Кількісна потреба в персоналі визначається без обліку кваліфікаційних вимог й особливостей організації.
Прогноз потреб у персоналі здійснюється з використанням ряду методів (комплексно або окремо). Останнім часом користуються популярністю математичні методи. Але й метод експертних оцінок, не потребуючих складних досліджень, також досить розповсюджений.
Для розрахунку потреби в персоналі використовують:
1) метод трудомісткості (фотографія робочого дня);
2) метод розрахунку по нормах обслуговування;
3) метод експертних оцінок;
4) метод екстраполяції;
5) комп'ютерну модель планування персоналу.
Зупинимося докладніше на кожному із цих методів.
Фотографія робочого дня полягає в тому, що менеджер по персоналу визначає завдання й дії для працівника, а потім реєструє їх у часі. Результатом такого дослідження стане визначення доцільності тих або інших операцій, а також їхня значущість. Можна буде відмовитися від яких-небудь дій на користь виконання більше значущих або взагалі піти по шляху скорочення персоналу, сполучивши обов'язки декількох посад в одну штатну одиницю.
Метод розрахунку по нормах обслуговування частково схожий на попередній. Норми обслуговування закріплені в різних ДСТ (Державний стандарт - одна з основних категорій стандартів в Україні), в Будівельних нормах й правилах і в Санітарних правилах й нормах. Цей метод дозволяє менеджерові по персоналу, знаючи нормативи вироблення й обсяги планованого виробництва, легко підрахувати чисельність необхідного персоналу.
Ці два методи ефективно працюють для розрахунку потреби у виробничому й обслуговуючому персоналі.
Метод експертних оцінок заснований на думці фахівців (керівників відділів або компаній). В основі методу лежить їхня інтуїція й професійний досвід. Це не самий високоточний із всіх наведених методів, однак досвідом компенсується недолік необхідної інформації. Людський фактор найбільш значущий, і тому в комерційних підприємствах найчастіше використовується саме цей метод розрахунку.
При використанні методу екстраполяції відбувається полярізація існуючої на даний момент у компанії ситуації на планований період, з урахуванням специфіки ринку, зміни фінансової ситуації. Цей метод ефективно працює на короткий період й у стабільних компаніях. Український бізнес, на жаль, нестабільний, тому застосовується метод скоректованої екстраполяції, коли враховуються всі зовнішні фактори, такі як зростання цін, популярність галузі, політика держави.
Комп'ютерна модель планування персоналу - не дуже популярний метод при розрахунку потреби в співробітниках. Під час його використанні задіяні лінійні керівники, які повинні надавати інформацію менеджерові по персоналу. І на основі цього будується комп'ютерний прогноз із урахуванням плинності, оцінних процедур й "зникнення" [5].
Дані про час трудового процесу дозволяють розрахувати чисельність робітників, кількість яких визначається його трудомісткістю.
Використовуючи вихідні данні таблиці 3.1 розрахуємо чисельність персоналу методом, заснованим на використанні даних про час трудового процесу.
Таблиця 3.1 Вихідні дані для розрахунку чисельності персоналу
| № з/п | Найменування показника | Умовне позначення, формула розрахунку | Значення показника |
| 1. | Трудомісткість виробітку, год. | Тв = ТвА + ТвВ | 1,32 |
| Виробу А | ТвА | 0,57 | |
| Виробу В | ТвВ | 0,75 | |
| 2. | Виробнича програма, од. | ВП = ВПА + ВПВ | 1242 |
| Виробу А | ВПА | 757 | |
| Виробу В | ВПВ | 485 | |
| 3. | Час для зміни залишку незавершеного виробництва, год. | Чззнв = ЧззнвА + ЧззнвВ | 5,4 |
| Виробу А | ЧззнвА | 2,9 | |
| Виробу В | ЧззнвВ | 2,5 | |
| 4. | Плановий відсоток виконання норм, % | %вн | 95 |
| 5. | Кількість вихідних днів, дн. | Двих | 65 |
| 6. | Кількість днів невиходу на роботу, дн. | Днр | 13 |
| 7. | Втрати робочого часу, год. | Урч | 0,2 |
Висновок: виходячи з розрахунків, робимо висновок, що загальна трудомісткість виробітку дорівнює 1,32 години. Виробнича програма дорівнює 1242 одиниці продукції. Час для зміни залишку незавершеного виробництва - 5,4 години.
У табл.3.2 розрахуємо баланс робочого часу одного робітника.
