Роль інформаційного забезпечення системи управління організацією (стр. 3 из 7)

Канал неформальної комунікації можна назвати каналом поширення чуток.

Чутками вважаються неточні повідомлення, що надходять від неформального джерела. Інформація по цих каналах передається набагато швидше, ніж по каналах формального повідомлення.

В обміні інформацією між двома або більше особами обидві сторони відіграють активну роль. При цьому обмін інформацією відбувається, коли одна сторона пропонує інформацію, а інша сприймає. Основна мета комунікаційного процесу – забезпечити сприяння швидкій передачі інформації.

В обміні інформацією існує 4 базових елементи:

1. Відправник (сторона, яка пропонує певну інформацією)

2. Повідомлення (власне інформація, закодована за допомогою символів)

3. Канал (спосіб, шлях передачі повідомлення)

4. Одержувач (сторона, яка приймає інформацію)

При обміні інформацією відправник і одержувач проходять декілька взаємопов’язаних етапів:

I. Зародження ідеї.

Обмін інформації починається з формулювання ідеї відправником або відбору інформації. При цьому відправник вирішує, яку значиму ідею або повідомлення слід зробити предметом обміну.

II. Кодування та вибір каналу.

Перш ніж передавати ідею відправник має за допомогою символів закодувати її, використавши для цього слова, інтонацію, жести, графіку, письмовий текст тощо. Таке кодування перетворює ідею на повідомлення.

III. Передача інформації.

На цьому етапі відбувається передача інформації обраним каналом.

IV. Декодування – переведення символів відправника у думки одержувача.

V. Зворотній зв’язок – реакція одержувача на почуте, побачене, прочитане.

Даний процес передачі інформації є досить узагальненим. На рис. 1.3 зображено більш складну схему формування комунікаційної системи.[3, с. 98-104]

Рис. 1.3 Схема формування комунікаційної системи

1.3 ІНФОРМАЦІЙНЕ СЕРЕДОВИЩЕ ОРГАНІЗАЦІЇ

До інформації як до одного з провідних ресурсів ринкової економіки звернена увага всього людства вже давно. Не випадково в добу ЕОМ і автоматики робота з інформацією і перетворення її в інші ресурси вважається найбільш відповідальним і перспективним видом діяльності.

В бізнесі і підприємництві той, хто перший отримає цінну інформацію, швидко і ефективно її обробить, вкладе в неї свою енергію, волю і капітал, той і забезпечить розвиток фірми. Саме для цього і формується інформаційне середовище організації, створюються АСУ, електронні локальні, корпоративні, глобальні інформаційні керівні системи. І за ними майбутнє.

Великі корпорації, компанії вже давно мають такі системи. Як же створити дещо подібне на мікрорівні – інформаційно-комунікативне середовище фірм малого та середнього бізнесу? Тут обмежені фонди, ресурси, персонал. І технологія роботи таких фірм здійснюється переважно на ситуаційному рівні: може впливати динаміка ризику, конкуренція і т.п.

Є декілька варіантів створення подібної середи (інформаційної системи). І всі вони побудовані на базі аналогової моделі інформаційного менеджменту. Різниця лише в об’ємах, ресурсах, наявності необхідного інформаційно-технологічного обладнання і забезпечення. Найпростіший варіант – наявність на фірмі комп’ютера або декількох, а також досвідченого оператора-програміста .

Інформація із зовнішнього і внутрішнього середовища повинна направлятися оператору постійно:

· По лінії маркетингу, реклами, змін на ринках

· По діяльності постачальників

· По поточному огляду із ЗМІ

· По діяльності самої фірми (зміна цілей, задач, технологій, особливостей роботи персоналу і т.п.)

Оператор створює інформаційний банк даних. За вказівкою керівництва фірми або за власною ініціативою він готує щотижневі огляди на 2-3 сторінках по отриманій інформації. Спільно з іншими працівниками він проводить аналітичну роботу з інформацією, готує проекти документів і рішень.

Найважливішу роль в інформаційному забезпеченні фірми належить інформаційним технологіям як в їхній розробці, так і в широкому придбанні і застосуванні (рис. 1.4)

Рис. 1.4 Інформаційні технології

Треба звикнути до жорстких правил відносно можливостей комп’ютерів, локальних і корпоративних мереж як незалежних «управлінців», «регуляторів» та «інформаторів» в прямому і переносному значенні. Це норма. Комп’ютерні програми дисциплінують і організовують роботу на високому рівні як керівників, так і підлеглих, створюють нові правила і прийоми в їхніх взаємовідносинах на робочих місцях. Вони здатні здійснювати закритий і відкритий аудит підрозділів фірми, успішно розв’язують задачі ефективного документообігу.

Найбільш успішно в інформаційному середовищі фірм малого та середнього бізнесу можуть застосовуватися такі комп’ютерні програми:

- Microsoft Office – пакет програм, що реалізують повний комплекс операцій по обробці інформації, в т.ч. економічного характеру.

