Необхідність в координації, яка існує завжди, стає справді нагальністю, коли робота чітко ділиться як по горизонталі, так і по вертикалі, як це має місце в крупних сучасних організаціях. Якщо керівництво не створить формальних механізмів координації, люди не зможуть виконувати роботу разом. Без відповідної формальної координації різноматні рівні, функціональні зони та окремі особи легко можуть зосередитися на забезпеченні своїх власних інтересів, а не на інтересах організації в цілому.
Формулювання та повідомлення мети організації в цілому і в кожному її підрозділі представляє собою лише один з численних механізмів координування. Кожна функція управління грає певну роль в координуванні спеціалізованого розподілу праці. Керівники завжди повинні ставити перед собою питання: які їх зобов’язання з координації та що вони роблять, для того, щоб їх виконати.
Задача – це запропонована робота, серія робіт або частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь установленим способом у заздалегідь обговорений термін. З технічної точки зору завдання пропонуються не працівникові, а його посаді. На основі рішення керівництва про структуру, кожна посада включає ряд завдань, які розглядаються як необхідний внесок у досягнення цілей організації. Вважається, якщо завдання виконується таким способом й у такі строки, як це запропоновано, організація буде діяти успішно.
Задачі організації традиційно діляться на три категорії. Це робота з людьми, предметами, інформацією. Наприклад, на звичайному заводському конвеєрі робота людей складається з роботи із предметами. Задача майстра - це в основному робота з людьми. У той же час задача скарбника корпорації в основному пов'язана з інформацією.
Два важливих моменти в роботі - це частота повторення даної задачі й час, необхідний для її виконання. Машинна операція, наприклад, може складатися у виконанні задачі по свердленню отворів тисячу разів на день. Щоб виконати кожну операцію, потрібно всього лише кілька секунд. Дослідник виконує різноманітні й складні задачі, і вони можуть зовсім не повторюватися жодного разу протягом дня, тижні або роки. Для того, щоб виконати деякі задачі, дослідникові потрібно декілька годин або навіть днів. Взагалі можна сказати, що управлінська робота носить менш монотонний, повторюваний характер і час виконання кожного виду роботи збільшується по мірі переходу управлінської роботи від нижчого рівня до вищого.
Зміни в характері та змісті задачі тісно пов'язані з еволюцією спеціалізації. Як показав у своєму знаменитому прикладі про виробництво шпильок Адам Сміт, фахівець може істотно збільшити продуктивність праці. У нашому столітті технологічні нововведення й системне сполучення техніки та спеціалізації праці зробили спеціалізацію задач поглибленою і складною настільки, про яку й думати не міг Сміт.
Технологія як чинник внутрішнього середовища має набагато більше значення, чим багато хто думають. Більшість людей розглядають технологію як щось, пов'язане з винаходами та машинами, наприклад з напівпровідниками та комп'ютерами. Однак соціолог Чарльз Перроу, який багато писав про вплив технології на організацію та суспільство, описує технологію як засоби перетворення сировини - будь то люди, інформація або фізичні матеріали - у шукані продукти й послуги.
Технологія має на увазі стандартизацію та механізацію. Тобто використання стандартних деталей може істотно полегшити процес виробництва та ремонту. У наш час існує дуже мало товарів, процес виробництва яких не стандартизований.
На початку століття з'явилося таке поняття як складальні конвеєрні лінії. Зараз цей принцип використовується майже повсюди і значно підвищує продуктивність підприємств.
Технологія, як фактор, що сильно впливає на організаційну ефективність, вимагає ретельного вивчення та класифікації. Існує декілька способів класифікації, одні з яких класифікація по Томпсону та по Вудворд.
Класифікація технології по Джоан Вудворд користується великою популярністю. Вона виділяє три категорії технологій:
Одиничне, дрібносерійне або індивідуальне виробництво, де одночасно виготовляється тільки один виріб.
Масове або крупносерійне виробництво застосовується при виготовленні великої кількості виробів, які ідентичні один одному або дуже схожі.
Безперервне виробництво використовує автоматизоване устаткування, що працює цілодобово для безперервного виготовлення однакового по характеристиці продукту у великих обсягах. Приклади - переробка нафти, робота електростанцій.
Соціолог і теоретик організації Джеймс Томпсон пропонує інші три категорії технологій не суперечні трьом попереднім:
1. Багатоланкові технології, що характеризуються серією незалежних задач, які повинні виконуватися послідовно. Типовий зразок - складальні лінії масового виробництва.