Таблиця 3.2 Баланс робочого часу одного робітника
| № | Показники балансу | Умовне позначення, формула розрахунку | Значення показника |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Календарний фонд часу, дн. | Кфч | 365 |
| 2. | Кількість вихідних і святкових днів, дн. | Двих | 65 |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 3. | Кількість календарних робочих днів, дн. | Др = Кфч - Двих | 300 |
| 4. | Кількість днів не виходів на роботу, дн. | Днр | 13 |
| 5. | Кількість фактичних робочих днів, дн. | Дфр = Др - Днр | 287 |
| 6. | Втрати робочого часу через скорочену тривалість робочого дня, год. | Урч | 0,2 |
| 7. | Середня тривалість робочого дня, год. | Ткор = 8 - Урч | 7,8 |
| 8. | Корисний фонд часу, год. | КФЧ = СТрд · Дфр | 2238,6 |
Висновок: після розрахунків можна зробити висновок, що кількість календарних робочих днів дорівнює 300 днів, а фактичних робочих днів - 287. Тривалість робочого дня дорівнює не 8 годин, а 7,8 годин. Причина цього - втрати робочого часу через скорочену тривалість робочого дня. Виходить, що корисний фонд робочого часу складає 2238,6 годин. Цей показник розробляється Міністерством праці та соціальної політики України.
Використовуючи показники, отримані при розрахунках у табл.3.1-3.2, проводимо розрахунок чисельності персоналу (табл.3.3)
Таблиця 3.3 Розрахунок чисельності персоналу
| № з/п | Найменування показника | Умовне позначення, формула розрахунку | Значення показника |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Трудомісткість виробітку, год. | Тв = ТвА + ТвВ | 1,32 |
| Виробу А | ТвА | 0,57 | |
| Виробу В | ТвВ | 0,75 | |
| 2. | Виробнича програма, од. | ВП = ВПА + ВПВ | 1242 |
| Виробу А | ВПА | 757 | |
| Виробу В | ВПВ | 485 | |
| 3. | Загальна трудомісткість програми, год. | ЗТв = ЗТвА + ЗТвВ | 795,24 |
| Виробу А | ЗТвА = ТвА · ВПА | 431,49 | |
| Виробу В | ЗТвВ = ТвВ · ВПВ | 363,75 | |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 4. | Час для зміни залишку незавершеного виробництва, год. | Чззнв = ЧззнвА + ЧззнвВ | 5,4 |
| Виробу А | ЧззнвА | 2,9 | |
| Виробу В | ЧззнвВ | 2,5 | |
| 5. | Загальна трудомісткість валової продукції по програмі для обох виробів, год. | ЗТвп = ЗТвпА + ЗТвпВ | 800,64 |
| Виробу А | ЗТвпА = ЗТвА + ЧззнвА | 434,39 | |
| Виробу В | ЗТвпВ = ЗТвВ + ЧззнвВ | 366,25 | |
| 6. | Плановий відсоток виконання норм, % | %вн | 95 |
| 7. | Час, необхідний для виконання виробничої програми, год. | Tn = (ЗТвп / %вн) · 100 | 842,70 |
| 8. | Корисний фонд часу одного робітника, год. | Tкор. | 7,8 |
| 9. | Розрахункова чисельність персоналу, чол. | Np = Tn / Tкор. · Кпячо | 116,68 |
| 10. | Прийнята чисельність персоналу, чол. | N | 117 |
Висновок: за допомогою формули Розенкранца розрахували розрахункову чисельність персоналу і вона дорівнює 116,68 чоловік. У загальному вигляді формула Розенкранца використовується для перевірки відповідності фактичної чисельності персоналу необхідній, яка залежить від загрузки даного підрозділу.
Використовуючи вихідні дані табл.3.4, розрахуємо необхідну кількість робітників-погодинників по нормах обслуговування.
Таблиця 3.4 Вихідні дані для розрахунку чисельності персоналу погодинного фонду.
| № з/п | Найменування показника | Умовне позначення | Значення показника |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. | Час для виконання одиниці обсягу виду робіт, год. | tодi | 0,3 |
| Виробу А | tодА | 0,14 | |
| Виробу В | tодВ | 0,13 | |
| 2 | 3 | 4 | |
| Виробу С | tодС | 0,03 | |
| 2. | Кількість одиниць обсягу на одиницю обладнання, од. | npi | 19 |
| Виробу А | npА | 9 | |
| Виробу В | npВ | 7 | |
| Виробу С | npС | 3 | |
| 3. | Час на виконання додаткових функцій, год. | Тg | 0,25 |
| 4. | Корисний фонд робочого часу одного працівника, год. | Тф | 7,6 |
| 5. | Коефіцієнт перерахунку явочної чисельності в облікову | Кпячо | 1,08 |
| 6. | Кількість операторів, чол. | Чопер | 9 |
Результати розрахунку чисельності робітників-погодинників за нормами обслуговування наведено у табл.3.5