Спілкуючись з підлеглими, слід мати на увазі, що їх з погляду сприйняття інформації, яка надходить від керівника, поділяють на три групи: активні (виявляють ініціативу, добре розуміють вказівки, точно і акуратно виконують усі елементи завдання, цікавляться метою організації, прагнуть брати активну участь у їх досягненні), пасивні (байдуже сприймають вказівки, байдужі до змісту роботи і справ організації), резистентні (чинять опір дії, часто і без підстав сперечаються з керівником, критикуючи організацію, не намагаються брати участь у її справах). Ефективність і культура обслуговування керівника значною мірою визначаються якістю праці секретаря.
Основу вимог до організації секретарської діяльності становлять повага до людей, уважність і чуйність до їхніх потреб, раціональне використання праці і часу працівників і громадян, підвищена відповідальність, високий професіоналізм, старанність і акуратність, постійне подолання формально–бюрократичних елементів у праці.
Виділяють два типи секретарської діяльності: здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьому функцій секретаря керівника; виконання функцій тільки секретаря керівника.
Перед секретарем керівника поставлено такі завдання: всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника від виконання нетворчих, рутинних операцій; поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, що сприяли б високопродуктивній і ефективній праці керівника; підвищення професійно–ділової кваліфікації і авторитету керівника і очолюваних ним організацій.
Основні функції секретаря, пов'язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику, можна об'єднати в такі групи: робота з документами; контроль за станом робочого місця керівника; організація зв'язку керівника; організація приймання відвідувачів; участь у підготовці і проведенні нарад; організація робочого часу керівника; підготовка і оформлення відряджень керівника; оперативне довідково-інформаційне обслуговування керівника; виконання особистих доручень керівника; підтримування робочих контактів з підлеглими; дії в екстрених випадках.
Етикет – це сукупність правил поведінки, що регулюють зовнішнє виявлення людських взаємин (поведінка з оточуючими, форми звертання і вітання, поведінка в громадських місцях, манери і одяг). Він є складовою частиною зовнішньої культури людини і суспільства. У цілому етикет збігається із загальними вимогами ввічливості і тактовності. У взаєминах з оточуючими – підлеглими, колегами – керівник керується принципами людяності, гуманізму, поваги до особистості.
Етикет керівника ґрунтується на загальних правилах етикету, проте має деякі особливості. Тому є всі підстави говорити про професійну етику керівника.
Аналіз управлінської діяльності на ДП «Чугуївський авіаційно-ремонтний завод»
ДП ЧАРЗ було засновано в 1948 році. В даний час воно є одним з найбільших ремонтних підприємств авіаційної техніки.
Організаційна структура ДП ЧАРЗ
Організаційна структура спрямована, перш за все, на встановлення чітких взаємозв'язків між окремими підрозділами організації, розподілу між ними прав і відповідальності. У ній реалізуються різні вимоги до удосконалювання систем управління, що знаходять вираження в тих чи інших принципах управління.
На чолі всієї організації ГП «ЧАРЗ» стоїть директор. Він вирішує самостійно всі питання діяльності підприємства, без особливої на те доручення діє від імені організації, представляє його інтереси у всіх вітчизняних підприємствах, фірмах і організаціях. Також він розпоряджається в межах наданому йому права майном, укладає договори, в тому числі по найманню працівників. Видає накази і розпорядження, обов'язкові до виконання всіма працівниками підприємства. Директор несе в межах своїх повноважень повну відповідальність за діяльність організації, забезпечення схоронності товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів та іншого майна організації. Видає довіреності, відкриває в банках рахунки, користується правом розпорядження коштами.
У підпорядкуванні директора знаходяться головний бухгалтер (заступник гол. Бухгалтера, бухгалтера); відділ кадрів; головний економіст (економісти); головний інженер (інженер-технолог, інженер-механік, інженер-енергетик) і керівники виробничих цехів.
Головний бухгалтер - здійснює організацію бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності організації і контроль за економним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Організує облік грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та основних засобів, облік витрат виробництва та обігу, виконання робіт, а також фінансових, розрахункових і кредитних операцій.
У підпорядкуванні в головного бухгалтера знаходяться бухгалтера. Вони виконують роботу з різним ділянкам бухгалтерського обліку (облік основних засобів, витрат на виробництво, реалізації продукції, розрахунки з постачальниками та замовниками). Здійснюють прийом і контроль первинної документації по відповідним ділянках обліку і підготовляє їх до рахункової обробки. Відбиває в бухгалтерському обліку операції, пов'язані з рухом грошових коштів.
Начальник відділу кадрів очолює роботу по забезпеченню підприємства кадрами робітників та службовців необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації відповідно до рівня та профілю отриманої ними підготовки і ділових якостей. Приймає трудящих з питань найму, звільнення, перекладу, контролює розміщення й правильність використання працівників у підрозділах організації. Забезпечує прийом, розміщення молодих фахівців і молодих робітників відповідно до отриманої в навчальному закладі професією і спеціальністю.
Також підлеглим у директора знаходиться і головний економіст. Він здійснює організацію й удосконалювання економічної діяльності підприємства, спрямованої на підвищення продуктивності праці, ефективності та рентабельності виробництва, якості продукції, що випускається, зниження її собівартості, забезпечення правильних співвідношень темпів росту продуктивності праці та заробітної плати, досягнення найбільших результатів при найменших витратах матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Проводить роботу з удосконалення планування економічних показників діяльності підприємства, досягненню високого рівня їхньої обгрунтованості, по створенню й поліпшенню нормативної бази планування.
Далі в підпорядкуванні директора стоїть головний інженер. Він визначає технічну політику. Забезпечує постійне підвищення рівня технічної підготовки виробництва, його ефективності і скорочення матеріальних, фінансових і трудових витрат на виробництво продукції, високу їх якість. Забезпечує ефективність проектних рішень, своєчасну і якісну підготовку виробництва, технічну експлуатацію, ремонт і модернізацію устаткування, досягнення високого рівня якості продукції в процесі її розробки і виробництва.
Головному інженеру підпорядковується інженер-технолог. Він організовує розробку та впровадження прогресивних, економічно обґрунтованих ресурсозберігаючих технологічних процесів і режимів виробництва продукції, що випускається підприємством продукції. Керує складанням планів упровадження нової техніки і технології, підвищення ефективності виробництва, організовує контроль за забезпеченням нею цехів. Керує роботою з організації та планування нових цехів, їх спеціалізації, освоєння нової техніки, нових високопродуктивних технологічних процесів, виконання розрахунків виробничих потужностей та завантаження обладнання.
Інженер-механік та інженер-енергетик - забезпечують безперебійну і технічно правильну експлуатацію та надійну роботу устаткування, утримання в працездатному стані на необхідному рівні точності. Погоджують плани (графіки) з підрядними організаціями, що залучаються для проведення ремонтів, своєчасно забезпечують їх необхідною технічною документацією, беруть участь у складанні титульних списків на капітальний ремонт. Організовують межремонтное обслуговування, своєчасний і якісний ремонт і модернізацію устаткування, роботу з підвищення його надійності і довговічності, технічний нагляд за станом, утриманням, ремонтом будівель і споруд, забезпечують раціональне використання матеріалів на виконання ремонтних робіт.
Начальники виробничих цехів, які стежать і відповідають за виробництво якісної продукції, керують технологічним процесом з допомогою нижчестоящих керівних органів (майстри, бригадири), що знаходяться під їх керівництвом.
Аналіз організації праці начальника цеху № 2 ДП ЧАРЗ
Аналіз організації праці будемо проводити на прикладі начальника виробничого цеху № 2.
Найбільші витрати робочого часу начальника цеху № 2 відводяться на розгляд та прийняття заходів щодо усунення поточних виробничих проблем. Дані витрати складають за тривалістю 85 хвилин або 21.1% від сукупних витрат робочого часу протягом дня.
Великі втрати робочого часу йдуть на підготовку звіту про виконану роботу. У нашому випадку на це витрачається 8.5% робочого часу.