Таблиця 3.1. Основні можливості систем електронного документообігу[7]
| Система Можливість | Б-Р | ГД | Д | Е-Д | СМ | D | DIS | DV | LD | O-W | ||||||
| Реєстрація документів | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||||||
| Ведення реєстраційної картки | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||||||
| Ведення номенклатури справ | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||||||
| Сканування | +/- | + | +/- | + | +/- | +/- | + | + | + | +/- | ||||||
| Розпізнавання документів | +/- | + | +/- | + | +/- | +/- | +/- | +/- | +/- | +/- | ||||||
| Пов'язані документи | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||||||
| Прикріплені файли | + | + | -/+ | + | + | + | + | + | + | + | ||||||
| Робота зі словниками й довідниками | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||||||
| Строки доручень | + | - | + | + | + | + | + | + | + | + | ||||||
| Пошук по реквізитах по виду повнотекстовий з урахуванням морфології | + - + - | + - + - | + + + - | + + + + | + - + - | + - + + | + + - - | + + + - | + - + + | + + + +/- | ||||||
| Списання документу в архів | + | + | + | + | + | + | - | + | + | + | ||||||
| Ведення архіву електронних документів | +/- | +/- | + | + | +/- | + | + | + | + | +/- | ||||||
| маршрутизація | + | - | + | + | + | + | - | + | + | + | ||||||
| Генерація звітів | +/- | +/- | + | + | +/- | + | + | + | + | +/- | ||||||
| Розмежування прав доступу | + | + | + | + | + | + | + | + | + | + | ||||||
| ролі | + | - | +/- | + | + | + | + | + | + | + | ||||||
| Вартість сервера й ліцензій | ||||||||||||||||
| СУБД, $ | Від 3964 | Від 900 | Від 900 | Від 900 | Від 3964 | Від 900 | Від 900 | Від 900 | Від 900 | Від 900 | ||||||
| Вартість сервера + 50 ліцензій, $ | 17600 | 10200 | 12100 | 7200 | 21000 | 14800 | 19700 | 9200 | 21050 | 18200 | ||||||
Можна виділити наступні основні тенденції розвитку українського ринку ПЗ керування підприємствами:
- Перетворення ряду українських КІС для відповідності MRP-Стандартам (реалізація MRP-Ядра в системах). Наприклад, компанія Айти збирається досягти відповідності КІС « Бос-Корпорація» зі стандартами MRP II протягом найближчих 3-5 років, істотно переглянувши ідеологію всієї системи (в Академії Айті навіть з'явилися навчальні курси, присвячені MRP II). Планує протягом 2-3 років перевести свою КІС NS2000 на стандарти MRP II і компанія « Никос-Софт». Компанія « Атлант-Информ» збирається зробити це ж уже через рік зі своїм ПО «Акорд». Корпорації «Галактика» і «Вітрило» також ставлять завдання перекладу своїх систем на стандарт MRP II.
- Інтеграція окремих модулів українських і західних КІС. Наприклад, компанія « Никос-Софт» (розроблювач NS2000) уклала угоду з компанією BMS, що просуває в Росії ERP-Систему MFG/PRO (американської компанії QAD), про спільне використання у своїх проектах компонентів обох систем: ядра MRP II з MFG/PRO (обеспечивающего планування виробничих ресурсів) c фінансовим і логістичним модулями з NS2000 (відповідних російським стандартам). Корпорація «Парус» також заявила про плани інтеграції окремих модулів системи «Парус-Корпорація» з ПО Oracle Applications.
- Поява конкурентоспроможних КІС української розробки. Ще кілька років назад західні КІС домінували на українському ринку корпоративного ПО для середніх і великих підприємств. У цей час положення в даному сегменті вирівнюється. Ринковими перевагами володіють КІС, у яких ураховується українська специфіка ведення бізнесу. Тому зараз спостерігається зсув інтересу замовників в бік вітчизняних корпоративних обліково-аналітичних систем. Причому, вони призначені, переважно, для середніх підприємств. У той же час, частину клієнтів все-таки переходить на західні КІС. За словами деяких керівників українських софтверних компаній це викликано, у першу чергу, позаринковими причинами, а саме, директивними вказівками головних західних офісів місцевим філіям (спільним підприємствам) на вибір КІС. По суті, західна КІС стає необхідна, коли відбувається залучення підприємства в проект, фінансований Заходом. Тому покупка західних КІС особливо поширена серед компаній, підзвітних материнським західним фірмам. Серед великих корпорацій, холдингів і фінансово-промислових груп як і раніше більше затребувані західних КІС.
