Например:
10% - неудовлетворительно;
20% - удовлетворительно;
40% - вполне удовлетворительно;
20% - хорошо;
10% - отлично.
Всего 100%.
От эксперта требуется выписать на каждую карточку фамилию работника и распределить всех оцениваемых по группам в соответствии с заданной квотой. Распределение может проводиться по разным критериям оценки.
Специальные методы: поведенческие рейтинговые шкалы - Behaviorally Anchored Rating Scales (BARS), управление по целям - Management by Objectives (MBO). [9]
После того как определена цель проведения аттестации и выбран метод, стоит просчитать, во что обойдется процедура аттестации. Сделать это достаточно просто - умножить количество планируемых человеко-часов (на подготовку и проведение) на почасовую заработную плату, прибавить к этому недополученную прибыль (так как во время аттестации работник не будет выполнять основные должностные обязанности), прибавить организационные расходы (печать бланков, обработка материалов). Если полученная сумма представляется разумной, можно начинать подготовку. Если цель не оправдывает средства, стоит пересмотреть масштабы аттестации, число и ранг вовлеченных в процедуру менеджеров, подобрать более простые методы.
Порядок проведения аттестации работников может определяться локальными нормативными актами организации (ст. 8 ТК РФ), коллективным договором, соглашениями (ст. 9 ТК РФ).
Как правило, порядок проведения аттестации работников организации устанавливается Положением об аттестации работников, принимаемым работодателем.
В Положении об аттестации работников обязательно следует предусмотреть:
1. круг работников, подлежащих аттестации;
2. периодичность проведения аттестации;
3. порядок формирования аттестационной комиссии;
4. порядок подготовки и проведения аттестационных мероприятий;
5. виды и порядок принятия решений аттестационной комиссией.
С действующим в организации Положением об аттестации следует ознакомить работников в порядке, предусмотренном ч. 3 ст. 68 ТК РФ. Также нелишним будет сделать ссылку в трудовых договорах работников на Положение об аттестации. В трудовом договоре можно указать, что работник подлежит аттестации в порядке, установленном действующим в организации Положением об аттестации. Ссылку на Положение об аттестации работников можно также сделать и в правилах внутреннего трудового распорядка организации или должностных инструкциях работников.
Круг работников, подлежащих аттестации, определяется работодателем с учетом специфики деятельности организации. Во всяком случае, аттестация не может проводиться в отношении работников, которые выполняют трудовые функции, не требующие специальных знаний или специальной подготовки (например, уборщица, сторож). Ведь целью аттестации как раз и является проверка квалификации работника (т.е. соответствия его профессиональных знаний и навыков порученной ему работе).
Состав документов, сопровождающих аттестацию в различных организациях, практически одинаков и может включать в себя:
1. график проведения аттестации;
2. приказ о проведении аттестации;
3. заявление работника ;
4. квалификационный лист;
5. аттестационный лист;
6. протокол заседания аттестационной комиссии;
7. аттестационное удостоверение;
8. характеристику на аттестуемого работника;
9. представление;
10. документацию по анкетированию и экспертизе различных качеств аттестуемого;
11. перечни показателей для оценки профессиональных и личностных качеств сотрудника;
12. отчеты по результатам аттестации.
Конечно же, аттестация не может проходить хаотично, поэтому до начала календарного года составляется график проведения аттестации. Подготовкой данного документа могут заниматься: начальник отдела кадров, начальник отдела организации и оплаты труда, председатель аттестационной комиссии и руководитель службы персонала, то есть то должностное лицо, которому поручено данное задание. По общему правилу аттестация не должна проводиться чаще одного раза в год, но и не реже одного раза в два года. Однако законодательно могут устанавливаться и иные сроки. Например, согласно п. 4 Постановления Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 аттестация данной категории проводится один раз в три года. [10]
График проведения аттестации оформляется так же, как и приказ, на общем бланке организации. Вид документа "график" пишут прописными буквами. Заголовок к тексту отвечает на вопрос: чего? Текст графика может быть составлен в виде таблицы. Графы таблицы имеют следующие наименования:
1. номер по порядку;
2. Ф.И.О. сотрудника;
3. должность;
4. дата проведения аттестации;
5. дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов.
