· исходя из миссии и направлений деятельности компании, описание технологии работы "как надо" каждого из подразделений и связанных с ними информационных потоков;
· отображение технологии "как надо" на структуру компании, определение ее функционального состава и количества рабочих мест в каждом структурном подразделении компании, а также описание функций, которые выполняются (автоматизируются) на каждом рабочем месте;
· описание основных путей и алгоритмы прохождения входящих, внутренних и исходящих документов, а также технологии их обработки.
Результатом обследования являются модели деятельности компании и ее информационной инфраструктуры, на базе которых разрабатываются проект корпоративной информационной системы, требования к программно-аппаратным средствам и спецификации на разработку прикладного программного обеспечения, если в этом есть необходимость.
В идеальной ситуации обследование должны проводить профессиональные аналитики совместно с представителями обследуемой компании. Это позволяет сократить время обследования, не потеряв качества, и научить представителей компании-клиента, что и как необходимо делать в процессе обследования, с тем, чтобы в дальнейшем они смогли бы выполнять эту работу самостоятельно.
Важно правильно выбрать инструментальные программные средства для проведения обследования. Они должны базироваться на методологиях, которые позволяют строить модели деятельности компании, а также формально описывать информационное пространство, в котором работает компания. На Российском рынке эти средства представлены, и среди них необходимо отметить Design/IDEF (MetaSoft), S-Designor (Powersoft Corp.), PB Win и ER Win (Logic Works), Designer/2000 (Oracle Corp).
Модели работы компании, построенные в процессе обследования, позволяют не только спроектировать информационную систему, но и провести анализ деятельности с организационной и структурной точек зрения.
Процесс обследования может также включать этап оценки эффективности предлагаемых решений. Какой выигрыш даст внедрение новых информационных технологий и связанных с ними технических решений? Как скоро могут окупиться вложенные средства? На этот и подобные вопросы вы сможете ответить, проведя стоимостной анализ и получив соответствующие оценки с помощью специальных методологий и программных средств. На российском рынке эти средства представлены более чем скромно. Основная причина - сложность адаптации западных методик и моделей экономического анализа к Российской действительности. Можно лишь отметить пакет EasyABC, ABC Technologies Inc. и методологию Activity Based Costing (АВС) - анализ стоимости, основанный на функциях. Другие пакеты автору, к сожалению, не известны.
При выборе описываемых средств необходимо обратить внимание на то, чтобы работа с ними была бы доступна не только профессиональным финансистам и экономистам, но и более широкому классу аналитиков, менеджерам среднего и верхнего звена, т.к. именно они вырабатывают решения по рабочим вопросам, связанным с созданием проекта корпоративной информационной системы и ее реализацией.
По результатам обследования необходимо выбрать архитектуру системы. Для корпоративных систем мы рекомендуем архитектуру клиент/сервер. Не останавливаясь подробно на технических аспектах, в качестве аргумента приведем данные о тенденциях среди западных компаний: к середине 1994 года на эту архитектуру перешли 45% организаций в США, 50% в Европе, 29% в Японии*). Интересно также отметить причины, по которым этот переход происходит. Из 300 американских компаний, работающих в среде клиент/сервер, на вопрос "Почему вы перешли на эту архитектуру", 67% ответили: "Архитектура клиент/сервер предоставляет технологию доступа конечного пользователя к информации в масштабах предприятия"*). Таким образом, архитектура клиент/сервер позволяет создать единое информационное пространство, в котором конечный пользователь имеет своевременный и беспрепятственный (но санкционированный!) доступ к корпоративной информации.
Информационное обследование позволяет выбрать аппаратно-программную реализацию системы. Не затрагивая аппаратные средства, мы будем далее говорить о том, каким должно быть программное обеспечение в составе корпоративной информационной системы. Касаясь операционной среды для серверной части системы, хотелось бы отметить, что с точки зрения автора статьи, UNIX - это именно та операционная система, на базе которой можно и нужно строить крупномасштабные информационные комплексы. На клиентских местах могут быть как алфавитно-цифровые и/или X-терминалы, так и PC в среде MS Windows.
Выбор системы управления для корпоративной базы данных - один из ключевых моментов в разработке информационной системы. На Российском рынке присутствуют практически все СУБД, принадлежащие к элитному классу - Oracle, Informix, Sybase, Ingres. Вопрос, какую СУБД использовать, можно решить только по результатам предварительного обследования и получения информационных моделей деятельности компании.
