1. Неможливість дієвого відбору претендентів без знання вимог до вакантної посади. Звідси виходить необхідність, по-перше, визначення набору знань і професійних навичок для займає відкриту для найму позицію і формування особистісних вимог до нього, по-друге, виявлення того способу поведінки і дії кандидата в робочій групі, до якої передбачається його відрядити.
2. Відбір претендентів не завжди повинен проходити відносно жорстких вимог, які виставляє вакантна посада. З цього випливає, що на практиці найбільш придатний кандидат - це не завжди абсолютна копія сформованого підприємством його бажаного портрета, тому відбір необхідно проводити з позицій лише відносної подібності характеристик. Значну частину посад описуються "усередненими вимогами" і тому припускають "тільки в середньому здатних співробітників". Ряд кандидатів проявляють менше креативності, гнучкості і власної ініціативи у порівнянні з вимогами "в ідеалі", але вони більш терплячі і наполегливі.
3. Необхідність уникати свідомих і несвідомих суб'єктивних впливів на відбір претендентів, наприклад, протекції або упереджень. Несвідомі упередження по відношенню до кандидата частіше за все є наслідком так званих "перенесених оман" оцінювача. До них відносяться: "ефект роздутою двері", який ґрунтується на тому, що оцінювач схильний до переоцінки яскраво виражених особливостей найманого; "відлуння минулого", що виникає внаслідок того, що оцінювач проектує певні позитивні чи негативні спогади про знайому людину (схожі прізвище або ім'я , догану та ін) на найманого і відповідно до них виносить йому оцінку; освіта типових помилкових думок і тлумачень, згідно з якими поодинокі фізіономічні особливості (наприклад, високий чи низький лоб) розцінюються як гарантовані ознаки певних здібностей чи властивостей характеру.
Будь-який з цих видів помилок може призвести до авансованої симпатії чи антипатії по відношенню до претендента і цим фальсифікувати об'єктивний відбір кандидатів.
Дотримуючись першим принципом, підприємство-роботодавець керується при наймі профілем вимог до майбутнього працівникові, який розробляється в службі управління персоналом. Профіль вимог формується за допомогою наступних критеріїв відбору:
• професійні "критерії (освіта та досвід):
• фізичні критерії (фізична природа кандидата);
• соціально-психологічні критерії (позначають вимоги до "міжлюдської поведінки" і соціальній взаємодії на робочому місці і в сім'ї, вік).
Формуючи профіль придатності, або "ідеальний портрет" передбачуваного працівника, критерії відбору дають "старт" початку селективного процесу. З плином часу вони можуть змінюватися по одній або декількох позиціях, що відбивається на подальшій селективної процедурою.
Узгоджуючи свої дії з другим і третім принципами, служба управління персоналом продумує, організовує та здійснює механізм відбору претендентів на вакантні посади.
Щоб правильно визначити критерії відбору, слід ясно сформулювати якості працівника, необхідні для відповідного виду діяльності. Критерії слід формувати так, щоб вони всебічно характеризували працівника: досвід, здоров'я та особистісні характеристики. "Еталонні" рівні вимог за кожним критерієм розробляються виходячи з характеристик вже працюючих в організації працівників, добре справляються зі своїми обов'язками.
Більшість наймачів відбирають працівників, оцінюючи їх за отриманим ними освіті. При рівних показниках роботодавці віддають перевагу більш високу освіту. Однак ці характеристики повинні бути пов'язані з успіхами на роботі, і критерій освіченості повинен неодмінно порівнюватимуть із вимогами виконуваної роботи. Роботодавець повинен вивчити тривалість і зміст освіти, її відповідність пропонованій роботі.
Практичний досвід є найважливішим критерієм рівня кваліфікації працівника. Тому більшість роботодавців віддають перевагу наймання працівників з досвідом.
Одним із способів виміру досвіду роботи в організації є встановлення рейтингу трудового стажу, відбиває час, протягом якого людина працювала у цій організації. Трудовий стаж вимірюється різними способами: загальним часом роботи в даній організації, часом роботи на певній посаді і т. д.
