3. СОСТОЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ЗАО «Ххх»
3.1 Организация первичного бухгалтерского учета
Как известно, начальным этапом бухгалтерского учета является сплошное документирование всех хозяйственных операций путем составления определенных носителей первичной учетной информации, то есть первичных бухгалтерских документов. Все хозяйственные операции, проводимые в ЗАО «Ххх», оформляются оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Движение документов с момента их создания или получения от других организаций до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение представляет собой документооборот. В ЗАО «Ххх» основными этапами документооборота являются: составление документа, проверка, обработка, регистрация и передача в архив. Рассмотрим эти взаимосвязанные процессы.
Рассмотрим, как происходит оформление первичных документов в рассматриваемой организации. Создание документа – это регламентированный процесс записи (фиксации) информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Создание документов в рассматриваемой организации осуществляется по правилам, установленным нормативными актами.
Документы оформляются согласно общим требованиям, установленным в Федеральном законе от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 30.06.2003 № 86-ФЗ) и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н. В организации исполняются все требования к оформлению бухгалтерских документов, установленные положением Министерства финансов СССР «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 юля 1983 года. Так, например незаполненные строки прочеркиваются, что исключает возможность внесения дополнительных записей в документ после подписания его ответственными лицами. При оформлении денежных документов организация руководствуется Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации и правилами, установленными Центральным банком России. Документы по операциям с денежными средствами подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица [1,9,15,27,33].
За нарушение порядка составления документов отвечают те лица, которые их составляют и оформляют своими подписями.
Первичные учетные документы в рассматриваемой организации составляются по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, которые разрабатывает Госкомстат России. При необходимости в типовой бланк включаются дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, сохраняются. Однако бланки документов по учету кассовых операций не изменяются, как предписано Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20. Вносимые изменения оформляются соответствующим приказом (распоряжением) [18].
Также в организации используются документы, форма которых законодательно не утверждена. Их разрабатывают самостоятельно. Такие документы содержат все обязательные реквизиты, такие как:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Для уточнения, дополнения хозяйственной операции кроме указанных реквизитов могут быть включены дополнительные реквизиты.
Хотелось бы отметить, что составление документов в ЗАО «Ххх» осуществляется автоматизированным способом. Это обеспечивает быструю фиксацию хозяйственных операций, резко сокращает время заполнения документов и количество работников, занятых их оформлением, снижает трудоемкость. Кроме того, вероятность допущения ошибок минимальна.
После того, как документ составлен, происходит его проверка. Принятые документы проверяются по мере их создания. Это один из самых важных сегментов в системе документооборота, так как именно на данной стадии происходят проверка первичной документации, сортировка и определения места, которое документ должен занять в системе учета. Кроме того, на этом этапе отсеиваются документы, оформленные с нарушением установленных правил и требующие замены или дооформления.
В ЗАО «Ххх» проверку осуществляют по следующим направлениям:
1. Формальная проверка. Здесь определяется соответствие документов установленным формам, в частности:
- правильность и полнота заполнения необходимых реквизитов;
- конкретность отражения хозяйственных операций;
- четкость проставления единиц измерения;
- наличие и подлинность подписей;
- определение своевременности составления и представления документов относительно графика документооборота.
2. Проверка по существу, то есть устанавливается законность совершенных хозяйственных операций. Здесь проверяется:
- соответствие законодательству;
- соответствие хозяйственной целесообразности и эффективности производства.
3. Проверка правильности арифметических подсчетов - пересчет результатов перемножения количественных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;
4. Встречная проверка. Она означает сопоставление одних документов с другими.
По результатам проведенной проверки принимаются следующие решения:
- при обнаружении арифметической ошибки или нарушении правил оформления документа его возвращают исполнителям (подписи которых стоят на документе) для исправления;
- при обнаружении незаконного проведения операции, ее нецелесообразности, мошенничества, подделки подписей дальнейшие операции с документами приостанавливают, а документы задерживают в бухгалтерии для выяснения обстоятельств и принятия необходимых мер в отношении виновных лиц.
Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы главный бухгалтер ЗАО «Ххх» обрабатывает дальше. Обработка документа в бухгалтерии осуществляется в три этапа: таксировка (расценка), группировка и контировка.
Сначала производится таксировка, то есть главный бухгалтер организации переводит натуральные и трудовые измерители, указанные в документе, в денежные. Например, на основании табеля рабочего времени рассчитывается заработная плата работников. После этого подбираются документы, однородные по экономическому содержанию, то есть группируются. Документы систематизируются по трем потокам документации:
- входящие документы (поступающие из других организаций);
- исходящие документы (отправляемые в другие организации);
- внутренние документы (создаваемые в организации).
Также происходит группировка документов по другим признакам. Например, авансовые отчеты работников классифицируются по цели использования денежных средств; кассовые документы обобщаются по приходу и расходу.
Далее осуществляется третий этап обработки документа – контировка, то есть указание в первичной документации корреспонденции бухгалтерских счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.
После перечисленных процедур осуществляется регистрация первичных документов, которая придает им юридическую силу, так как фиксирует факт их создания или получения. Фиксирование первичного учетного документа в бухгалтерском учете представляет собой запись учетных данных о документе по установленной форме, которая фиксирует факт создания или получения документа. Например, авансовые отчеты сдаются подотчетным лицом вместе с оправдательными документами бухгалтеру, который проверяет наличие, правильность и законность необходимых реквизитов и заносит все данные в компьютер. При этом внутренние документы регистрируются в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки. Регистрация документа осуществляется главным бухгалтером фирмы в автоматизированном виде.
Таким образом, в организации ЗАО «Ххх» соблюдены следующие принципы:
1. Принцип достаточности оснований для регистрации первичных документов. То есть, каждый зарегистрированный носитель информации отражает реально совершенные и, что самое важное, разрешенные экономические действия.
2. Принцип полноты регистрации первичных документов. В фирме обеспечена такая организация регистрации, при которой все первичные документы, отвечающие требованиям, вводятся и обрабатываются.
3. Принцип точности регистрации и обработки первичных документов. Соблюдение этого принципа обеспечивает:
- правильную интерпретацию сущности хозяйственной операции, отраженной в первичном документе;
- точный количественный и качественный перенос данного документа в систему бухгалтерского учета.
4. Принцип своевременности регистрации и обработки первичных документов без каких-либо пропусков или изъятий.
5. Принцип определенности регистрации и накопления первичных документов. Каждому первичному документу соответствует строго определенное место в конкретном учетном регистре. Соблюдение этого принципа позволяет:
- быстро установить отсутствующие документы;
- выявить нетипичную или разовую хозяйственную операцию.
6. Принцип однократного ввода. При соблюдении выше перечисленных принципов, это принцип соблюдается автоматически. В частности, следование принципу определенности регистрации документов в значительной степени облегчает поиск так называемой «ошибки двойного ввода», так как все первичные документы, отражающие одинаковые хозяйственные операции, зарегистрированы в одном учетном регистре. Обеспечение принципов полноты регистрации и своевременности регистрации первичных документов не допускает ситуации, когда первичный документ не находит отражения в учетном регистре.