На рынке также представлен достаточно большой набор средств разработки приложений, которые ориентированы как на конкретные СУБД (например, Developer/2000 для Oracle, NewEra для Informix и т.д.), так и могут быть использованы в различных средах. В качестве примера таких универсальных инструментальных средств можно назвать PowerBuilder Enterprise (PowerSoft Corp.), Gupta SQLWindows (Gupta Corp.), Delphi (Borland Int.), Enterprise Developer (Symantec).
Этап IV. Выбор системы автоматизации документооборота
Неразбериха с документами (их задержки, потери, дублирование, долгое перемещение от одного исполнителя к другому и т.д.) - болезненная проблема для любой компании. Поэтому система автоматизации документооборота, которая позволяет автоматизировать ручные, рутинные операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри корпорации, контролировать выполнение поручений, связанных с документами и т.д. - одна из важнейших составляющих информационной системы.
Можно выделить два класса подобных систем:
· системы workflow
· системы groupware
Основное назначение систем обоих классов - автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе, однако, имеются некоторые различия в их идеологической направленности и, следовательно, в наборе реализуемых функций. В таблице 1 сопоставляются основные характеристики систем обоих классов.
Таким образом, системы класса groupware ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное разделение (т.е. совместное использование) информации группой пользователей. Системы класса workflow ориентированы на автоматизацию работы корпорации и поддерживают разделение работ, т.е. выполнение одной "большой" работы группой исполнителей.
Системы workflow и groupware не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Выбор одной из них, а также использование их в комбинации определяются задачами, решаемыми корпорацией. Если вы заботитесь о повышении эффективности работы каждого отдельного сотрудника в коллективе, предпочтение стоит отдать системам класса groupware. На Российском рынке эти системы представлены программным продуктом Lotus Notes (Lotus Development). Если же вы более серьезно обеспокоены повышением эффективности работы всей организации в целом, то вам следует остановить свой выбор на системах класса workflow. На Российском рынке представлены системы Staffware (Staffware plc) и Action Workflow (Action Technologies).
Основываясь на вышесказанном, мы будем рассматривать в качестве компонента, автоматизирующего документопотоки в корпорации, системы класса workflow.
Какие же функциональные возможности этих систем являются ключевыми и на что необходимо обратить особое внимание при выборе соответствующих программных решений:
· Обеспечение высокой производительности и возможность масштабирования в рамках корпорации.
· Открытость, т.е. возможность интеграции с другими компонентами информационной системы - СУБД, системами управления электронными документами, коммуникационными программами и т.д.
· Гибкость, т.е. способность системы к настройке и перенастройке в зависимости от структуры и технологий обработки документов, принятых в организации.
· Простота в использовании, изучении и обслуживании.
· Возможность работы с локализованной версией и на русском языке.
Таблица 1.
| Системы класса GROUPWARE | Системы класса WORKFLOW |
| Множество работающих | Множество работающих |
| *) Это означает, что системы обоих классов призваны автоматизировать коллективную работу | |
| · Одна выполняемая задача, т.е. поддерживается коллективная работа с одной задачей в данный момент времени (например, с текстовым редактором). | · Множество выполняемых задач, т.е. поддерживается многопользовательская работа с несколькими задачами одновременно, как в синхронном, так и в асинхронном режимах. |
| · Отсутствие структуризации в организации работ, т.е. нет никаких правил и предписаний, кто и как должен работать в рамках системы | · Строгая структуризация, т.е. выполнение работы четко расписано по ролям, документам, времени обработки документов и т.д. |
| · Реализация на РС и ориентация на небольшие коллективы. | · Реализация в среде клиент/сервер и ориентация на масштаб корпорации. |
Этап V. Выбор программных средств для управления документами
Появление на рынке систем управления электронными документами - EDMS (Electronic Document Management Systems) вызвано стремлением сократить поток бумажных документов и хотя бы частично уменьшить сложности, возникающие в связи с их хранением, поиском и обработкой, и перенести центр тяжести на работу с электронными документами. В отличие от документов на бумажных носителях электронные документы обеспечивают экстраординарные преимущества при создании, совместном использовании, поиске, распространении и хранении информации. По данным Gartner Group можно прогнозировать удвоение объема электронной текстовой информации каждые три года вплоть до 2000-го года, а в офисах объем информации, доступной в электронной форме, в 1996 году удвоится с 25 до 50%.