- Word 7.0 – універсальний текстовий редактор, який дозволяє формувати текстові документи, автоматично перевіряти орфографію і граматику, вставляти графіку і дані з інших пакетів Office.

- Excel 7.0 – універсальний табличний процесор – зручний засіб автоматизації робіт з даними в табличній формі (списки, бухгалтерські розрахунки). Є можливість побудови з метою аналізу різноманітних діаграм на основі інформації, що міститься в таблицях.

- Access 7.0 – універсальна система управління базами даних. Ця програма об’єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних.

- Power Point 7.0 – універсальна система підготовки презентацій. Дозволяє представити аналіз інформації в формі екранної презентації слайдів з діаграмами, а також анімувати надану інформацію, щоб показати аудиторії динаміку зміни певного процесу.

- Outlook 7.0 – система планування справ та переписки. Призначена для різнобічного управління інформацією. До складу Outlook входять: журнал для протоколювання роботи, авто створення для генерації інформаційних елементів, автоархівування.

- Фірми зі стабільним розвитком мають можливість побудувати і працювати на локальних комп’ютерних мережах, підключатися до мережі Internet. Деякі до сих пір вважають це дуже дорогою справою, але вони помиляються.. Підключення до Internet дає більш 1000 джерел інформації тільки для бізнесу та підприємництва.[2, с. 132-138]

2 АНАЛІЗ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ФУНКЦІОНУВАННЯ ВІДДІЛУ СПОЖИВЧОГО КРЕДИТУВАННЯ АКБ «ПРАВЕКС-БАНК»

2.1 ТИПОЛОГІЯ СИСТЕМ КОМУНІКАЦІЇ

Комунікації — це і обмін інформацією в процесі діяльності, спілкування, і шляху сполучення. Ефективністю комунікацій в організації часто визначається якість рішень|розв'язання,вирішення,розв'язування| і їх реалізації.

Бізнес-комунікації правомірно визначити як науку, об'єктом дослідження якої є|з'являтися,являтися| аспекти спілкування людей в діловій сфері, чинники|фактор| забезпечення ефективності ділових контактів. [12, с. 28]

Як і в будь-якій системі, в організації всі типи комунікацій, що виділяються, знаходяться|перебувати| в складній взаємодії, впливають один на одного, і виявлення типів потрібне тільки|лише| для систематизації накопичених знань, поглиблення пізнання у вузькій області, в даному виді комунікацій.

Типологія комунікацій:

1. За місцем здійснення бізнес-комунікації| діляться на:

· внутрішні, коли сторони комунікації знаходяться|перебувати| в рамках|у рамках| організації;

· зовнішні, коли одна із сторін відноситься до суб'єктів зовнішнього середовища|середа| організації.

2. За ознаками суб'єктів комунікації види спілкування можна пов'язати з різноманітними|різноманітний| параметрами суб'єктів комунікації (між ким і ким відбувається|походити| комунікація). Тут доречні типології на підставах, зв'язаних:

· усередині організації — з|із| особовими, груповими, професійно-кваліфікаційними і організаційними характеристиками, з|із| відносинами рівності і ієрархії, із|із| статусами і соціальними ролями;

· поза|зовні| організацією — зі станом організації на ринку, з|із| перспективами розвитку, з|із| етапом розвитку, життєвим циклом, що переживає організація і т.п.

3. За кількістю сторін, що беруть участь в комунікації, виділяємо:

· односторонню|однобічний| комунікацію (в даному випадку очевидну суперечність|протиріччя| самому поняттю комунікації можна не вважати|лічити| істотним|суттєвий|, оскільки наявність у|в,біля| однієї сторони хоч би тільки наміру налагодити комунікацію вже веде до відповідних вчинків, до підготовки до спілкування, яке розглядається|розглядується| як невід'ємний етап, початок комунікації на ментальному рівні.

· двосторонню|двобічний| і багатобічну|багатосторонній|.

4. За джерелами регулювання процесу комунікації можуть бути:

· формальні (виражених|виказаних,висловлених| у письмовій формі інструкцій керівництва, методик і т. п.);

· неформальні (здійснювані на основі усних норм і правил).

5. За ознаками цілей спілкування:

· обслуговування предметної|предметний| діяльності, з'ясування виробничих протиріч, або залучення партнера до своєї думки, знань

· придбання|надбання| знань від партнера, або проведення часу.

6. За ознаками предмету спілкування виділяємо:

· спільну діяльність;

· обмін емоціями;

· отримання|здобуття| інформації.

7. За ознаками засобів|кошт| спілкування:

· комунікації з використанням різних засобів|кошт| спілкування — вербальних (письмова і усна мова|промова|) і невербальних (міміка, пантоміміка|, зовнішність|подоба|, предмети, зображення і т. п.);

· по каналах комунікації: усні, письмові, невербальні, формальні, неформальні, низхідні (командні), висхідні, горизонтальні, технічні, електронні.

8. За ознаками часу спілкування — тривале, короткочасне, періодичне, епізодичне; або по-іншому: в реальному часі і з|із| розділенням|поділ| часу (письмова інформація, зв'язок факсиміле).