Начальнику отдела
маркетинга
И.П.Макарову
Если вы направляете документ должностному лицу, имеющему звание, его следует указать перед фамилией.
Например:
Главному врачу
Городской клинической
Больницы №33
Проф. А.К.Горбунову
Сейчас стало модным кроме имени получателя добавлять обращение «господину». Это противоречит нормам адресования установленным стандарту и перезагружает реквизит. Более удачным, представляется, размещение этого обращения во вступительной формуле вежливости текста.
Например:
Уважаемый господин президент!
или
Уважаемый господин Серов!
Следует отметить, что после обращения «господин» не принято указывать инициалы или полное имя и отчество.
При направлении писем одного содержания подведомственным организациям адресат указывается обобщённо.
Например:
Директорам школ
Северо-восточного округа
На одном документе не должно размещаться более 4 адресатов. Если их больше, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре документа указывается конкретный адресат. При этом слово «копия» не проставляется.
Указание адресата на внутренних документов предназначено для оперативного направления непосредственному исполнителю. При этом указывается лишь структурное подразделение или сокращённое наименование должности руководителя и его имя.
Например:
Начальнику отдела кадров
Н.П.Мальцевой
Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто именно занимается соответствующим вопросом.
Реквизит печатают, отступив от границы левого поля на 32 знака (четвёртое положение табулятора пишущей машинки) и на 5 – 6 межстрочных интервалов от линии верхнего поля бланка. Все элементы реквизита «Адресат» размещаются с новой строки от одной вертикали («флаговый метод»). Знаки препинания не ставятся.
Примеры оформления:
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
АОЗТ «Большевский текстиль»
Бухгалтерия
Старшему экономисту
А.С.Николаеву
или
Президенту АОЗТ
«Ломоносовский фарфоровый завод»
В.И.Петрову
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
Администрации районов
Московской области
Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:
Всероссийский научно – исследовательский
Институт документоведения и архивного
дела
101000, Москва, Центр,
Милютинский пер., д.7а
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Председателю садового товарищества
«Можайские дали»
В.А.Бунееву
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:
301264, Тульская обл.,
Киреевский р-н, г. Липки,
Ул. Садовая, д.5, кв.12
И.П.Калинину
В таком же порядке производится написание адреса отправителя. Адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в верхнем левом углу.
Приведенный выше адрес на конверте будет выглядеть следующим образом:
И.П.Калинину
ул. Садовая, д.5, кв.12,
Киреевский р-н, г. Липки,
Тульская обл., 301264
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления почтовый адрес не указывается.
16 - гриф утверждения документа
Гриф утверждения документа - реквизит, указывающий на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т.д.
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Положение о службе документационного обеспечения управления организации (канцелярии, общем отделе и т.п.).
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АОЗТ «Большевский текстиль»
Личная подпись И.В.Сергеев
12.09.2000
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Большевский текстиль»
Личная подпись И.В.Сергеев
12.09.2000
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЁН
Решением общего собрания
акционеров от 15.08.2001 № 14
или
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Председателя
Правления банка
от 01.02.2000 № 82
Утверждение документа изданием другого (распорядительного) документа производится в том случае, если требуются дополнительные разъяснения или проведение каких-либо мероприятий по внедрению утверждаемого документа.
17 – резолюция
Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе.
Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнение, подпись и дату, например:
А.В.Зайцевой
П.С.Никитину
Прошу подготовить проект
генерального соглашения
с фирмой «Гермес» к 21.12.2006
Личная подпись В.С.Казначевский
05.11.2006
От правильного выбора исполнителя, конкретности и чёткости текста резолюции зависит качество и своевременность выполнения здания. В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию выполнение задания.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Резолюция в случае оформления её на отдельном листе является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя организации, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки формата А6 с фамилией руководителя.
Текст резолюции вносится в журнал (карточку) регистрации входящих документов.
18 - заголовок к тексту
Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуются с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чём (о ком)? , например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)? , например:
Должностная инструкция секретаря-референта.
К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.
Заголовок позволяет быстро определить степень важности документа, помогает сориентировать в его содержании без прочтения текста.
В целом заголовок экономит время при работе с документом, облегчает его регистрацию, постановку на контроль, поиск, прохождение. Заголовок переносится в регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.
Если в тексте документа затрагиваются несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно, например: «Об утверждении отчёта и проведении выборов».
Заголовок располагается слева над текстом документа. Объём его не должен превышать 5 строк с длиной каждая в 28 знаков.
При угловом расположении постоянных реквизитов (угловом бланке) заголовок к тексту пишется под этими реквизитами в рамках выделенного «уголками» места. Пример оформления заголовка при продольном распоряжении постоянных реквизитов приводится ниже.
МОСКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ТРУДЯЩИХСЯ
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
РЕШЕНИЕ
28.08.07 № 22/10 г.Москва
О сооружении обелиска
в ознаменование запуска
Советским Союзом первого
искусственного спутника Земли
В дополнение к решению Мосгорисполкома от 11.05.60 № 29/30 исполком РЕШИЛ:
1. Утвердить
Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.
19 - отметка о контроле
В управленческом процессе ряд документов подлежит контролю за их исполнением. На таких документах предусмотрено проставление делопроизводственной службой специальной отметки после того, как руководитель принимает решение о постановке документа на контроль. Отметка о контроле представляет собой прописную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем на левое поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок исполнения документа.
20 - текст документа
Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
- в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.