1. Заголовок
Содержит адрес отправителя, дату отправки (не написания!) и название фирмы или имени отправителя. Предпочтительно пользоваться фирменными бланками, отпечатанными типографским способом и разработанными в едином стиле с конвертом. Для рассылки за рубеж адрес и название вашей фирмы, предприятия должны быть продублированы на английском.
Ставить исходящий номер на бланках для зарубежных адресатов не рекомендуется. Исходящий номер ничего не скажет вашему адресату, так как за рубежом пользуются датой отправки и содержанием. Исходящий номер лучше проставить лишь на дубликате, предназначенном для канцелярии.
2. Дата
| Для отправки в Европу: | ||
| День | Месяц | Год |
| 6-th | January | 1991 |
| Для отправки в США: | ||
| Месяц | День | Год |
| January | 6 | 1991 |
3. Внутренний адрес
| Внутренний адрес состоит из названия организации, должности адресата или его имени | Swistspeed Co., Inc. |
| При обращении к человеку, не имеющему титула: | Mr. (Мн.:Мгs.) - для мужчины Mrs.(Miss) (Mн.:Mmes) - для женщины |
| Если человек обладает титулом, он ставится вместо имени | Dr. Jones |
| Если название фирмы состоит из имен, например, Black and Jones Associates, то при обращении к этим людям употребляется сокращенное Messers (для мужчин) и Mesdames (Mmes) для женщин В адресе и дате точки не ставятся! | Messers Black and Jones Ass.,Mmes Janes and Car Ass. |
| Иногда перед именем адресата ставится Attn | Attn. Mr. Black (Вниманию мистера Блэка) |
| Если вам известно официальное положение адресата (его должность) целесообразно указать его после имени | Attn.: Mr. Black, Head of Department (Вниманию мистера Блэка, начальника отдела) Это более формально, но более вежливо. |
| После адресата может быть дано уточнение содержания письма | Re.: (Regarding) your letter of March 03,1990 (Относительно вашего письма от 02.03.1990) |
4. Обращение
При обращении к отдельному лицу обычно употребляется неформальное Dear (Дорогой):
Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Brown, Dear John.
При обращении к фирме - более формально:
Dear Sirs – (Европа), Gentlemen: – (США).
После обращения употребляется запятая (в Европе) или двоеточие (в США):
Dear Sirs, Gentlemen.
5. Основной текст письма
Состоит из информации, которую вы хотите донести до адресата. При его формальном оформления, необходимо иметь в виду два момента.
С заглавной буквы пишутся:
· имена, адреса, обращения
· каждое слово названия фирмы
· каждое слово официального названия должности
· названиеобъектовпереписки (Project, Agreement, Letter of Intent).
Нельзя использовать сокращенные формы модальных и вспомогательных глаголов типа shan't, can't, нужно употреблять shall not, can not и т.д.
В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому. Основной текст полезно закончить стандартными вежливыми фразами.
| Мы будем признательны за быстрый ответ | Early reply will be appreciated... |
| Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие)... | If we can be of any assistance, please do not hesitate to contact us... |
| Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем | Looking forward to hearing from you soon... |
| Просим сообщить нам, как можно скорее (в ближайшем будущем) | Please, inform us in the shortest possible time (at your earliest convenience...) |
| По получении письма просим телеграфировать (сообщить телексом) подтверждение | Upon receipt of the letter please cable (telex) your confirmation... |
| Мы хотели бы заверить вас... | We would like to assure you... |
| Будем признательны за быстрое выполнение нашего заказа | Prompt execution of the order will be appreciated... |
| Заверяем вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями | We assure that we shall get in touch with (contact) the organizations concerned without delay |
| Заверяем вас, что мы предпримем срочные меры для исправления создавшегося положения | We assure you of our quick actions to correct the situation... |
| Ожидаем вашего согласия (одобрения, подтверждения) | Looking forward to receiving your concent (approval, conformation) |
6.Заключительная формула вежливости
Должна всегда соответствовать обращению к адресату.
Dear Sir, Sir - (I am) Yours truly, Faithfully
Dear Sirs, Gentlemen - Yours truly
Lady, Ladies - Yours truly
Подпись (или ее факсимиле) обычно сопровождается полным именем автора с указанием его должности и звания, например:
SirJeffry, Editor-in-Chief
J.P.Black, HeadofDepartment
Если к письму имеются приложения, то их характер и размер уточняется в левом нижнем углу письма после сокращения:
Enclo (Enclosure) – приложение
Enclos – множ.число.
например:
Enclo.: 32 pages (sheets)
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы, правила и этика.
Получение писем
1. Проверять почту следует не менее 2 раз в день – с утра и после обеда, иначе есть риск застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минуты.
2. Если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать;
3. Самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.
Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»
От правильного и полного заполнения полей «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
1. «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
2. «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, как способ защиты информации. При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.
Поле «Тема»
Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.
Написание ответа
1. Начните с приветствия, это вежливо.
2. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
3. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
1. Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
2. Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
3. Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
4. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мысли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
5. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» - это более определенный и точный ответ.
6. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
7. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
8. Цитируйте текст оригинального письма.
9. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
10. Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.
Вложения
1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
3. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.