- Помітне підвищення інтересу великих і середніх замовників до галузевих версій КІС. Орієнтація українських розробників корпоративного ПО на галузеві рішення.
-Підсилюється експансія російських компаній-розроблювачів корпоративного ПО на регіональні ринки (c спробою витиснення місцевих розроблювачів) і, у той же час, спостерігається проникнення ряду регіональних софтверних компаній на перспективний і багатий ринок.
- Значне збільшення числа фірм, що займаються впровадженням програмних продуктів інших розроблювачів (особливо, «1С»).
- Ріст культури вибору й експлуатації КІС. Замовники починають більш причепливо вибирати КІС, з огляду на їхню функціональність, вартість, легкість настроювання й супроводу. Слід зазначити, що ринкова вартість підприємства із впровадженої КІС значно вище, і це також є одним зі спонукальних мотивів підприємствам для інвестування у свою автоматизацію.
-Росте число аудиторських фірм. Поява попиту на консультаційні послуги, що допомагають проаналізувати все різноманіття присутнього на російському ринку корпоративного ПО й вибрати КІС під конкретні завдання підприємства. Вибір КІС складний і тривалий, тому, зважаючи на все, підприємства вже починають замислюватися про необхідність оплати послуг фірм, які зможуть спростити й скоротити цей процес. Однак вітчизняних центрів, готових робити кваліфіковані консалтингові послуги, в Україні поки не існує.
Сьогодні автоматизована система керування ТОВ «Омега» містить у собі наступні підсистеми (див мал. 3.1.):
Підсистема керування підготовкою виробництва й основним виробництвом;
Підсистема бухгалтерського обліку;
Підсистема керування збутом і реалізацією продукції;
Підсистема обліку персоналу;
Підсистема складського обліку
Очевидно, що існуюча система керування не дозволяє працювати з усіма видами документів, не забезпечує інформацією в необхідній формі керівництво підприємства, що не є ні бухгалтером, ні комірником. У зв'язку із цим необхідно вдосконалити інформаційне й документаційне забезпечення керування корпорацією шляхом впровадження системи автоматизації.
Систему електронного документообігу (СЕД) прийнято розглядати як систему автоматизації роботи з різними видами документів. Відповідно до прийнятого в організації правилами вона дозволяє зареєструвати документ, відправити його на ознайомлення, одержати резолюцію керівника й успішно відстежити появу оцінки про виконання в історії роботи з документом, прикріпленої до його регістраційно-контрольної картки.
Систему відрізняє використання шаблонів, які дозволяють не тільки уникнути появи помилок при складанні документів, але й істотно спрощують процедури їхньої обробки[9] . Досить вибрати тип документа й можливість його реєстрації «по шаблоні» у базі, як створена при цьому контрольна картка вже буде містити попередньо заповнені поля форми з уведеними даними: де реєструється такий тип документів, кому він відправляється на підпис, хто є відповідальним за виконання, у які строки й т.д. У деяких системах у таких випадках до карток автоматично або з можливістю вибору прикріплюється шаблон самого документа з незаповненими реквізитами контрагента. Співробітникові залишиться тільки внести дані й зберегти документ, а система сама за інформацією із шаблона відправить його на наступні етапи циклу обробки.
Такий функціонал реалізується в СЕД за допомогою механізму різних довідників і класифікаторів, з інформації яких як із частин конструктора збирається той або інший шаблон дій. І чим докладніше в організації визначені й описані використовувані типи документів і порядок їхньої обробки, тим більша кількість вузькоспеціальних шаблонів обробки можна застосовувати. Хочете підготувати договір поставки й відправити його замовникові? Вибираєте в системі реєстрацію відповідного типу договору, і вона сама запропонує й кілька шаблонів документа, підготовлених юристами компанії (наприклад, з передоплатою й без її, з актом/без), і подальший порядок його узгодження й відправлення.
У випадку ТОВ «Омега», коли узгодження йде в декількох циклах, на різних рівнях, паралельно, і без чиєїсь візи документ просто не може бути відправлений на реєстрацію, дуже вигідно буде використовувати таку функцію, як трафарети процесів. При відправленні документа на розгляд у СЕД створюється аркуш узгодження «по шаблоні», у який уже внесені дані - ініціали учасників, строки одержання від них відповіді, і дії системи при затримках (відправити повідомлення, чекати візи учасника, відправити документ наступний що погоджує й т.д.) - характерні для підтвердження відповідності правилам складання такого типу документів.