Структурно 180 15489-2001 складається з двох частин:
Частина перша - Загальні положення (керування документацією).
Частина друга - Практичне керівництво (з керування документацією).
У першій частині стандарту "Загальні положення" містяться основні принципи з керування документацією в державних і недержавних установах, які створюють документи. Тут же об ґрунтовано необхідність керування документацією, схарактеризовано середовище, в якому здійснюється це керування, визначено загальні принципи державної, корпоративної політики щодо організації документообігу (у т.ч. й електронного), головні умови та вимоги її реалізації, процеси формування та функціонування системи КД, їх перспективи розвитку, викладено вимоги до документування процесів КД, їх моніторингу та по операційного перевіряння, а також змісту основних положень щодо організації навчання фахівців із КД.
У другій частині стандарту в узагальнюючому вигляді представлено технологію практичної реалізації процедур (реєстрація, контроль, класифікація, зберігання документів і т.д.), зазначених у першій частині стандарту, з описом процедур, що допомагають забезпечувати керування документацією. Організація технологічних циклів КД у різних країнах має специфіку, що зумовлена історичними умовами розвитку держави і суспільства. Це визначає загальний характер рубрикації та формульованих норм 180. Проте маємо визнати, що завдяки старанням міжнародних організацій (ЮНЕСКО - Програма RАМР, Міжнародна рада архівів, Міжнародна рада з керування документа цією, Міжнародна федерація з керування документацією, Міжнародна організація зі стандартизації та ін.) керуванню документацією, як зазначалося, надано деякі загальні риси.
Частина перша стандарту призначена для користування менеджерами в установах, спеціалістами з керування документа цією, інформацією і технологіями, всіма іншими працівниками організацій і приватними особами, зобов'язаними створювати і користуватися в своїй діяльності документами. Частина друга стандарту забезпечує єдину методологію застосування його першої частини.
У стандарті визначається відповідальність установ, їх керівного складу, усіх осіб, причетних до документообігу в установі за документи та правильну організацію роботи з ними.
Делегатські збори Міжнародної ради архівів у резолюції з приводу XXXV засідання Міжнародної конференції Круглого столу архівів - CITRA(Рейк'явік, 10-13 жовтня 2001 р.) рекомендували всім державним і приватним утворювачам документів проводити керування документацією відповідно до положень даного ISO.
УНДІАСД, як член ТС "Інформація і документація" (ТС-144), у 2003 р. виступив із ініціативою включити стандарт, гармонізований з ISO15489-2001, до плану розроблення ДСТУ. Відповіддю на пропозицію Інституту стало замовлення Державним підприємством "Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості" УНДІАСД підготувати ДСТУ, що стане відповідником зазначеного ISO. Наразі підкомітет ТС 46 / SC11 "Керування архівами / документами" ISOпроводить підготовку нових версій ISO15489-1 та ISO/ TR15489-2, що викликано необхідністю конкретизувати окремі позиції ISO15489. Міжнародна організація зі стандартизації продовжує розробляти нормативні документи з питань організації роботи зі службовими документами, зосередивши увагу на процесах керування документацією. 2004 р. побачив світ перший із цієї групи стандартів ISO/ TS23081 "Інформація та документація - Процеси керування документацією Метадані для службових документів". Багатоаспектність проблематики теми потребує дальшого розроблення.
Висновки
Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.
В результаті дослідницької роботи над темою, можна зробити висновок: що управлінське документознавство не несе в собі якогось абсолютно протилежного змістового навантаження терміну керування документаційними процесами. По суті це один і той же вид діяльності в організації, в якому управлінське документознавство відграє роль чергового етапу, сходинки розвитку сучасного діловодства в організаціях. Деякі дослідники вважають за доцільне виділяти їх як окремі етапи розвитку документаційної діяльності, інші ні, проте жоден з них не є хибними.
Керування документаційним процесами термін і вид управлінської діяльності який розвинутий за кордоном, а на теренах нашої держави робить «перші кроки». Закордонні фахівці діляться досвідом з нами і ми намагаємось застосовувати здобутки і напрацювання закордонних колег. Прикладом може бути вітчизняний аналог міжнародного стандарту ISO 15489-2001.