В соответствии с законодательными и нормативными правовыми актами РФ и Астраханской области, нормативными правовыми актами, регулирующими правоотношения в сфере местного самоуправления, в том числе: Уставом муниципального образования "Город Астрахань", органы и должностные лица администрации района несут ответственность за:
- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них задач и функций в соответствии с настоящим Положением;
- неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями.
Очевидно из приведенных данных, что администрация городского района и входящие в нее подразделения структурированы в соответствии с требованиями открытой системы, характеризующейся интенсивным взаимодействием с внешней средой.
Процесс принятия решений зависит не только от навыков и мастерства руководителей организации, но и от конкретных условий, в которых принимаются управленческие решения. Такой подход называется ситуационным. Он основывается на простой идее, что принятие решений - это искусство возможного. А возможности предоставляются (и отбираются) обстоятельствами внешней среды.
Если бы не было изменений, менеджмент организаций не был бы столь трудным делом можно было бы выработать лучший, оптимальный вариант принятия решений, планирования, контроля, мотивации и т.п. на основании как теоретических исследований, так и практической проверки их результатов. Однако это невозможно: внешняя и внутренняя среда организаций меняются, причем темпы таких изменений могут быть настолько высоки, что люди в организации могут за ними не поспевать. Тогда возникает угроза кризиса - организация столкнется тем, что уже в ближайшем будущем она не сможет выполнять свои функции, достигать определенные цели. Именно в силу этих причин аффективное принятие организационных решений предполагает прогнозирование изменении во внутренней и внешней среде организации. Прогнозирование позволяет получить информацию, необходимую как для выдвижения альтернатив решения проблемы, так и для разработки критериев оценки альтернатив.
Совершенствование процесса принятия управленческих решений и соответственно повышение качества принимаемых решений достигается за счет использования научного подхода, моделей и методов принятия решений.
Модель является представлением системы, идеи или объекта. Руководителю необходимо использовать модели из-за сложности организаций, невозможности проводить эксперименты в реальном мире, необходимости заглядывать в будущее. Основные типы моделей: физические, аналоговые и математические (символические).
Этапы построения модели таковы: постановка задачи, определение информационных ограничений, проверка на достоверность, реализация выводов и обновление модели.
Общими проблемами моделирования являются недостоверные предпосылки, информационные ограничения, плохое использование результатов и чрезмерные расходы.
Методы исследования внешней среды позволяют определять изменения и новые тенденции во внешней среде на самой первой стадии их проявления, наблюдать и выявлять значимость уже происходящих перемен и актуальных тенденций развития во внешней среде, разрабатывать проекты, направленные на достижение определенных результатов, опирающихся на перемены и тенденции, выявленные в ходе мониторинга, а также устанавливать временные рамки и определять важность для стратегии организации и ее менеджмента изменений и тенденции во внешней среде.
В ходе дипломного исследования разработан проект анализа влияния факторов внешней среды на организационную деятельность администрации Кировского района, основанный на современных подходах к системам принятия управленческих решений, в чем подтверждается цель курсовой работы: изучение факторов воздействия внешней среды на управление организацией в современных условиях. Проект преследует цели создания эффективной системы принятия управленческих решений в организации, обеспечивающей рост производительности, мотивации, социальных гарантий для персонала.
Низкозатратный характер проекта, его быстрая окупаемость и отсутствие затрат капитального характера делают его внедрение весьма привлекательным для базового предприятия. В то же время, как показали расчеты, экономический эффект от внедрения достаточно велик.
По нашему мнению, положительного результата от внедрения можно добиться уже через год после начала соответствующих мероприятий.
Процесс анализа внешней среды не лишен субъективизма. Аналитики и люди, принимающие решения, не могут быть абсолютно рациональными. Личные мнения и предвзятости влияют на исследования общего окружения. Например, мы можем выбрать для изучения только ограниченное число условий внешней среды и можем вывести за рамки сканирования и мониторинга "непривлекательные" альтернативы.
