В результате проведение оценки программных продуктов, их тщательного анализа, были сделаны следующие выводы:
– наибольшую суммарную оценку из программных продуктов получили системы автоматизации «DocsVision» (фирма «DigitalDesign») и «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), следовательно, системы в большей степени соответствуют функциональным и системно-техническим критериям, полностью автоматизируют операции работы с документами (как в традиционном бумажном виде, так и в электронном) с момента создания до момента уничтожения (списания в дело), включая контроль исполнения, обеспечение хранения документов, систему защиты данных, обладают большими возможностями, надежностью и средствами защиты;
– наименьшую оценку получила система автоматизации «Управление делами» (компания «КИНТ»). Она не в полной мере отвечает требованиям по автоматизации делопроизводственного процесса, следовательно, не подходят для внедрения в ГТРК«Дальневосточная», но данная система проста и удобна при внедрении;
– система «Дело» («Электронные офисные системы») обладает почти аналогичными возможностями, что и система «DocsVision», но набрала меньше баллов экспертов.
Для того чтобы выбрать приложение оптимальной системы, необходимо определить для себя наиболее важные критерии и возможности предприятия. В ГТРК«Дальневосточная» недостаточно средств для приобретения дорогостоящей системы, но требуется полная автоматизация ДОУ, управления контактами и договорами, надежность и интеграция в систему «1С: Предприятие».
3.4 Сравнительная оценка затрат, связанных с приобретением и внедрением приложения по автоматизации делопроизводства выбранных систем автоматизации
Необходимо сравнить цены на модули организации делопроизводства выбранных автоматизированных систем. Цены приводятся в прайс-листах компаний. Рассматриваются цены на необходимые для предприятия приложения, сопроводительную документацию и обучение персонала. Существует 3 варианта поставки систем: для небольших организаций; для средних организаций (до 100 пользователей); для крупных организаций.
Был выбран 2 вариант.
1. Стоимость системы «DocsVision» – 217 080 руб. (не включает обучение).
2. Стоимость модулей «Канцелярии», «Управление договорами» системы «DIRECTUM» – 272 390(включает обучение).
В таблице 3.6 приведена стоимость системы DIRECTUM.
Таблица 3.6 – Стоимость системы DIRECTUM
| Стоимостные характеристики | Цена, руб. |
| Программное обеспечение | |
| Сервер системы (включает серверную лицензию, один комплект документации, инсталляционный CD, лицензионное обслуживание на 1 год) | 22 800 |
| Клиентская лицензия пользователя (базовые модули 50 клиентских лицензий + модули «Канцелярия», «Управление договорами» а также средства администрирования) | 107 600 |
| Клиентская лицензия разработчика IS-Builder (предметно-ориентированный инструмент разработки для модификации и расширения системы) | 27 600 |
| Сервер репликации (для создания территориально-распределенных систем, приобретается на каждый вторичный сервер, включает серверную лицензию на вторичный сервер) | 49 200 |
| Сервер веб-доступа (для обеспечения доступа к электронным документам с помощью Интернет-браузера) | 28 500 |
| Дополнительный комплект документации 1 комплект (включает документацию пользователя, администратора и разработчика) | 700 |
| Лицензионное обслуживание на 1 год (поставка новых версий и «горячая» линия) | 28 920(20% от стоимости ПО) |
| Обучение | |
| Использование базовых модулей системы DIRECTUM (12 ч.) – 4 человека | 1 296 |
| Использование модуля Канцелярия системы DIRECTUM (8 ч.) – 4 человека | 864 |
| Администрирование и настройка системы DIRECTUM (18 ч.) 2 человека | 1 680 |
| Модификация системы DIRECTUM с помощью IS-Builder (18 ч.) 2 человека | 1 780 |
| Организация распределенной работы системы на базе IS-Builder (12 ч.) 2 человека | 1 450 |
| ИТОГО | 272,390 руб. |
Необходимо отметить, что приведенные цены приблизительны, так как не учтены многие стоимостные характеристики, дополнительные приложения и опции, скидки, работа специалистов, транспортировка и т.д. Сначала необходима экспертная оценка документооборота предприятия.
В результате проведения сравнительной оценки затрат, связанных с приобретением и внедрением систем, был сделан следующий вывод.
Цены на модули системы «DIRECTUM» и приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision» являются доступными, системы соответствуют функциональным и системно – техническим требованиям. Но есть одно из важных требований к системе – интеграция в систему «1 С: Предприятие версии 8.0». Система «DIRECTUM» конечно может интегрироваться и настраиваться на систему предприятия, но система «DocsVision» имеет шлюз к системе «1С: Предприятие», что облегчает, ускоряет процесс внедрения без изменения существующих модулей и настроек. Был изучен российский рынок автоматизированных систем ДОУ, к которым предъявлялись соответствующие функциональные и системно-технические требования. Из десятка систем были выбраны следующие: «ДЕЛО» («Электронные офисные системы»), «DIRECTUM» (НПО «Компьютер», компания «DIRECTUM»), «DocsVision» (фирма «DigitalDesign»), «Управление делами» (компания «КИНТ»), в которых модули и приложения по автоматизации делопроизводства наиболее соответствуют запросам и структуре предприятия.
Для того, чтобы выбрать наиболее оптимальную систему, был проведен сравнительный анализ по методике компании SputnikLabs, в результате которого лидерами оказались системы «DIRECTUM» и «DocsVision».
При рассмотрении прайс-листов на приложения данных систем, выяснилось, что стоимость почти одинакова. Но одно из самых главных требований к системе – возможность интегрироваться с системой «1С: Предприятие» версии 8.0., т.е. наличие шлюза к данной системе. Этому требованию соответствует система «DocsVision» (фирма «DigitalDesign»), стоимость которой приведена в таблице 3.7.
Таблица 3.7 – Стоимость системы DocsVision
| Код | Название | Количество лицензий | Цена 1) (Руб.) |
| DocsVision 3.6 Делопроизводство – клиентская лицензия | 25 | 69 000 | |
| Дополнительные модули | |||
| dvarc36 | Модуль архивирования | 14 000 | |
| dvg36–1c | Модуль интеграции с 1С: Предприятие 8.0DocsVision 3.6 Gate to 1С | 42 000 | |
| Приложения | |||
| dvc36–50-adp | DocsVision 3.6 Административное Делопроизводство для 10 пользователей | 10 | 36 080 |
| Пакеты обновлений | |||
| dvc36–50–1y | Пакет обновлений на один год на DocsVision 3.6 Standard | 21 000 | |
| dvarc36 -1y | Пакет обновлений на один год на Модуль архивирования | 14 000 | |
| dvg36–1c-1y | Пакет обновлений на один год на Модуль интеграции с 1С: Предприятие 8.0 | 21 000 | |
| ИТОГО: 217 080 (не включает обучение) | |||
Следовательно, в ГТРК«Дальневосточная» необходимо внедрить приложение «Делопроизводство» системы «DocsVision».