Теперь проанализируем третью составляющую системы внутреннего контроля - средства контроля, которые представляют собой конкретные приемы и процедуры, установленные руководством и осуществляемые сотрудниками фирмы на отдельных направлениях и участках хозяйственной деятельности. Это необходимо для обеспечения эффективного и надежного управления фирмой. В организации ЗАО «Ххх» используются следующие приемы и процедуры документального контроля:
- формальная проверка документов;
- проверка наличия на документах всех реквизитов, том числе распорядительных подписей руководителя и главного бухгалтера;
- экспертная проверка на наличие подчисток, подделок;
- нормативно-правовая проверка соответствия совершенных операций, отраженных в документах, действующему законодательству;
- арифметическая проверка правильности записей;
- встречные взаимопроверки бухгалтерских записей.
Кроме того, в данной фирме осуществляются меры направленные на физическое ограничение доступа несанкционированных лиц к активам предприятия, к системе ведения документации и записей по бухгалтерским счетам. Но существенным недостатком является то, что в ЗАО «Ххх» не используется важнейший прием фактического контроля – инвентаризация, а значит и нет утвержденного приказом руководителя организации порядка проведения инвентаризации. Это является нарушением требований законодательства, в том числе Федерального закона «О бухгалтерском учете» и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в российской федерации.
В итоге данного раздела можно сделать вывод, что система внутреннего контроля в организации ЗАО «Ххх» не является полной и эффективной, что может привести к возникновению ошибок, а следовательно, - к принятию неправильных управленческих решений.
4. ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ЗАО «Ххх»
В представленной дипломной работе было проанализировано состояние организации первичного бухгалтерского учета в фирме ЗАО «Ххх». Рассмотрение проводилось как в целом, так и по участкам учета.
В целом организация первичного бухгалтерского учета в ЗАО «Ххх» соответствует требованиям законодательства в области бухгалтерского учета, в том числе Федерального Закона «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года, а также Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. №34н [1, 9].
Необходимо отметить, что бухгалтерский учет в организации ведется автоматизированным способом. При этом автоматизированы все участки учета без исключения. Достоинства данного способа перед ручным или механизированным очевидны:
- ускорение процессы поиска и сбора необходимой информации;
- обеспечение быстрой фиксации хозяйственных операций;
- резкое сокращение время заполнения документов и количества работников, занятых их оформлением;
- снижение трудоемкости и рост производительности труда работников, которые принимают участие в подготовке первичных учетных документов;
- уменьшение расходов на содержание счетного персонала;
- облегчение и ускорение всех последующих стадий обработки первичной информации (составление накопительных документов, регистров бухгалтерского учета, отчетности);
- ускорение передачи и выдачи необходимой информации;
- снижение до минимума вероятности допущения различного рода ошибок.
То есть, полная автоматизация учета позволяет изменить характер управленческого труда, освобождает работников организации от рутинных операций, высвобождает время и средства. Тем самым облегчается труд персонала и, таким образом, повышается его эффективность, качество. Также положительным моментом полной автоматизации учета является и то, что снижаются затраты на ведение бухгалтерского учета.
При рассмотрении приложений к утвержденной учетной политике организации ЗАО «Ххх» было обнаружено, что график документооборота не разработан. Его отсутствие само по себе не влечет каких-либо нежелательных последствий в виде штрафов и разного рода взысканий со стороны законодательства, однако бесконтрольность в сфере документопотоков может привести к большому числу нарушений, которые в свою очередь могут повлечь негативные последствия. Такими нарушениями могут быть:
- утеря документов;
- отсутствие нужных документов;
- несвоевременная регистрация документации;
- различные злоупотребления с документами.
В результате это ослабляет контрольную функцию бухгалтерского учета и может привести к несвоевременности составления отчетности.
На мой взгляд, график документооборота необходим, так как именно в нем отражается путь движения для каждого документа, срок его предоставления в бухгалтерию, а также ответственные лица.
На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер должен установить круг лиц, которые обращаются с первичными документами, и довести до них в официальном порядке сведения о правилах оформления первичных документов и сроки представления данных документов в бухгалтерию. Руководителю организации рекомендуется оформить соответствующий приказ по организации, в котором устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию.
В связи с необходимостью графика документооборота он был составлен (Приложение 18) в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. При составлении графика документооборота принималось во внимание, что ЗАО «Ххх» является субъектом малого предпринимательства. В этой связи количество применяемых документов для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности организации по сравнению со средними и крупными организациями гораздо меньше, равно как и число структурных подразделений (отделов). Предложенный график документооборота содержит по каждому документу организации следующие разделы:
- наименование документа;
- ответственное лицо за составление документа (должность и фамилия с инициалами);
- ответственный за приемку документа (должность и фамилия с инициалами);
- срок предоставления документа в бухгалтерию;
- ответственный за приемку документа в бухгалтерии.
На мой взгляд, предложенный график документооборота предусматривает оптимальное число исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в каком-либо отделе организации.
После составления графика его необходимо утвердить приказом руководителя и приложить к учетной политике организации. Далее – в обязательном порядке довести до каждого лица, участвующего в документообороте и вручить соответствующую выписку, в которой определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.
По моему мнению, график документооборота позволит улучшить контроль со стороны бухгалтерии за работой организации, повысит эффективность учетной работы. В частности, обеспечит своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.
При рассмотрении системы внутреннего контроля организации ЗАО «Ххх» было выявлено, что в ней нет отдельного лица, а тем более службы, которая занималась бы ревизией. Внутренний аудит осуществляют начальники отделов, главный бухгалтер, руководитель организации. Документально обязанности по осуществлению внутреннего контроля не за кем не закреплены. Это может привести к возникновению ошибок, а следовательно, - к принятию неправильных управленческих решений.
Существенным недостатком, выявленным при разборе внутреннего аудита, является то, что в ЗАО «Ххх» не используется важнейший прием фактического контроля – инвентаризация имущества и финансовых обязательств, а значит и нет утвержденного приказом руководителя порядка проведения инвентаризации. Это является нарушением требований законодательства, в том числе Федерального закона «О бухгалтерском учете» и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которые указывают случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Инвентаризация является необходимым мероприятием, предшествующим составлению бухгалтерской отчетности, иначе ее данные могут быть недостоверными, вследствие чего заинтересованные пользователи может сделать на их основе неправильные выводы о результатах деятельности организации. Учитывая данный недостаток, порядок проведения инвентаризации был разработан (Приложение 39). При этом учитывались требования законодательных актов в области бухгалтерского учета, в частности, - Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49 [30].
Прежде всего, необходимо оформить приказ руководителя о проведении инвентаризации, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (Приложение 40) [22]. В приказе нужно указать, какие именно имущество и обязательства будут инвентаризироваться. Затем следует создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию, членами которой могут быть главный бухгалтер, офис-менеджер, руководитель организации. Причем при проведении инвентаризации должны присутствовать все члены комиссии, иначе ее результаты могут быть признаны недействительными. Проверка фактического наличия имущества должна производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Состав комиссии должен быть зафиксирован в вышеуказанном приказе.