При использовании в организации первого варианта процесс снабжения отражается по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту различных счетов в зависимости от источника поступления и характера формирования фактической себестоимости материально-производственных запасов. Основным источником поступления товаров являются поставщики. На основании поступивших в организацию расчетных документов поставщиков и принятых к оплате производится запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При нахождении материальных ценностей в пути или в случаях неотфактурованных поставок производится аналогичная запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»[7].
На основании счет-фактуры по материально-производственным запасам, полученных от поставщиков отражается налог на добавленную стоимость по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Если покупателем при приеме материально-производственных запасов, поступивших от поставщиков, выявляется недостача или порча, то сумма недостачи в пределах предусмотренных в договоре величин списывается покупателем в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Сумма недостач или потерь сверх предусмотренных в договоре величин, предъявленная поставщикам или транспортной организации, относится в дебет счета 76-2 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям» с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При отказе судом во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций вследствие необоснованности исков сумма, ранее отнесенная в дебет счета 76-2 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». А затем на сумму недостачи материалов, во взыскании которой отказано судом производится запись: дебет счета 91-2 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» и кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При поступлении материалов через подотчетное лицо производится запись по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; от физических лиц осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица - по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». При этом по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» показывается стоимость приобретенных запасов по покупным ценам.
В некоторых случаях организация получает материально-производственные запасы безвозмездно, т.е. по договору дарения или государственной помощи, при этом поступившие ценности первоначально отражаются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счета 98-2 «Доходы будущих периодов» субсчет «Безвозмездные поступления». В дальнейшем стоимость безвозмездно полученных материальных ценностей по мере их использования в производстве относится на доходы организации.
Поступление материальных ценностей в виде вкладов в уставный капитал оформляется записями по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счета 75-1 «Расчеты с учредителями», субсчет «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал».
Могут быть получены материальные ценности, остающиеся от списания непригодных к восстановлению и дальнейшему использованию активов в результате последствий чрезвычайных обстоятельств хозяйственной деятельности (стихийного бедствия, аварии, пожара и т.п.). В этом случае поступление материальных ценностей отражается в учете по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту счета 99 «Прибыли и убытки».
Затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты за услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов, расходы по страхованию, вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации и т.п. затраты, связанные с приобретением материалов учитываются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и кредиту различных счетов в зависимости от характера оказываемых услуг.
Таким образом, все фактические расходы на приобретенные материалы суммируются по дебету счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
По окончании месяца фактически поступившие в организацию материалы по учетным ценам отражают записью по дебету счета 10 «Материалы» (по субсчетам) и кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». Путем сопоставления оборотов по дебету и кредиту счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» определяется сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов (отклонение фактической себестоимости от стоимости материалов по учетным ценам). Выявленную сумму разницы в конце месяца списывают на счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей». Сумма разницы в стоимости приобретенных материально-производственных запасов, исчисленной на счете 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» может быть отнесена в дебет или кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Если фактическая себестоимость поступивших материалов выше их учетной цены (перерасход), то сумма разницы списывается в дебет счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» с кредита счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». Если фактическая себестоимость поступивших материалов ниже их учетной цены (экономия), то сумма разницы относится в кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» с дебета счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». Дебетовое сальдо счета 15 отражает стоимость материалов оставшихся в пути.
При втором варианте организации учета приобретения материалов не используются счета 15 и 16. Поступление материалов рекомендуется отражать по дебету счета 10 «Материалы» по соответствующим субсчетам и кредиту различных счетов в зависимости от источника поступления: так, стоимость материалов, поступивших от поставщиков, отражается в учете по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»; материалы, поступившие через подотчетное лицо - по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; материалы, поступившие от физических лиц, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица - по кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; материалы, внесенные в счет вклада в уставный капитал - по кредиту счета 75-1 «Расчеты с учредителями», субсчет «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»; стоимость безвозмездно полученных материалов отражается по кредиту счета 98-2 «Доходы будущих периодов», субсчет «Безвозмездные поступления»; материалы, полученные в результате чрезвычайных обстоятельств хозяйственной деятельности, относятся в кредит счета 99 «Прибыли и убытки».
При этом материалы принимаются к бухгалтерскому учету независимо от того, когда они поступили - до получения расчетных документов или после получения расчетных документов. Стоимость оплаченных материально-производственных запасов, находящихся в пути или не вывезенных со складов поставщиков по состоянию на конец месяца, отражается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В начале следующего месяца эти суммы сторнируются, а в текущем учете показываются как дебиторская задолженность поставщика, которая погашается по мере поступления материалов на склад.
На сумму расходов, связанных с заготовкой и доставкой материалов производят аналогичные записи, что и по поступлению материалов: по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», то есть в зависимости от характера расходов.
Таким образом, на счете 10 «Материалы» формируется фактическая себестоимость поступивших материально-производственных запасов.
Материалы, принятые на ответственное хранение, независимо от принятого варианта учета поступления материально-производственных запасов учитывают на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». На складе эти материалы хранятся отдельно от принадлежащих предприятию материалов, учет их движения ведется в специальной книге. При возврате таких материалов поставщику или переадресовке другому предприятию кредитуется счет 002, а в книге делается соответствующая отметка.
Обособлено учитывают материалы, принятые в переработку. При их получении составляют запись по дебету счета 003 «Материалы, принятые в переработку». Учет ведется в специальной книге. После переработки материалы согласно заключенного договора возвращаются владельцу с новыми качественными характеристиками. При этом кредитуется счет 003 «Материалы, принятые в переработку» и делаются отметки в книге.
2.2 Документальное оформление и учет отпуска МПЗ в производство
К основным направлениям отпуска ценностей относятся[8]:
1) отпуск на производственные нужды в цеха, отделы и службы. Под отпуском на производственные нужды понимается отпуск на технологические цели, ремонт основных средств (ОС), отопление, освещение зданий и т.п.;
2) отпуск на сторону в порядке реализации;