ВЫСТУПИЛИ:
Бугров С.К. - о формах и методах работы отдела.
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. Признать целесообразным создание самостоятельной службы информатизации.
1.2. Внести изменения в структуру и штатную численность фирмы.
2. СЛУШАЛИ:
Сидорова С.С. - текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Смирнова Н.Н. - о необходимости заключения договоров.
ПОСТАНОВИЛИ:
2.1. Одобрить перспективный план развития отдела
Председатель <Личная подпись> Иванов И.И.
Секретарь <Личная подпись> Петров П.П.
Пример составления и оформления протокола.
Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований).
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа.
Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А - 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Реквизиты акта: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.
Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.
Текс акта состоит из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при этом.
Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствующие при проверке, участвующие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются просто констатацией фактов.
Почти все разновидности актов подлежат утверждению:
· Руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия.
· Органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением).
· Вышестоящей организацией.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа.
Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта.
Член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе.
Пример составления и оформления акта.
Администрация Смоленской области
Управление капитального строительства
АКТ
10.09.2003 №19
г. Смоленск
о проверке сохранности документов в Управлении
Основание: приказ Начальника Управления от 20.08.2003 №38 "О проведении
проверки сохранности документов в Управлении".
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам. начальника Управления Мирошниченко И.П.
Члены комиссии:
1. Зам. главного бухгалтера Копылова Н.А
2. Зам. начальника хозяйственного отдела Луговая И.А.
3. Начальник сектора отдела кадров Незлобина Е.В.
В период с 28 августа по 8 сентября 2003 г. Комиссия проверила организацию и условия хранения документов в центральном аппарате Управления.
Документы хранятся в структурных подразделениях, сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации области в установленные сроки. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами.
Составлен в двух экземплярах.
1 экз. - направлен в объединенный архив Управления;
2 экз. - в дело №01-11.
Председатель комиссии <Личная подпись> И.П. Мирошниченко
Члены комиссии: <Личная подпись>Н.А. Копылова
<Личная подпись> И.А. Луговая
<Личная подпись> Е.В. Незлобина
М.М. Иванова
111 22 33
Справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий. Реквизиты справки: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; адресат; заголовок; текст; подпись; оттиск печати.
Пример составления и оформления справки.
Администрация Ивановской области
Комитет по делам архивов Зав. отделом соц. защиты населения
Государственный архив Петровского района Ивановской области
СПРАВКА А.Н. Кринцову
03.11.2001 №11
г. Иваново
О наличии документов по трудовому стажу
За 1941-1950 гг.
В документах Государственного архива Ивановской области имеются документы, подтверждающие трудовой стаж граждан, работавших в 1941-1950 гг. на предприятиях и организациях Петровского района:
Завод расточных станков - за 1941-1944 гг.,
Колхоз "Светлый путь" - за 19480-1950 гг.
Директор архива <Личная подпись > Р.П. Суконцев
И.И. Чернова
5 18 48
Деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета.
Электронное письмо, также как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хорошим тоном считается указывать тему сообщения. Заботьтесь о безопасности ваших партнеров по переписке, не пользуйтесь электронной почтой, если подозреваете, что ваш компьютер может быть "заражен" компьютерным вирусом. Регулярно следите за чистотой вашего почтового ящика: даже самый большой объем может когда-нибудь оказаться заполненным.
В конце письма, как и традиционной переписке, лучше употреблять универсальные заключительные формулы: "С уважением" или "С наилучшими пожеланиями". Письмо должно быть подписано (для этого можно использовать настройки почтовых программ), при желании можно сделать персональный бланк, указав служебный номер телефона и факса, а также название организации. Перед отправкой письма рекомендуется проверить орфографию.
На основе изложенного материала в данной контрольной работе можно сделать следующие выводы, что:
· письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении;
· докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя;
· объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка;
· телеграмма-это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи;
· для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону;
· телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи;
· протокол - этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов;
· акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия;
· справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий;
· деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета.
1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб. Пособие. - 2 изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д, 2001. - 320 с.
2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2 изд. - СПб., 2007. - 272 с.
3. Байкова И.Ю. настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. - М., 2008. - 352 с.