Контрольна робота
"Мова документів. Загальні вимога до укладання та оформлення"
Документ та його функції
Документування та організація роботи з документами, що охоплює сукупність форм, прийомів, способів і методів їх укладання й обробки, називається діловодством (справочинством).
Сучасний термін «документаційне забезпечення управління» є інформаційно-технологічною складовою в сучасній організації діловодства.
Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами, які дозволяють ЇЇ ідентифікувати. Носій – це матеріальний об'єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації, у тому числі в перетвореному вигляді
Разом із папером нині широко використовуються й нові носії – магнітні стрічки, дискети, диски, які дозволяють використовувати для документування технічні й автоматизовані засоби.
Документування – регламентований процес запису інформації на папері чи іншому носії, який забезпечує її юридичну силу.
Юридична сила – здатність офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком його оформлення. Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожної різновидності документів комплексом реквізитів – обов'язкових елементів укладання документа.
Держстандартом установлений не лише склад реквізитів (усього їх 31), але й зони, і послідовність їх розташовування на документі. Сукупність реквізитів і схема їх розташовування на документі складають його формуляр.
Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні.
У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.
До загальних функцій документа належать:
Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.
Соціальна – документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
Комунікативна – документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).
Культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа належать:
Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.
Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).
Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.
Будь-який документ є складовою частиною (елементом) відповідної системи документації.
Система документації – це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).
Офіційні (службові) документи залежно від сфери їх застосування та функціонування поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі й ін. Але лише управлінські документи забезпечують порядок управлінця об'єктів як у межах усієї держави, так і в окремій організації.
Основними комплексами всієї документації є:
—організаційно-правова документація;
—планова документація;
—інформаційно-довідкова й довідково-аналітична документація;
—звітна документація;
—документація щодо особового складу (кадрова);
—фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);
—документація з матеріально-технічного забезпечення;
—договірна документація;
—документація з документаційного та інформаційного забезпечення діяльності закладів.
Окрім зазначених, є ще спеціалізована (відомча) документація, яка відображає діяльність конкретного закладу (медична, військова, театральна та ін.).
Критерії класифікації документів
Основною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до особи, структури, предмета або до напрямку діяльності укладача чи адресата. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами (див. попередній розділ) за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів:
| Ознаки класифікації | Групи |
| За найменуванням (назвою)1 | Автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, інструкція, лист, протокол та ін. |
| За змістом і спеціалізацією | Загальні; з адміністративних питань; з питань планування оперативної діяльності; із питань підготовки та розподілу кадрів; спеціалізовані: з фінансово-розрахункових і комерційних питань, бухгалтерського обліку, постачально-збутові, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності та ін. |
| за призначенням | Щодо особового складу: організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні; довідково-інформаційні; господарсько-договірні; обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні |
| За походженням | Службові (офіційні) – укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу це робити, для вирішення службових питань Особисті (приватні) – укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних питань |
| За місцем укладання | Внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено Зовнішні, що є чинником або результатом спілкування з іншими підприємствами, організаціями, особами |
| За напрямом (і прямуванням) | Вхідні, що надходять до закладу, підприємства, фірми Вихідні, що адресовані за межі установи, організації |
| За способом виготовлення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації й регламентації | Стандартні, типові – укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо) |
Ці документи мають відповідну позначку вгорі праворуч, а користування ними попередньо обумовлюється угодою, розпискою тощо про міру відповідальності в разі розголошення їхнього змісту.
У свою чергу, документи поділяються за призначенням та за найменуванням. Останні можуть називатися однаково, але виконувати різні функції.
| Призначення (спеціалізація) | Назва (найменування) |
| Документи в | управлінській діяльності |
| Організаційні документи | Положення Статут Інструкція Правила Постанова Ухвала Розпорядження Накази та витяги з наказу Вказівки |
| Розпорядчі документи | |
| Довідково-інформаційні документи | Акти Відгуки Висновки Довідки Доповіді Службові, доповідні та пояснювальні записки Запрошення (повідомлення) Пропозиції Звіти Огляди Плани робіт Оголошення Протоколи та витяги з протоколу Службові листи (офіційна кореспонденція) Телеграми Факси Телефонограми |
| Документи з кадрово- контрактових питань | Автобіографії Заяви Контракти Особові листки (анкети) Угоди |
| Особисті офіційні документи | Характеристики Доручення Заповіти Заяви Посвідчення Розписки Списки. Переліки |
| Спеціалізована документація | |
| Документи з господарсько-договірної діяльності Документи з посередницької діяльності Документи з господарсько-претензійної діяльності Документи в банківській діяльності | Договір на постачання Договір підряду Договір на матеріальну відповідальність Договір на спільну діяльність Договори оренди обладнання, транспорту, приміщення Договори щодо створення нових форм господарювання Господарські договори в науковій діяльності Договори про взаємовідносини підприємств і банку Договори про надання посередницьких послуг Договір про інформаційне обслуговування Протоколи розбіжностей до договорів Комерційні акти Претензійні листи Позовні заяви Договір на здійснення кредитно-розрахункового обслуговування Договір на депозитний вклад Кредитний договір Договір про спільну діяльність Договір лізингу (лізингова угода) Договір про пайовий внесок |
| Обліково-фінансові документи | Акт Відмова від акцепту Відомість Гарантійний лист Заява-зобов' язання Заявка Квитанція Накладна Оформлення відкриття рахунка в банку Заява Картка зі зразками підписів Чекові книжки (чеки) Реєстр чеків Платіжне доручення |
| Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності | Контракти Додаток (до контракту) Запис бесіди Протокол намірів Договір Статут |
| Документи в рекламній діяльності | Договір Угода |
Вимоги до укладання та оформлення документів