2. Посередницькі технології характеризуються зустрічами груп людей, таких, наприклад, як клієнти або покупці, які є або хочуть бути взаємозалежними.
3. Інтенсивна технологія характеризується застосуванням спеціальних прийомів, навичок або послуг, для того щоб зробити певні зміни в конкретному матеріалі, що надходить у виробництво.
Ці категорії не так вже розходяться одна з одною. Наприклад, багатоланкові технології еквівалентні технологіям масового виробництва, а посередницькі технології займають проміжне місце між індивідуальними технологіями та технологіями масового виробництва. Розходження в цих класифікаціях, у першу чергу, викликані різними областями спеціалізації авторів. Тобто Вудворд в основному займалася технологіями промислових підприємств, а Томпсон же обхоплював всі види організацій.
Не можна назвати якийсь один тип технології краще іншого. В одному випадку може бути більш прийнятний один тип, а в іншому більш підійде протилежний. Люди визначають остаточну придатність даної технології, коли вони роблять свій споживчий вибір. Всередині організації люди є важливим вирішальним чинником при визначенні відносної відповідності конкретної задачі та змісту операцій обраним технологіям. Жодна технологія не може бути корисною і жодна задача не може бути виконана без співробітництва людей, які є п'ятою внутрішньою змінною.
Люди є основою будь-якої організації. Без людей немає організації. Люди в організації створюють її продукт, вони формують культуру організації, її внутрішній клімат, від них залежить те, чим є організація.
В силу такого положення люди для менеджера є «предметом номер один». Менеджер формує кадри, установлює систему відносин між ними, включає їх у творчий процес спільної роботи, сприяє їх розвитку, навчанню та просуванню по роботі.
Люди, які працюють в організації, дуже відрізняються один від одного по багатьом параметрам: стать, вік, освіта, національність, сімейний стан, здібності і т.п. Всі ці відмінності можуть впливати як на характеристики роботи та поводження окремого працівника, так і на дії та поводження інших членів організації. У зв'язку із цим, менеджер повинен планувати свою роботу з кадрами таким чином, щоб сприяти розвитку позитивних результатів поводження та діяльності кожної окремої людини, намагатися усувати негативні наслідки його дій. На відміну від машин людина має бажання, і для нього характерна наявність відношення до своїх дій і дій навколишніх. А це може серйозно впливати на результати його праці. У зв'язку з цим, менеджерові доводиться вирішувати ряд надзвичайно складних задач, від чого у великому ступені залежить успіх функціонування організації.
Внутрішнє життя організації складається з великої кількості різних дій, підпроцесів і процесів. Залежно від типу організації, її розміру та виду діяльності окремі процеси й дії можуть займати в ній провідне місце, деякі ж, широко здійснювані в інших організаціях процеси, можуть або бути відсутніми, або здійснюватися в дуже невеликому розмірі. Однак, незважаючи на величезну різноманітність дій і процесів, можна виділити п'ять груп функціональних процесів, які охоплюють діяльність будь-якої організації, і які є об'єктом керування з боку менеджера. Даними функціональними групами процесів є наступні:
- виробництво;
- маркетинг;
- фінанси;
- робота з кадрами;
- екаунтінг (облік та аналіз господарської діяльності).
Керування виробництвом складається зі здійснення керування процесом переробки сировини, матеріалів і напівфабрикатів, що надходять на вході в організацію, у продукт, який організація пропонує зовнішньому середовищу. Для цього менеджмент здійснює наступні операції: керування розробкою та проектуванням продукту; вибір технологічного процесу, розміщення кадрів і техніки по процесу з метою оптимізації витрат на виготовлення та вибір методів виготовлення продукту; керування закупівлею сировини, матеріалів і напівфабрикатів; керування запасами на складах, що включає в себе керування зберіганням закуплених товарів, напівфабрикатів власного виготовлення для внутрішнього користування та кінцевої продукції; контроль якості.
Керування маркетингом викликано за допомогою маркетингової діяльності по реалізації створеного організацією продукту погодити в єдиний несуперечливий процес задоволення потреб клієнтів організації та досягнення цілей організації. Для цього здійснюється керування такими процесами та діями, як: вивчення ринку; реклама; ціноутворення; створення систем збуту; розподіл створеної продукції; збут.