Писемне регулювання ділових стосунків у державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговування громадських потреб людей у побутових ситуаціях здійснюється за допомогою ділових паперів, документів.
Розрізняють декілька значень поняття – «документ»: 1. Письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, зафіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про народження, диплом про освіту та ін.).
2. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт, доручення та ін.).
3. Матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація (перфокарта, дискета, файл, кіно- й фотоплівка та ін.).
4. Історично достовірні письмові джерела (грамота, указ та ін.).
Узагальнюючи наведені вище формулювання, можна визначити поняття документ як матеріальний об'єкт, що містить зафіксовану інформацію, оформлену в усталеному порядку, і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу для виконання конкретної, йому призначеної функції.
Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чи організацій і одночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи,
Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове (юридичне) навантаження.
Кожний документ укладається згідно з усталеними нормами та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкретного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:
—не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного й адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів;
—видаватися лише відповідними повноважними органами або службовими особами згідно з їх компетенцією;
—відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;
—бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);
—бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.
Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.
Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним.
Оформлення сторінки
У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.
Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші «форматом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі підклеювання, підшивання, затискування документа, праворуч – не менше 8 мм; верхній – 20 мм, нижній – 19 мм (для формату А4) та 16 мм (для формату А5).
Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах (з одного боку), нумерація починається з другого аркуша арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм від краю. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи.
Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні – ліворуч.
Текст і його оформлення
Головною складовою документа є текст (зміст), який визначається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:
—на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового з бланком розміру, кольору й ґатунку;
—підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;
—у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.
Рубрикація – це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.
Для цього використовують також заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.
Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.
Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класичний абзац має три частини:
—зачин (формулює тему абзацу – зміст);
—фраза (містить основну інформацію абзацу);
—коментар (підсумок усього абзацного змісту).
Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4–5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.
Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.
Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських і римських цифр та доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.
Система використання різноманітних позначень має бути послідовною, логічною й будуватися за висхідною ознакою:
| Комбінована (традиційна) | Нова |
| А.Б.В.Г. Д…. Розділ І І. II. III. IV. V…. Частина 1 1. 2. 3. 4. 5…. Частина 2 1); 2); 3); 4); 5);… пункт 1 а); б); в); г); д);… § 1 § 2 пункт 2 Частина 3 Розділ II і т. д. | 1 1. 1 1. 2 1. 2. 1 1. 2. 1. 1 1. 2. 1. 2 1.2. 2 1.3 2 і т. д. |
Згідно з ДСТУ 3008–95, слід пам'ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Ґ (г), Є (є), 3 (з), І (і), ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч) та Ь (ь) не використовують.
Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуації, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.
Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.
Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.
Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів
Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:
1,2,3 й т. д.
Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.
Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою.
Після номера підрозділу крапку не ставлять:
1.1, 1.2 й т. д.
Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу або підрозділу.
Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:
1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.
Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.
Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:
1.1. – 1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д.
Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі – на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:
1.1.3, 1.2.1 й т. д.
Після номера підпункту крапку не ставлять.
Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.
Приклад поділу частин тексту за традиційною та новою системою див. вище.
Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008–95 і спрощує обробку документів (навіть на комп'ютері), уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.
Більшість текстів містять такі основні логічно взаємозумовлені частини (елементи):
—вступна (причинова) – у якій зазначають привід та безпосередньо причину укладання документа (указується історія питання);
—доказова (фактологічна) – у якій наводяться конкретні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, посилання на інші матеріали тощо (розкривається суть питання, проблеми);
—закінчення (висновкова) – містить пропозиції, рішення, висновки тощо (формулюється кінцева мета документа).
Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідовності залежить від конкретного документа, його змісту й мети.
Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця /»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиць 5. З» – третя таблиця п'ятого розділу).
Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. З» або «Закінчення табл. 2». Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.