1.4 Сущность функции управления
Функция (дословно – действие) применительно к управлению характеризует виды управленческой деятельности, возникающие в процессе разделения и специализации труда в сфере управления.
Очевидно, что в любом виде управленческой деятельности можно выделить задачи управления и входящие в них процессы и операции. Принятие решений является первичной функцией менеджмента и в то же время это составная часть любой функции управления.
Функции управления можно условно разделить на общие и специальные. Количество и состав тех и других не определены. Тем не менее, анализ теоретических работ по управлению свидетельствует, что классификации функций управления не различаются существенно, так как каждый перечень функций можно вывести из другого перечня, разделив или объединив какие-либо функции, при этом фактическое содержание управленческого труда не изменится. Иногда все общие функции управления объединяют в следующие группы: планирование, организация, оперативное управление, мотивация, контроль и координация. Общность этих функций управления подчеркивается их повторяемостью или цикличностью в процессах управления, поэтому общие функции можно назвать и типовыми элементами управленческого цикла.
Перечень функций расширяется по мере усложнения производства и управления. В современных системах управления каждая из функций управления выполняется, как правило, коллективно, поэтому естественно выделение функций, отражающих разделение труда: учет, анализ, прогнозирование, регулирование и др.
Разделение труда в производстве обусловило появление специальных функций управления в сфере снабжения, сбыта, подготовки производства. Каждая производственная функция и все они вместе взятые требуют управления. Специальные функции управления воздействуют на отдельные стороны производства и реализуются в функциональных и целевых подсистемах системы управления.
В каждой специальной функции можно выделить общие функции управления, или типовые элементы управленческого цикла: прогнозирование и планирование, организация, мотивация (активизация и стимулирование работы); учет и анализ, контроль.
Функции управления выполняются в рамках определенной структуры системы управления. Поэтому целесообразно рассмотреть эту категорию.
В терминологии по структурам систем управления нет единообразия. Если любое предприятие считать организационно-экономической системой, состоящей из производства и системы управления, то применяют термин «структура системы управления». При этом под системой управления понимается совокупность органов управления, реализующая методы, технику и технологию управления и связи между элементами системы.
Организационная структура управления отражает строение системы управления, содержание которой составляют функции управления. Функции управления выполняются по установленной технологии, от которой во многом зависит эффективность производства и управления.
1.5 Технология управления
Технология управления – это приемы, способы и порядок выполнения процесса управления в целом и составляющих его функций.
Предмет менеджмента как система отношений с подчиненными и клиентурой проявляется в общем предмете управленческого труда – информации, обеспечивающей принятие управленческих решений. Поэтому по отношению к предмету труда технологией управления являются совокупность и последовательность способов работы с информацией при осуществлении функций управления.
Процесс управления, как и процесс производства, непрерывный, но с целью его изучения выделяются этапы, связанные с формированием и принятием решений, руководство исполнением решений, контроль.
Для субъекта управления информация – не только предмет труда, но одновременно и средства (знание, опыт) и продукт труда (управленческое решение).
Для обеспечения непрерывности производства и управления должна быть выработана соответствующая технология управления. Чтобы своевременно принимать необходимые решения, фирма должна одновременно осуществлять эффективное управление производством реализуемых товаров и вырабатывать стратегию на будущее. Функции стратегического менеджмента должны сочетаться с функциями оперативного управления.
Эффективность технологии управления можно определить степенью управляемости фирмы в целом и ее подразделений и процессов. Управляемость предприятия определяется организационной структурой системы управления и организацией в ней информационных потоков.
Технология управления должна учитывать время управленческих циклов и их рациональное взаимодействие с производственными циклами и жизненными циклами товаров.
2. Управление предприятием на примере ресторанного бизнеса
2.1 Организационная структура управления рестораном
Представленные на современном российском рынке рестораны значительно отличаются друг от друга по концепции, числу посадочных мест, количеству занятого в них персонала и организационной форме.
Тем не менее, можно выделить обязательные элементы, которые присутствуют в структуре управления любого предприятия, будь то классический ресторан как самостоятельное предприятие, и заведение, входящее в сеть, или небольшое кафе.
Прежде всего, это руководитель, который назначается владельцем или учредителями для осуществления оперативной координации всей деятельности заведения. В некоторых ресторанах это должностное лицо называют управляющим, в других – директором или генеральным директором. В крупных ресторанах у директора может быть один или несколько заместителей.