Приказ о проведении аттестации составляется и оформляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к приказам по основной деятельности согласно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Данный приказ оформляется на общем бланке организации (бланк, на котором отсутствуют справочные данные об организации), подписывается руководителем организации, визируется заинтересованными лицами. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывается цель издания подобного приказа. Обычно целью проведения аттестации является необходимость установления соответствия работника занимаемой должности, повышение мотивации работников к труду, поэтому текст приказа обычно начинается словами: "В целях..." или "В связи...". Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной части глаголом "приказываю", который печатается с новой строки, прописными буквами, в конце глагола ставится двоеточие. Далее распорядительная часть делится на пункты и подпункты:
1. о дате и сроках проведения аттестации;
2. об утверждении списка работников, подлежащих аттестации (сам список дается в приложении к приказу);
3. о составе аттестационной комиссии, с указанием должностей и Ф.И.О. членов аттестационной комиссии;
4. об указании начальникам отделов подготовить характеристики на сотрудников и сроках представления данных документов в аттестационную комиссию;
5. о контроле за исполнением приказа, с указанием должности и фамилии лица, на которое возложен контроль.
На каждого работника, подлежащего аттестации, не позднее чем за две недели до ее начала представляется служебная характеристика, подготавливаемая непосредственным руководителем. [11]
В ней указывается, на кого она представляется (должность, фамилия, имя, отчество), и отражаются следующие сведения, причем текст излагается от третьего лица.
В первой части - анкетные данные (Ф.И.О, год рождения, должность, образование, если имеются, то ученые степень и звание).
Во второй части - данные о трудовой деятельности (специальность, стаж работы общий и в данной организации, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.п.).
В третьей части - собственно характеристика, т.е. оценка деловых и моральных качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, участие в жизни коллектива, отношения с коллегами по работе, поведение в быту. Указывается наличие у работника правительственных наград и других служебных поощрений или наказаний.
В четвертой, заключительной части содержатся рекомендации по существу аттестации.
Характеристика подписывается руководителем подразделения с указанием должности и ставится дата.
Проведение аттестации работников включает в себя:
1. оценку соответствия квалификационного уровня работника квалификационным требованиям выполняемой им работы;
2. оформление результатов аттестации;
3. ознакомление аттестованного работника со всеми итоговыми материалами по его аттестации и принятие соответствующих кадровых решений;
4. разработку планов мероприятий по итогам аттестации и осуществление контроля за их выполнением.
Аттестация проводится в присутствии аттестуемого служащего. Как привило, при ее проведении присутствует руководитель структурного подразделения, в котором работает аттестуемый.
Перенос аттестации на очередное заседание аттестационной комиссии допускается по решению большинства ее членов, присутствующих на заседании, в случае:
1. представления аттестуемым муниципальным служащим дополнительных сведений о его служебной деятельности за предшествующий период или заявления о несогласии с представленным отзывом на него;
2. неявки аттестуемого муниципального служащего на заседание по уважительной причине (отпуск, болезнь, командировка и пр.) с согласия аттестуемого и по ходатайству его непосредственного руководителя;
3. невозможности принятия аттестационной комиссией обоснованного решения в силу иных обстоятельств (в целях объективного проведения аттестации).
В случае неявки служащего на заседание аттестационной комиссии без уважительной причины аттестационная комиссия может провести аттестацию в его отсутствие, если признает, что представленных материалов достаточно для принятия обоснованного решения.
Аттестационная комиссия проводит беседу с аттестуемым на основе рассмотрения представленных материалов, в ходе которой выясняются спорные или неясные вопросы, оцениваются деловые и личные качества по принятой в организации методике, выслушиваются соображения аттестуемого работника и его планы по совершенствованию своей трудовой деятельности и улучшению результатов труда. Члены аттестационной комиссии на своем заседании выслушивают также краткое сообщение руководителя подразделения с оценкой работы аттестуемого.