Існують багато видів робіт, що вимагають від виконавця певних фізичних якостей, зазвичай зводяться до витривалості, силі, здоров'ю. З цією метою слід виявити фізичні і медичні характеристики процвітаючих працівників у даний момент і використати ці дані як критерії, але тільки тоді, коли всі або більшість працівників цих даних відповідають.
Однією з найважливіших особистісних характеристик працівника є його соціальний статус. Сімейний, статечний працівник здатний на більше якісну роботу, ніж холостяк.
Другою важливою особистісної характеристикою претендента є його вік. Будь-який конкретний критерій відбору працівників, заснований на віці, повинна бути ретельно вивчений щодо процвітаючих працівників, зайнятих в організації. Занадто молоді і старі за віком працівники повинні піддаватися ретельному відбору. [14]
Роботодавці можуть віддавати перевагу певні типи особистості для виконання різних робіт. Наприклад, віддавати перевагу товариських людей замкнутим. Видатні особисті якості особливо необхідні працівникам, спілкуватися з клієнтами.
Одним із способів відбору претендентів, які відповідають усім вимогам, і вибору найбільш відповідних з кандидатів є тестування заявників в умовах, максимально наближених до робітників. При цьому необхідно бути впевненим, що тест справді вимірює ту чи іншу рису характеру і що дана риса характеру справді необхідна в діяльності аналізованого працівника. Довести такий відповідність буває дуже складно.
У схемах з відбору персоналу широко використовуються три обов'язкові вимоги для доведення такої відповідності:
1) аналіз робочого процесу повинен виявити той стиль роботи і ті константи, які найбільш необхідні для високої якості виконання даної роботи;
2) тест повинен вимірювати одну з цих констант;
3) необхідно довести, що дана риса характеру справді пов'язана з якістю роботи і важлива для заняття даного поста. [10]
Відповідність методу відбору будь-яким конкретним вимогам або умовам визначає ступінь точності, з якою метод відбору виявляє конкретні здібності претендента, що відповідають окремим важливим елементам стилю роботи. Якість виконуваної при тестуванні роботи оцінюється у відповідності з вимогами до цієї і подальшій роботі.
Використовуються два види показників відповідності критеріїв - показники передбачуваного і дійсного відповідності.
Визначити передбачуване відповідність можна за допомогою тестів. Наприклад, запропонувати претендентам на місце страхового агента виконати серію операцій (велика кількість тестів дається з метою отримати, щонайменше, один досить обґрунтований результат). Результати тестів зберігаються в таємниці. Рішення за наймом приймається без їх перегляду. Вони не оголошуються до тих пір, поки прийнятий працівник не набере мінімального досвіду в роботі, щоб вони не могли вплинути на оцінку якості працівника.
Припустимо, що менеджер стає досвідченим, умілим працівником через 15 місяців. Оцінка якості його роботи проводиться лише після закінчення цього часу, а потім результати цієї оцінки порівнюються з результатами тестів, до тих пір трималися "під замком". У майбутньому для прийняття рішення щодо відбору будуть використовуватися лише ті тести, які найбільшою мірою збігаються з показниками працівника, вже придбав досвід. Саме ці тести для оцінки передбачуваного відповідності кандидатів будуть надалі застосовуватися до всіх бажаючих зайняти місце менеджера, а результати цих тестів будуть істотно допомагати при винесенні рішень по набору.
У рамках проходження відповідним критеріям та принципам відбору на підприємстві намагаються оцінити три види поведінки кандидата:
• виразність поведінки (наприклад, міміка, жестикуляція, манера розмови);
• робоче поведінка (наприклад, організаторські здібності, вміння вести переговори, здатність до керівництва);
• соціальну поведінку (наприклад, комунікабельність, здатність включитися в робочу групу, вміння пристосовуватися).
Для здійснення цієї процедури багато роботодавців використовують ступінчасту систему відбору, проводячи один або два попередніх і потім - остаточний, застосовуючи при цьому різні методи - від аналітичних до медико-психологічних, службовців "допоміжним засобом для вироблення рішення про найм".