Инвентаризационная комиссия до начала регистрации фактического наличия материальных ценностей или денежных средств должна убедиться в полной сдаче всех последних на момент инвентаризации первичных документов и соответствующих отчетов, оформляющих операции, проведенные до начала инвентаризации. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Руководителю организации следует определить и утвердить порядок проведения инвентаризации в учетной политике. В данном документе должно быть представлено:
- количество инвентаризаций в отчетном году;
- даты их проведения;
- перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них.
В соответствии с этим рекомендуется определить следующие сроки и периодичность проведения инвентаризации в ЗАО «Ххх» (кроме случаев, предусмотренных п. 1.5 Методических указаний и п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, когда проведение инвентаризации обязательно):
- по основным средствам – не ранее 1 ноября, но перед составлением годовой отчетности – один раз в три года;
- по материалам и товарам – не ранее 1 октября – один раз в год;
- по денежным средствам – 1-го число – раз в месяц;
- по расчетам с дебиторами и кредиторами – не ранее 1 декабря, но перед составлением годовой отчетности – два раза в год;
- по расчетам по платежам в бюджет – на 1-е число – один раз в квартал.
Сведения о фактическом наличии имущества на определенную дату необходимо заносить в инвентаризационную опись или акт инвентаризации. Для каждого вида имущества оформляют свою форму, например:
- форма № ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств» (Приложение 41);
- форма № ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» (Приложение 42);
- форма № ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (Приложение 43).
Поскольку учет в ЗАО «Ххх» полностью автоматизирован, то и инвентаризационные описи и акты рекомендуется заполнять с использованием средств автоматизации. Описи и акты должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце документов материально ответственным лицам необходимо дать расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
После инвентаризации оформленные описи и акты нужно передать в бухгалтерию фирмы. При выявлении расхождения фактического наличия с учетными данными требуется составить сличительные ведомости (только по тому имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных). Их форма также зависит от вида имущества:
- форма № ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств» (Приложение 44);
- форма № ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов товарно-материальных ценностей» (Приложение 45).
Инвентаризационные описи, акты инвентаризации и сличительные ведомости организация должна хранить в архиве не меньше пяти лет.
Выявленные при инвентаризации и отраженные в сличительных ведомостях суммовые расхождения между фактическим наличием и учетными данными в обязательном порядке бухгалтер должен отразить в бухгалтерском учете следующим образом:
1. Излишек имущества приходуется, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации. При этом делается следующие бухгалтерские записи:
Дебет счетов 01 «Основные средства»
10 «Материалы»
41 «Товары»
50 «Касса» и др.
Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие доходы»;
В налоговом учете выявленные излишки следует включить во внереализационные доходы фирмы (ст. 250 Налогового кодекса РФ).
2. Недостача имущества или его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства:
Дебет счетов 20 «Основное производство»
Кредит счета 10 «Материалы»
41 «Товары»
50 «Касса» и др.
3. Недостача имущества или его порча сверх норм естественной убыли относится на виновных лиц:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счетов 10 «Материалы»
41 «Товары» и др.
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
4. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостача списывается на финансовые результаты организации:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счетов 01 «Основные средства»
10 «Материалы»
41 «Товары» и др.
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Прочие расходы»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Результаты инвентаризации должны быть отражены в бухгалтерском учете в течение 10 дней после ее проведения. При выявлении недостачи имущества или его порчи сверх норм естественной убыли из-за злоупотреблений результаты инвентаризации руководителю организации следуют направить в судебно-следственные органы и предъявить гражданский иск виновным лицам в пятидневный срок.
На мой взгляд, если руководство ЗАО «Ххх» примет во внимание предложенные рекомендации, то это обеспечит контроль за сохранностью имущества и выполнения обязательств, а также за работой материально ответственных и должностных лиц.
ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ
В представленной дипломной работе было рассмотрено состояние организации первичного бухгалтерского учета закрытого акционерного общества «Ххх» и выработаны на этой основе выводы и практические рекомендации по его совершенствованию.
ЗАО «Ххх» - это юридическое лицо, которое является субъектом малого предпринимательства и основано на частной форме собственности. Рассматриваемая фирма относится к сфере нематериального производства, а именно – к научно-технической области, и имеет предметом своей деятельности оказание научно-технических услуг и консультаций. организация преследует в качестве основной, непосредственной цели хозяйствования извлечение и максимизацию прибыли.
В ходе рассмотрения экономической эффективности хозяйствования и анализа финансового состояния было установлено:
1. Экономическая эффективность финансово-хозяйственной деятельности ЗАО «Ххх» в отчетном 2005 году находится на необходимом для оптимального функционирования уровне, о чем свидетельствуют основные показатели экономической эффективности – величина валовой прибыли и уровень рентабельности;
2. Уровень экономической эффективности в 2005 году по сравнению с 2004 годом резко сокращается, так как снижается уровень большинства прямых показателей при одновременном росте обратных;
3. Фирма в отчетном периоде функционирует прибыльно, поскольку финансовые результаты ее деятельности положительны, то есть ЗАО «Ххх» не только покрывает все свои расходы за счет выручки, но и получает прибыль, в результате чего уровень рентабельности положителен. Это способствует дальнейшему развитию организации и ее успешной деятельности, то есть говорит о том, что у нее есть возможности для дальнейшего существования, развития и укрепления позиций на рынке;
4. Размер показателей финансовых результатов в 2005 году в сравнении с прошлым годом резко упал (валовая прибыль – на 45%, остальные показатели прибыли – более чем на 60%), что, конечно, имеет отрицательное значение для развития деятельности фирмы и говорит об уменьшении эффективности хозяйствования и, следовательно, об ослаблении финансового благополучия. Основная причина этому – более быстрый темп роста себестоимости по сравнению с темпом роста выручки (174% и 127% соответственно);
5. Резкий рост стоимости совокупного имущества ЗАО «Ххх» в 2005 году обусловлен увеличением стоимости иммобилизированных активов при одновременном снижении мобильных;
6. Значимый прирост размера источников финансовых ресурсов фирмы связан с ростом краткосрочных обязательств, что отрицательно сказывается на финансовом положении организации, потому что благоприятна обратная ситуация, когда рост пассива обусловлен ростом собственных источников;
7. Структура общих активов организации характеризуется значительным превышением в их составе оборотных средств, и соотношение долей иммобилизированных и мобильных активов равно 10% и 90% соответственно;
8. В пассивной части баланса удельный вес заемных источников средств существенно преобладает над долей собственных (97% и 3% соответственно), то есть фирма ощущает острый дефицит собственного капитала. Такое соотношение собственных и заемных пассивов говорит о сильной зависимости фирмы от кредиторов, о ее нестабильности и в целом негативно влияет на ее финансовое состояние.
9. ЗАО «Ххх» имеет низкую степень финансовой устойчивости. Такая ситуация, естественно, не является привлекательной для кредиторов и инвесторов;
10. Уровень финансовой устойчивости снижается, что, естественно, является негативным моментом, так как говорит о снижении и без того низкой финансовой независимости организации и о росте риска финансовых затруднений в будущем;
11. Ликвидность баланса характеризуется как недостаточная, то есть ЗАО «Ххх» не сможет обратить активы в наличность и погасить все свои платежные обязательства;
12. Ликвидность и платежеспособность организации находятся на невысоком уровне, значит, организация рискует не справиться со своевременным погашением текущих обязательств, что может привести к финансовым санкциям со стороны поставщиков или даже к разрыву договорных отношений;