недвижимости» способствует составление руководителем списка по определенной форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания.
При необходимости список можно дополнять другими вопросами. Когда руководителем определены повестка дня, список участников, время и место проведения совещания, все эти данные передаются секретарю, который должен будет оповестить всех участников. Оповещение участников совещания проводится заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания. В компании «Центр недвижимости» оповещение всех участников проходит по телефону.
Для успешного проведения совещания в компании «Центр недвижимости» большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады или сообщения основного руководителя или иного докладчика.
В компании «Центр недвижимости» большие доклады практически не зачитываются. Участникам совещания раздают их текст и, поэтому руководитель в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заранее готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д.
Руководителю компании «Центр недвижимости» помимо подготовки совещания необходимо собрать и проанализировать необходимую информацию для выступления, которое он предполагает сделать.
Важнейшее место в подготовке совещания в компании «Центр недвижимости» занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Руководитель обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.
Готовя совещание, руководитель компании «Центр недвижимости» выясняет финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода.
На подготовительном этапе руководитель определяет общий объем работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносит предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Тщательно продумывается состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д.
Для больших совещаний, особенно с участием иногородних может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно культурную программу предложить путем приглашения в день регистрации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.
Таким образом, при подготовке руководителя к совещания в компании «Центр недвижимости» можно выделить вопросы:
1 Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания;
2 Определение места совещания (выбор помещения);
3 Оповещение участников совещания:
А) составление приглашения;
Б) передача приглашения.
4 Уточнение списка участников;
5 Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:
А) основного сообщения;
Б) справочно-информационных материалов;
В) проекта решения.
6 Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей;
7 Определение финансовых расходов;
8 Проведение организационных мероприятий;
9 Проверка готовности помещения (количество мест и техническая оснащенность).