Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.
В настоящее время установились требования по оформлению 30 реквизитов управленческих документов:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 –основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 –идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 –дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 –оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направление его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организации;
30 –идентификатор электронной копии документа.
Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные, как правило, применяются в границах конкретной системы документации. С другой стороны, на реальном документе состав реквизитов и их оформление будет зависеть от вида документа, его автора и других факторов.
01 - государственный герб Российской Федерации
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
Герб – отличительный знак государства, города, сословия и т.п., изображаемых на флагах, монетах, печатях и т.п. (Словарь русского языка С.И. Ожегова, Словарь иностранных слов).
Герб – эмблематический образ, служащий наследственным апологетическим символом и опознавательным знаком какой-либо системы родовой или социальной преемственности, а также опирающей на эту систему общности – семейно-родовой, административно-территориальной или корпоративной (Терминологический словарь «Аполлон»).
Герб – геральдически оформленный знак достоинства, исторического и административного значения государства, территории (населенного пункта), прав органов государственной власти или органов местного самоуправления (Из концепции Геральдического совета при президенте РФ о территориальной символике).
Все современные государства имеют свои главные отличительные знаки – гербы, символы их суверенитета. Основные функции герба, как и геральдике в целом, - репрезентативная и идентификационная[2].
В делопроизводстве Государственный герб РФ, а также герб субъекта РФ и эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – обязательные реквизиты бланковой надписи, придающие документу юридическую силу наряду с такими юридически значимыми реквизитами, как наименование организации, коды организации, дата документа, номер документа, подпись, печать и др.
Регистрации в государственном геральдическом регистре РФ подлежат[3]:
- Герб РФ и
- гербы субъектов РФ, а также
- гербы и эмблемы федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований.
Регистрация официального символа (герба, флага, эмблемы, знака отличия и различия) осуществляется в целях систематизации и упорядочения их использования. Обладатель официального символа получает свидетельство о регистрации, которое подтверждает его право на данный символ и право передачи его правопреемнику.
Государственный герб РФ является официальным государственным символом РФ. Он был утвержден Федеральным конституционным законом РФ «О Государственный герб РФ » 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ, который действует сейчас в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 г. № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 г. № 1-ФКЗ. Треть этого закона составляют требования по использованию Государственного герба РФ в делопроизводстве (статьи 2, 3, 4, 10, 11).
Статья 2 настоящего закона регламентирует воспроизведение Государственного герба РФ. Допускаются три варианта его воспроизведения на бланках:
- многоцветный (щит красного цвета без каймы, двуглавый орел – золотого цвета, на груди орла на красном щите изображен серебряный всадник в синем плаще, сидящий на серебряном коне и поражающий копьем черного дракона; вместо золотого допустимо использование желтого цвета, а вместо серебряного - белого);
- одноцветный, а также
- без геральдического щита (в виде главной фигуры – двуглавого орла с атрибутами).
Статья 3 определяет перечень видов документов и организаций, на бланках которых может воспроизводиться Государственный герб РФ в том или ином варианте в зависимости от их статуса.
Например, в многоцветном варианте Государственный герб РФ помещается на бланках:
· федеральных конституционных законов РФ;
· указов и распоряжений Президента РФ;
· постановлений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
· постановлений и распоряжений Правительства РФ;
· решений конституционного, Верховного, Высшего Арбитражного судов РФ;
· а также на бланках Президента РФ и вышеперечисленных органов высшей государственной и судебной власти.
В одноцветном варианте наш Государственный герб помещается на бланках:
- Администрация Президента РФ;
- полномочных представителей президента РФ в федеральных округах;
- федеральных органов исполнительной власти;
- Генеральной прокуратуры РФ;
- Уполномоченного по правам человека в РФ;
- Счетной палаты РФ;
- Центральной избирательной комиссии РФ;
- Центрального банка РФ.
Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:
- органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;
- органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;
- федеральных судов;
- органов прокуратуры РФ;
- дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами России.
Статья 4 определяет перечень документов, на которых воспроизводится Государственный герб РФ:
o документы, удостоверяющие личность гражданина РФ;
o документы общегосударственного образца, выдаваемые федеральными органами государственной власти, а также органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Эта же статья определяет перечень организаций, на печатях которых может помещаться Государственный герб РФ. К ним относятся:
- федеральные органы государственной власти;
- иные государственные органы, организации и учреждения;
- органы, организации и учреждения независимо от форм собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями;
- а также органы, осуществляющие государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Использование Государственного герба РФ в случаях, не предусмотренных Законом № 2-ФКЗ, допускается только по решению Президента РФ, которое должно быть оформлено соответствующим Указом, или в случае принятия поправок к действующим законам.
Статья 10 закрепляет за Правительством РФ право устанавливать порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба РФ.
В настоящее время действует постановление Правительства РФ от 27.12.1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» с изменениями от 08.06.2001 г. № 450, которые были сделаны для приведения постановления в соответствие Закону № 2-ФКЗ.
Статья 11 устанавливает ответственность за использование Государственного герба РФ с нарушением настоящего закона, а также за надругательство над Государственным гербом РФ.
Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20мм над серединой строки с наименованием организации. Например:
Герб
Правительство Российской Федерации
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 апреля 1999г.№466
г. Москва
или
Герб
ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ –
ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Государственная Дума
02 - герб субъекта Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт – Петербурга, автономных округов.
Герб субъекта РФ – главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий его историческое и административное значение.
Гербы городов, автономных округов, районов Российской Федерации размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов, автономных округов, районов в соответствии с порядком использования гербов, установленным нормативными актами соответствующих территориальных единиц Российской Федерации. Например: