Исследование теоретических аспектов коммуникации, изучение особенностей функционирования конкретного предприятия позволяет выделить ряд проблем, которые могут быть определены не только как негативные, но и как ресурсные, то есть в этих секторах организационной деятельности имеется ресурс (потенциал) развития организации.
Информация в Мурманском Областном Совете профессиональных союзов может быть разделена на три категории:
функциональная — передается всем или определенной (заинтересованной в ней) группе лиц для того, чтобы они могли выполнять свои функции. Это информация о политике, целях и задачах организации, директивы и т.п. Она поступает в разных направлениях (вертикально и горизонтально) независимо от степени централизации или децентрализации фирмы. Традиционно обмен такой информацией называется формальным общением, так как она передается по официальным каналам организации;
координационная — циркулирует между функциональными подразделениями организации (например, между отделом сбыта и отделом маркетинга). Поток координационной информации движется обычно в горизонтальном направлении. В этом случае необходимое общение происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и др. По существу, это общение (взаимодействие), связанное с организацией совместной деятельности по решению задач фирмы;
оценочная — происходит общение, которое имеет отношение к статусу сотрудников, восприятию ими друг друга. Каналы передачи оценочной информации включают обычно награды, поощрения за заслуги, поощрительные письма с благодарностью за значительный вклад в деятельность организации.
Во многих случаях коммуникация направлена на поддержку правовых, финансовых и регуляторных инструментов, действующих в организации. Руководитель имеют в своем распоряжении целый набор организационных механизмов и инструментов, которые лучше работают, если их суть правильным образом доводят до соответствующих целевых групп.
Для рассматриваемой организации проблемы коммуникационной культуры могут быть описаны следующими пунктами:
1. Проблема законодательного закрепления прав деятельности предприятия, регулирования отношений с другими объединениями и организациями.
2. Проблема формальных и неформальных каналов распространения информации, а также проблема критериев оценки эффективности коммуникаций.
Фактически в Облсовпрофе проводятся оценки информационных потоков с помощью проведения опросов, анкетирования и освещения данных исследований в средствах массовой информации.
3. Проблема выбора методов сбора информации внутри организации
Внутри предприятия предусмотрены отчеты подразделений (в лице их руководителей) на совещаниях, а также в порядке исполнения планов работы в соответствии со сроками, утвержденными графиком. Анализ проводится по производственным показателям. Качество, объем и комфортность отчетных форм для исполнителя учитывается слабо, в основном оценку качества исполнения ведет председатель на основании своей компетентности и неформального опыта.
4. Проблема соотнесения «бумажных» и «электронных» носителей информации
Источник причин большинства проблем документационного обеспечения управления – изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.
Альтернативный путь – просто упростить задачу, сократив документооборот за счет передачи прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не возможна в связи с особенностями работы предприятия, которое своей деятельностью обеспечивает именно сбор, хранение и оперативную работу с информацией о собственности в регионе. Автономные компьютеры на рабочих местах служащих предприятия и локальные сети в отделах вышеперечисленных проблем принципиально не решают.
5. Проблема принятия управленческих решений с учетом коммуникационных особенностей организации.
Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса предприятия и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность, организационно-распорядительные решения имеют типичный, повторяющийся характер. В связи с этим большое значение имеет «простое» исполнение должностных обязанностей и максимально точное ведение документации. Однако это также определяет проблему, которую следует назвать «рутиной». Вместе с тем, современное социально-экономическое развитие, открывшее широкие возможности по регулированию социально-трудовых прав граждан, сформировало проблему объема обрабатываемой документации и значительно повысило число граждан, обратившихся в Мурманский Облсовпроф. Наплыв посетителей различного социального положения и интересов, определил повышение эмоционального фона и структуры ответственности работников предприятия. В первую очередь возросла роль психологической готовности и умений работников действовать в условиях информационных перегрузок.
Диагностирование проблемы является первым этапом в ее решении. Совершенствование деятельности Мурманского Облсовпрофа в условиях повышения его роли в управлении социально-трудовыми отношениями должно проходить как в сфере улучшения его производственных показателей, так и в сфере управления коммуникациями. Последнее утверждение подтверждается в первую очередь тем, что Мурманский Областной совет профессиональных союзов по роду своей деятельности работает именно с информацией и с людьми, вступающими в отношения по поводу защиты социально-экономических интересов и трудовых прав.
Разработка коммуникационных стратегий может проходить как часть производственной деятельности (в разделе совершенствования документооборота), в информационной деятельности (при развитии справочно-методической работы), в деловых межличностных коммуникациях (при повышении эффективности совещаний, приема посетителей и т.п.).
Принцип комплексности в этом случае указывает на необходимость создания матрицы формулирования целей и задач предприятия. Такую матрицу целесообразно заполнять, начиная с формулировки долгосрочных целей. Формирование целенаправленного поведения работников может быть эффективным, если руководство сумеет определить стратегию ее развития. Эффективность управления зависит от того, насколько руководство готово перейти к поэтапному стратегическому планированию. Психологически это необходимо. Если у работников есть сомнения в постановке и формулировании стратегической цели развития, то это негативно отразится и на их поведении: будет снижаться инициатива. Если же они понимают и принимают стратегическую цель развития, то их поведение будет мотивировано: цель как образ конечного результата становится определяющей. Стратегические цели обычно корректируются поквартальными результатами ее деятельности и ситуационными отклонениями. Если это происходит интенсивно и часто, то стратегическая цель может обесцениваться или размываться в сознании работников. Но возможен и противоположный вариант, когда все эти корректировки только помогают работникам быть более собранными в стремлении достичь цели.
Важным направлением в работе предприятия является сотрудничество со средствами массовой информации (СМИ) по вопросам социальной защиты населения и регулирования трудовых интересов. К сожалению, когда журналисты берутся за эти темы, то стремятся найти какие-либо «разоблачительные» факты или случаи. Однако случаи. Однако т тревожность людей, их неуверенность в реализации своих прав.
В этой связи широкое освещение получают материалы центральной и региональной прессы по вопросам регулирования социально-трудовых отношений, материалов, касающихся проведения всероссийских акций протеста профессиональных союзов, некоторыми телевизионными каналами выпускаются сюжеты, посвященные проведению подобных акций.
Работники предприятия готовы спланировать тематику этих материалов, что они и делают. Некоторые материалы, подготовленные сотрудниками, публикуются на страницах областных и местных газет. Однако, этих сил крайне недостаточно.
Предприятие проводит определенную работу, направленную на обучение и обмен опытом руководителей и специалистов. Создан банк методической информации, где систематизирована необходимая литература, регулярно готовится справочная и аналитическая информация.
При Мурманском Областном совете профессиональных союзов создан Центр подготовки и переподготовки специалистов в области социально-экономической сферы, ведется сотрудничество с Санкт-Петербургским Гуманитарным Университетом Профсоюзов в целях обучения и подготовки новых сотрудников, получения образования и повышения квалификации, подготовки абитуриентов для поступления как в вышеуказанный Университет, в его Мурманский филиал, так и в другие вузы России.