В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.
В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).
Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.
Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.
Датой документа считается дата ее подписания.
Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.
Текст докладной записки делится на две части. Первая - изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации или должностного лица.
Реквизиты внутренней докладной записки:
наименование структурного подразделения - автора документа;
наименование вида документа (докладная записка);
дата документа;
регистрационный номер документа (не обязательно);
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты внешней докладной записки:
наименование организации - автора документа (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения);
наименование вида документа (докладная записка);
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст документа;
отметка о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
| [Наименование организации] [Наименование структурного подразделения] ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 Место составления О (Об) … | [Адресат] |
[Вводная часть текста: факты, события, которые явились причиной написания докладной записки].
[Основная часть: выводы, просьбы, предложения автора записки.]
| Наименование должности | Личная подпись | И.О. Фамилия |
Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организаций по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушения трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и т.д.
Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.
Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на докладные записки.
Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.
| ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 00.00.0000 О (Об) … [Заголовок к тексту] | [Адресат] |
[Текст объяснительной записки, содержащий убедительное объяснение фактов или событий, явившихся поводом для составления объяснительной записки]
| Наименование должности | Личная подпись | И.О. Фамилия |
Порядок работы с поступившими, отправляемыми и внутренними документами. Правила оформления реквизитов "Отметка о поступлении", "Резолюция"
Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрация документа - это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
Каждый документ регистрируется только один раз.
Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству.
По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.
Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю - начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т.д.
Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10% от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т.е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.
Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.
Отправляемые предприятием документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа;
согласование проекта документа;
подписание документа директором (в необходимых случаях утверждение);
регистрация документа;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Некоторые внутренние документы регистрируются в канцелярии, имеют свою индексацию (акты, протоколы, приказы), часто требуют размножения в копировально-множительной службе и рассылки в структурные подразделения.
Реквизит РЕЗОЛЮЦИЯ включает в себя указание по исполнению документа.
Резолюцию пишет руководитель организации или другое должностное лицо, которое рассматривает поступивший документ.
Резолюция состоит из следующих элементов:
фамилия и инициалы исполнителя;
содержание поручения (при необходимости);
срок исполнения;
подпись руководителя;
дата написания резолюции.
Пример:
Симонову Н.Н. Зайцевой А.В.
Прошу составить план Никитину П.С.
разработки и внедрения Прошу подготовить
станка к 01.09.2008 проект генерального
Иванов 24.08.2008 соглашения с фирмой
"ХИТЭК" к 02.09.2008
Личная подпись
27.08.2008
Если исполнителей несколько человек, то в этом случае указывают все фамилии, однако ответственным за исполнение документа считается тот, чья фамилия написана первой.
Резолюцию пишут от руки, располагая между адресатом и текстом или на любом свободном месте. Резолюций на документе может быть несколько.
Реквизит ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ состоит из даты поступления (при необходимости - часы и минуты) и номера (индекса). Его располагают в правом нижнем углу первого листа документа. В организациях существуют штампы для такой отметки.