Второй ключевой фигурой является шеф-повар. Формально, по своему должностному положению, он подчиняется управляющему, но специфика ресторанного бизнеса состоит в том, что шеф-повар не может быть «проходной» фигурой. Он должен быть лицом, которое и принимает решения, и несет серьезную ответственность. От него во многом зависит успех заведения. Поэтому в ведущих ресторанах управляющий и шеф-повар – две равнозначные должности. Первый отвечает за зал, второй – за кухню.
В соответствии с этим функциональным разделением на зал и кухню строится обычная иерархическая система управления. В подчинении управляющего находятся метрдотели, которые в свою очередь управляют официантами, барменами, помощниками официантов, а также техническая служба ресторана, служба снабжения, склад, бухгалтерия, финансовая служба. Шеф-повар руководит работниками кухни – поварами. Заместителем и главным помощником шеф-повара является су-шеф.
Такая обобщенная схема на практике имеет множество вариаций. Скажем, навряд ли оправданно содержать финансовую службу в небольшом ресторане или кафе. Ее функции с успехом могут быть возложены на бухгалтерию, в то время как в крупном ресторане или сети заведений помимо финансовой службы зачастую существует еще и отдел финансового контроля. Задачи технолога или начальника производства на небольших предприятиях, как правило, возлагаются на шеф-повара.
Если говорить о крупных холдинговых структурах, владеющих целой сетью ресторанов, то в них не избежать так называемой матричной структуры управления. При матричной структуре управления работники холдинга имеют двойную систему подчинения. С одной стороны, человек подчиняется руководителю по функции, с другой – руководителю по направлению. Например, главный инженер какого-либо ресторана подчиняется как техническому директору холдинга, так и директору этого ресторана.
Такое матричное подчинение, безусловно, создает ряд проблем. Но в холдинговых структурах его не избежать. Принцип двойного подчинения нарушает основу управления – единоначалие. Соответственно, возникают проблемы. Любому специалисту некомфортно работать, когда у него два начальника, особенно если они не могут найти между собой общий язык.
К сожалению, в российских компаниях довольно часто встречается ситуация, когда два руководителя не желают сотрудничать, а в результате страдает подчиненный. В первую очередь это выражается в том, что у сотрудника появляется состояние неопределенности, стресса. Это серьезная проблема, но она решаема. При матричной системе подчинения необходимо четко расписать функции руководителей. Каждый из директоров должен отвечать за определенную функцию. Один руководитель берет на себя стратегическое руководство специалистом, то есть ставит для него стратегические задачи, а другой организует оперативное управление, то есть ставит тактические задачи повседневной работы.
Итак, несмотря на все многообразие представленных на рынке предприятий, ни одному ресторану не обойтись без управляющего, шеф-повара, менеджера зала или метрдотеля, поваров, официантов, барменов, а некоторым – и без таких специалистов, как сомелье.
Для современного российского ресторанного рынка характерна одна уникальная особенность – практически полное отсутствие конкуренции. Конкуренция существует только на отдельных сегментах, например, между некоторыми крупными сетями ресторанов, то есть конкуренция брендов. Есть также конкуренция на рынке труда, когда рестораторы заинтересованы в трудоустройстве в своих заведениях тех или иных ценных специалистов, предложение которых ограничено. Но конкуренции между отдельными ресторанами, вынуждающими их вести между собой жесткую борьбу за «место под солнцем», практически нет. Пожалуй, ни одна другая отрасль в нашей стране не может сейчас «похвастаться» таким уникальным отсутствием конкурентной среды.
Как следствие, если в торговле и промышленности наиболее актуальной является проблема квалифицированных управленческих кадров, то на ресторанную сферу это пока практически не распространяется. Запас прочности у ресторанного бизнеса сейчас большой. Нормы прибыли на рынке, на котором фактически отсутствует конкурентная борьба, настолько высоки, что владельцы могут себе позволить себе иметь в руководстве своих заведений плохих управленцев и при этом не разорится! Разоряются же из-за незнания специфики ресторанного бизнеса, из-за неумения создать актуальную концепцию, хорошую кухню, гостеприимную атмосферу – в общем, из-за чего угодно, но только не по причине отсутствия грамотного менеджмента. Но следует отдавать себе отчет в том, что такое положение вещей не будет вечным. По мнению большинства ведущих игроков ресторанного рынка, уже через четыре-пять лет ситуация изменится кардинально. При проявлении реальной конкуренции успешными будут лишь те заведения, у руководства которых окажутся грамотные управленческие кадры, обладающие солидным багажом специализированных знаний в области управления и финансов. Только такой специалист сможет обеспечить учредителям хороший финансовый результат деятельности предприятия.