Сущность организации также может воздействовать на процесс анализа внешней среды. Прошлый опыт фирмы, организационная структура, правила и процедуры, доступные ресурсы влияют на осознание своих рыночных возможностей и угроз.
Лица, ответственные за анализ общего окружения, должны учитывать ошибки, связанные с субъективными оценками. Так как на действия организации, общий вклад и результаты ее деятельности в стратегическом смысле влияет то, каким образом аналитики и стратеги осознают общее окружение, этот момент является весьма важным. Чтобы понизить уровень субъективных ошибок, аналитики должны регулярно сопоставлять данные различных источников (люди и письменные документы), а также следить за обратной связью относительно результатов их анализа общего окружения.
На основании исследования в заключении отмечали следующие выводы:
1. Анализ внешней среды представляет процесс, посредством которого оценивается и контролируются влияние по отношению к организации факторов, чтобы определить тенденции ее развития, возможности и угрозы в ее деятельности.
2. При исследовании внешней среды необходимо проводить анализ следующих групп факторов: политических, экономических, социокультурных, техногенных.
Также можно сказать, что задачи, поставленные передо мной в начале работы, выполнены.
Таким образом, в заключение отмечается, что методы исследования внешней среды позволяют определять изменения и новые тенденции во внешней среде на самой первой стадии их проявления, наблюдать и выявлять значимость уже происходящих перемен и актуальных тенденций развития во внешней среде, разрабатывать проекты, направленные на достижение определенных результатов, опирающихся на перемены и тенденции, выявленные в ходе мониторинга, а также устанавливать временные рамки и определять важность для стратегии фирмы и ее менеджмента изменений и тенденции во внешней среде.
Современная организация действует в нестабильной внешней среде, что имеет отношение ко всем звеньям государственного аппарата, в том числе и такой ее уровень как администрация Кировского района.
Компонентами внешней среды, влияние которых наиболее значимо в деятельности администрации Кировского района, являются общественные организации, с которыми достаточно часто взаимодействуют отделы администрации, различные объединения и партии, благотворительные организации, общества и союзы.
На функциональной деятельности администрации Кировского района это воздействие отражается в основном в следующих аспектах.
Целый ряд факторов, собранных воедино, увеличил необходимость более эффективно прилагать усилия при планировании. Среди внешних факторов наиболее часто присутствуют такие, как недостаток ресурсов, повышенный спрос на них, уровень инфляции, быстрое развитие организации, распространение и завоевание рынка новыми технологиями, усиление контроля и регулирование со стороны правительства, изменчивость и нестабильность экономики и политической ситуации.
Администрация Кировского района, являясь самостоятельным органом администрации города, осуществляет исполнительно-распорядительные функции в рамках собственной компетенции, установленной в соответствии со схемой управления отраслями городского хозяйства, решает задачи социально-экономического развития района, координирует деятельность органов общественного территориального управления.
В формировании структуры администрации Кировского района наиболее значимо влияние внешней среды просматривающееся в наличии от основных отделов: отдел по эксплуатации и ремонту жилого фонда; жилищный отдел; коммунальный отдел; отдел экономических связей и развития территории района; отдел экономического анализа и прогнозирования; отдел охраны прав детства, опеки, попечительства; общий отдел; контрольно-организационный отдел; отдел по взаимодействию с общественными организациями; юридический отдел; комитет по физкультуре и спорту; отдел бухгалтерского учета и отчетности; служба эксплуатации здания
Проведенное дипломное исследование позволяет сделать ряд выводов, которые могут быть использованы в управленческой деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также при совершенствовании порядка принятия управленческих решений в рассматриваемой области:
1. Анализ факторов внешней среды организации в целом позволяет заключить, что на всех этапах исследования внешней среды преимущественно преимущественно акцентируется внимание на анализ факторов макроокружения, так как осуществляемая политическая и социально-экономическая модернизация формирует нестабильную среду организационной деятельности.
2. Серьезной проблемой является определение конкретных факторов на деятельность федеральных органов исполнительной власти, поскольку для эффективного осуществления принятия решений требуется качественная разработка проблемы.