В зависимости от позиции менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера реализуемых функций данные роли могут быть присущи им в большей или меньшей мере. Однако каждый менеджер обязательно принимает решения, работает с информацией и выступает руководителем по отношению к определенной организации. [2]
Руководитель, как особый вид работников, является важной составной частью коллектива. Коллектив только тогда достигнет цели, если все будут работать в духе сотрудничества и взаимопонимания. Но когда руководитель не может правильно организовать работу, то все усилия остальных членов коллектива будут напрасны.
В целом трудовую деятельность руководителя можно разделить на 4 функции. Это: планирование, организация, мотивация, контроль. Но не следует полагать, что только руководитель выполняет эти функции. Ему активно помогают остальные работники. Цель работы руководителя – выработать направление развития и правильно организовать работу.
Руководитель как было отмечено выше – особый работник в организации и поэтому ему присуще некоторые особенности, которые отличают его от других членов коллектива. Можно выделить следующие особенности:
– Руководители непосредственно не связаны с созданием материальных ценностей, хотя активно участвуют в организации производства;
– Работа руководителя в основном умственная;
– Нелимитированность работы руководителя;
– Повышенные нервно – психические усилия руководителя связанные с управлением людьми и принятием ответственных решений;
– Труд руководителей не подается количественному учету;
– Необходимость принятия большого количества решений за короткий период;
Если рабочий в течение своей рабочей смены выполняет, в основном, несколько операций, то руководитель в течение своего рабочего дня выполняет множество всевозможных операций;
Работа руководителя в основном не имеет четкого завершения.
Все перечисленные выше особенности необходимо учитывать при организации труда руководителя и рассматривать их все вместе и взаимосвязано друг с другом.
Мы рассмотрели особенности работы руководителя, но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников):
Запланированные заседания, встречи » 60 – 65%;
Разговоры по телефону » 3 – 6%;
Работа с документами » 17 – 22%;
Поездки, осмотры » 3 – 7%;
Незапланированные встречи » 7%;
Отдых » 2%;
Потери времени » 2%.
Приведенные выше данные характеризуют общую ситуацию и варьируют в зависимости от особенности труда. Руководитель или исследователь, занимаясь анализом трудового процесса, должен учитывать особенности своей организации. Для всестороннего и полного анализа затрат рабочего времени необходимо проводить постоянную работу по учету затрат.
1.3 Организация рабочего места
Прежде чем перейти к рассмотрению организации рабочего места, необходимо выяснить, что представляет собой рабочее место руководителя. Если рассматривать рабочее место руководителя, то можно сказать, что это его рабочий кабинет, в котором он проводит большую часть работы. От того какой это будет кабинет зависит и то как будет работать руководитель. Совершенно очевидно, что чем лучше приспособлено рабочее место для выполнения функций руководителя, тем производительнее и эффективнее будет работа руководителя.
При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты:
Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. Учитывая это наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2;
Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:
Антропометрические показатели. Имеется введу рост, длину корпуса, длину рук и другое;
Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;
Рациональная планировка и компоновка мебели;
Мебель должна выглядеть эстетично.
Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь:
Канцелярские принадлежности.
Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на руководителя. Это позволит меньше отвлекать руководителя.
Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы руководителя. Во-первых компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличие: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.
Ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая руководителю незабывать назначенные встречи или другую полезную информацию.
Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно – зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т. к. блестящие поверхности вредны для здоровья.
Санитарно – гигиенические условия труда. Основные нормативы приведены в таблице №1.
Таблица 1. Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий труда служащих
| Показатели | Значение показателей |
| Микроклимат (СН 245 – 71) | |
| 1. Температура (оС) | |
| 1.1. Теплый период года | 22 – 25 |
| 1.2. Холодный период года | 20 – 22 |
| 2. Относительная влажность воздуха (%) | 60 – 90 |
| 3. Скорость движения воздуха (м/с) | до 0,3 |
| Уровень освещенности (СНиП 11А.9 – 71) | |
| Общий | 300 люкс |
| Всеми источниками света | 750 люкс |
| Уровень шума (звука) (СН 245 – 71) | |
| Нижний | 60 дБ |
| Верхний | 75 дБ |
Следует отметить, что для снижения шума можно использовать: ковровые покрытия на пол, двойные двери, шумоизоляционная обивка и другое. Для поддержания нормального микроклимата применяются кондиционеры, лучистые источники тепла. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи.
Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона – непосредственно рабочее место руководителя. Вторая зона – зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона – зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.
Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 – 3 посетителей.
Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило количество участников конференций, планерок (5 – 7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально обыкновенные стулья с мягким сиденьем.
Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха руководителя.
Рабочий кабинет можно также дополнить стендом где будут располагаться производимая продукция. Также необходимы большие настенные часы с боем, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит помогает в работе. [1]
2. Совершенствование управления
2.1 Работа с документами и корреспонденцией
Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.
Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить не большие исправления.
Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции и самому руководителю просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит: