Документационное обеспечение управления (стр. 3 из 3)

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (почтовый адрес); j • предмет и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, / выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок распределения прибыли;

• порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;

• органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в типовой Устав могут быть добавлены другие сведения:

• для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

• для бирж – сведения о максимальном составе членов, порядке их

приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

• для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Форма документа унифицирована УСОРД.

Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.

Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

Штатное расписание – – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок (персональных и проч.), месячный фонд заработной платы и примечания. Штатное расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

Инструкция – это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные > специальные стороны деятельности учреждений, организаций, (предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.).

Инструкция – документ длительного действия.

Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводить действие после утверждения руководителем организации после издания специального распорядительного документ в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и ты утверждения или ссылки на распорядительный до! его дату и номер.

Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической ~ деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями.

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в

срок обязательств; срок действия договора.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Распорядительные документы

В состав распорядительных документов входят постановления, Решения, приказы, распоряжения и указания. Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия управленческого решения (единоначально или коллегиально).

Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации издают постановления, приказы, распоряжения, инструкции.

Подготовка распорядительных документов складывается из следующих этапов:

- изучение управленческого вопроса;

- подготовка проекта распорядительного документа;

- согласование документа;

- подписание документа.

Приказ наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

Приказ оформляется на бланке, где указаны название данного учреждения (организации, предприятия), его вышестоящего, органа виддокумента (приказ), место его издания, предусмотрено не для проставления индекса документа, даты, заголовка к тексту.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводится отдельно от других документов регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Указание правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов.

Распоряжение распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначалъного решения оперативных вопросов.

По составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советыдиректоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.).

Решения оформляются, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, индекса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

3 Протокол

Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой – протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распорядительные документы.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации (например, при регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документированиядеятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

Протокол оформляет секретарь заседания, подписывает председатель и секретарь.

Выписка из протокола – представляет собой точную копию части текста подлинного протокола относящего к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Справочно-информационные документы

Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, содержащаяся в них, может приниматься к ведению либо служить основанием для издания распорядительных документов, К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и т.п.

Акт – справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Акты составляются комиссиями, а также уполномоченными лицами или одним должностным лицом, которому предоставлены полномочия.

Формуляр-образец акта состоит из следующих реквизитов:

- наименование министерства или ведомства;

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения (если необходимо);

- наименование вида документа (акт);

– дата (актируемого события, проставляется при составлении акта
независимо от того, когда он подписан);