Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия.
Функции службы ДОУ:
– регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;
– предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотре-ние руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь. Согласно СТП (стандарт предприятия) 1.02.02 (с изменениями от 01.10.2007 г.) вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации в «1С Предприятие» и направляется на рассмотрение руководителю подразделения.
Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1С» на данный момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.
После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.
2.2 Определение уровня информационного обеспечения телерадиокомпании «Дальневосточная»
Руководящие органы обязаны принимать управленческие решения, связанные с ростом нагрузки вызванной быстроизменяющейся средой функционирования предприятия, так как прежде существующая система информационного обеспечения становится неэффективной. Информационное обеспечение представляет собой комплекс технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенный для записи, редактирования и надёжного хранения информации.
Основной технологический инструмент работы с документами – компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет.
В целях защиты конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.
Рабочие места секретаря и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2 компьютера, 2 принтера, 1 факс, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.
Таким образом, каждый компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении, какого-либо кабеля вся сеть продолжает работать).
2.3 Использование автоматизированной системы информационного обеспечения «1С: Предприятие»
Система «1С: Предприятие» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для производственных предприятий (комплексное решение «1С: Управление производственным предприятием 8»), торговых предприятий, продукты для ведения бухгалтерского учета («1С: Бухгалтерия»), для учета в бюджетных организациях расчета зарплаты и управления кадрами, разнообразные отраслевые и специализированные решения, разработанные как самой фирмой «1С», так и ее партнерами.
Ключевым направлением развития системы программ является развитие нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С: Предприятие 8» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.
Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0» в ГТРК«Дальневосточная» содержит два прикладных решения:
– «Управление производственным предприятием»;
– «Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает отдел по управлению персоналом (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении), расчетный отдел бухгалтерии (содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции), составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.
«1C: Управление производственным предприятием 8» является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
«1С: Управление производственным предприятием 8» предоставляет:
– руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, – широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;
– руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, – инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;
– работникам учетных служб предприятия – средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.
В настоящее время специалисты отдела автоматизированных систем управления и канцелярии осуществляют разработку«модуля управления документацией, который рассчитан на автоматизацию делопроизводства.
2.4Функциональные и системно-технические требования к системе информационного обеспечения
Функциональные и системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.
Степень соответствия разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице 2.1.
Таблица 2.1 – Степень соответствия разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям
| Критерий | Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям |
| ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ | |
| 1. Делопроизводственные функции | |
| 1.1. Создание документов (использование шаблонов документов). | + |
| 1.2. Регистрация документов. | + – |
| 1.3. Контроль исполнения документов. | - |
| 1.4. Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки). | + – |
| 1.5. Подготовка статистических данных о документообороте. | + – |
| 1.6. Учет передачи подлинников и копий документов. | - |
| 1.7. Ведение номенклатуры дел. | - |
| 1.8. Списание документов в дело. | - |
| 1.9. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации. | - |
| 1.10. Наличие справочников-классификаторов. | + – |
| 1.11. Учет договорной документации. | + |
| 1.12. Хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации. | - |
| 2. Организация электронного архива | |
| 2.1. Ведение баз данных. | + – |
| 2.2. Архивирование документов. | + – |
| 2.3. Полно – функциональный поиск. | - |
| 2.4. Безопасность хранения документов. | - |
| 2.5. Организация доступа к архиву. | + |
| 3. Обеспечение задач электронного документооборота: | |
| 3.1. Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП). | + – |
| 3.2. Работа с электронными файлами. | + – |
| 3.3. Средства криптозащиты. | + – |
| 3.4. Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи. | + – |
| 3.5. История работы с документами. | + – |
| 3.6. Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов. | - |
| 4. Управление документооборотом: | |
| 4.1. Управление потоками документов внутри организации. | - |
| 4.2. Передача документов на исполнение. | + – |
| 4.3. Контроль за движения (передачи) документов. | - |
| 4.4. Определение местонахождения документов. | + |
| 4.5. Контроль действий пользователей. | - |
| 4.6. Получение сводок по документообороту. | + – |
| 4.7. Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов. | + – |
| 4.8. Маршрутизация документов. | + |
| 4.9. Согласование документов. | + – |
| 4.10. Возможность использования разных грифов доступа. | + |
| СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ | |
| 1. Программная реализация | |
| 1.1. Технология клиент – сервер. | + |
| 1.2. Технология интернет\интранет. | + |
| 1.3. Наличие электронной почты. | + |
| 1.4. Наличие средств разработки приложений. | + – |
| 1.5. Наличие средств резервного копирования. | + – |
| 1.6. Наличие средств сканирования документов. | + |
| 1.7. Интеграция в информационную среду организации. | + |
| 1.8. Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов | + – |
| 1.9. Удаленный доступ к базам данных. | + |
| 1.10. Протоколирование действий в системе;совместная работа над документами | + – |
| 1.11. Территориально-распределенная работа. | + |
| 1.12. Использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации. | + – |
| 1.13. Возможность интеграции в автоматизированную систему. | + |
| 2. Эксплуатационные требования | |
| 2.1. Надежность автоматизированной системы. | - |
| 2.2. Безопасность системы. | + |
| 2.3. Администрирование системы. | + |
| 2.4. Территориально-распределенная работа системы. | + |
| 2.5. Количество одновременно работающих пользователей – до 100. | + |
| 2.6. Средний объем документопотока (в год) – до 700000. | - |
| 3. Адаптационные возможности | |
| 3.1. Простота и удобство при внедрении системы. | + |
| 3.2. Обучение сотрудников организации. | + |
| 3.3. Удобство настройки системы. | + |
| 3.4. Возможность развития системы. | + |
Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.