Одночасно із з'ясуванням майбутньої потреби працівників за певними категоріями необхідно розробляти і прогнози майбутньої наявності трудових ресурсів. Це зумовлено необхідністю визначення поточної кількості зайнятих кожної категорії, оцінки їх руху в кожному році стратегічного періоду. Вибуття працівників певної категорії може бути наслідком звільнення з ініціативи адміністрації або за власним бажанням, у зв'язку з виходом на пенсію, службовим ростом чи пониженням у посаді. Тому на кожний рік планового періоду складають таблиці, які відображають прогнозований рух персоналу.
Потребу в кадрах кожної категорії можна задовольнити шляхом переміщення всередині організації або найму. У свою чергу, рух персоналу між категоріями може вимагати їх перепідготовки. Це може бути спричинено і необхідністю попередити старіння кадрів у межах категорій працівників. Усі ці чинники необхідно враховувати, розробляючи план навчання персоналу.
На підприємствах облік особистого складу і використання робочого часу входить в область оперативно-технічного обліку. Цим обліком займається відділ кадрів, а також окремі, спеціально виділені працівники виробничих підрозділів. Однак без цієї дільниці роботи не можливо організувати облік праці і заробітної плати.
Для організації такого обліку, для складання звітності і контролю за фондом оплати праці весь персонал підприємства ділитися по ряду ознак на промислово-виробничий і непромисловий персонал. До промислово-виробничого персоналу відносяться працівники основних і допоміжних виробництв, охорона, заводоуправління. До непромислового персоналу відносяться працівники торгівлі, заготівельники, експедитора, пасічник.
По ролі в процесі виробництва персонал поділяється на робітників і службовців. Робітники - це особи, безпосередньо зайняті створенням матеріальних цінностей, ремонтом, переміщенням вантажів, перевезенням пасажирів, наданням матеріальних послуг і так далі. З групи службовців виділені керівники, фахівці і інші працівники. До керівників відносяться працівники, що займають відповідні посади як по підприємству загалом, так і по окремих структурних підрозділах. Фахівцями є персонал, зайнятий інженерно-технічними, економічними і іншими роботами. Всі інші працівники, що відносяться до службовців, здійснюють підготовку і обслуговування виробництв [19, с.405].
Найчисельніша група - робітники, які в свою чергу поділяються по спеціальностях (професіях) і кваліфікації.
На основі цих класифікацій і внаслідок обліку руху особистого складу розраховуються такі показники чисельності працюючих, як облікове і явочне число працівників.
Обліковий склад - це загальне число постійних і тимчасових працівників підприємства, включених в списки на оплату праці. У обліковий склад включаються працівники що пропрацювали понад п'яти днів, а в основних цехах понад один день.
Явочний склад - це число працюючих, що вийшли кожний конкретний день. Ці показники необхідні для розрахунків нормативів вироблення, для обліку руху робочої сили.
Основними напрямами руху робочої сили є: прийом на роботу, перехід з посади на посаду або з розряду в розряд, перехід з цеху в цех або з відділу у відділ, вихід у відпустку, звільнення.
Кожний з цих випадків оформляється відповідними документами.
При прийомі на роботу складаються накази (розпорядження) про прийняття на роботу (форма NТ-1). На основі наказу у відділі кадрів заводиться особиста картка, а в бухгалтерії відкривається лицьовий рахунок і податкова картка обліку сукупного річного прибутку фізичної особи. На знову прийнятих у відділі кадрів заводиться і зберігається трудова книжка. Заповнена і оформлена підписами, штампами і печатями трудова книжка є бланком суворої звітності [19, с.470].
Кожному працівнику підприємства, прийнятому на постійну, тимчасову або сезонну роботу, привласнюється табельний номер, який є кодом аналітичного обліку і проставляється у всіх документах по обліку розрахунків з персоналом. На основі наказу (розпорядження) про прийом на роботу і під відповідним табельним номером табельники заносять працівника в табель. У разі звільнення або переводу на іншу роботу його табельний номер не може привласнюватися іншому працівнику протягом одного-двох років.
У всіх інших випадках складається наказ (розпорядження) по підприємству, основою для якого може бути або заява, або висновок атестаційної комісії.
Всі первинні документи, пов'язані з рухом особистого складу, поступають в бухгалтерію підприємства і служать основою для початку або припинення нарахування заробітної плати, зміни тарифних ставок і тому подібне.
Крім показників складу і руху особистого складу підприємства велике значення має правильно організований облік кількості затраченої праці. Ця кількість може бути виміряна:
- за допомогою показника робочого часу;
- кількості випущеної продукції.
Вимірювання кількості затраченої праці за допомогою показника робочого часу означає використання почасової оплати праці. Вимірювання кількості затраченої праці за допомогою кількості випущеної продукції (вироблення) означає застосування відрядної системи обліку зарплати. Однак і в умовах відрядної оплати праці необхідно враховувати виконання (або не виконання норм виробітку), тобто кількість продукції (робіт, послуг) випущеного за певний проміжок часу.
Не залежно від системи, що використовується основою для нарахування зарплати служить облік фактично відпрацьованого часу або табельний облік [15, с.140].
Табельний облік повинен забезпечувати контроль за своєчасною явкою робітників і службовців на роботу і своєчасним їх відходом по закінченні робочого дня відповідно до діючого на підприємстві трудового розпорядку, а також контроль за знаходженням співробітників в робочий час.
Назва табельного цей облік отримав по основному документу, за допомогою якого він ведеться.
Табельний облік може вестися за централізованою і децентралізованою системою. Якщо використовується централізована система, то табель складається по підприємству загалом на основі даних центральної прохідної, якщо облік ведеться за децентралізованою системою, то табель складається по кожному структурному підрозділу нарізно, веде його спеціально виділений для цього працівник, а контроль за його веденням покладається на керівника відповідного підрозділу (цеху, відділу).
У залежності від обсягу інформації табельний облік можна вести суцільним методом і методом відхилень. При суцільному методі реєструються всі дані: явки, нез'явлення, спізнення, понаднормові години і тому подібне. При використанні методу відхилень в табелі реєструються тільки відхилення від нормальних умов роботи: нез'явлення, спізнення, простої і т.п. Другий спосіб відрізняється меншою трудомісткістю, але вимагає більш чіткої організації цього обліку.
Існує декілька систем організації табельного обліку: жетонна, карткова, пропускна, рапортно-відомча, облік з допомогою КПУ.
На підприємстві, що аналізується, застосовується пропускна система. Кожному працівнику видається постійний пропуск, який він зобов'язаний забирати на прохідній, з'явившись на роботу, і здавати, йдучи з неї. На основі зданих або не зданих пропусків і здійснюється табельний облік.
Результатом табельного обліку є складання табеля.
Табель являє собою іменний список працівників бригади, зміни, цеху, відділу.
Включення працівника в табель або виключення з нього проводиться на основі первинних документів по обліку руху робочої сили (наказів або розпоряджень про прийняття на роботу або перехід з посади на посаду). Відмітки про нез'явлення робляться в табелі на основі даних контролю пропускної системи. Крім того, основою для складання табеля служать листки тимчасової непрацездатності, накази про службові відрядження спільно з командировочними посвідченнями, накази про встановлення скороченого робочого дня по тій або іншій причині (пільгові години роботи підлітків, перерви в роботі годуючих матерів і т.п.). Облік вихідних і святкових днів здійснюється в табелі на основі графіка і режиму роботи підприємства. Випадки відхилення від нормальних умов роботи також фіксуються в табелі. Основою для їх відображення в обліку служать ті ж документи, якими ці роботи оформляються.
Облік втрат робочого часу (простоїв) також ведеться в табелі. Основою для відображення їх в обліку служать листки про простій або накопичувальні відомості простоїв.
Для ведення табельного обліку використовують уніфіковані позначення видів витрат робочого часу. Всі види витрат робочого часу діляться на 4 типи:
- відпрацьований час;
- невідпрацьований час;
- невідпрацьований неоплачуваний час;
- святкові і вихідні дні.
По закінченні місяця табель закривається, тобто в ньому підраховується по кожному працюючому: кількість днів явок на роботу, нез'явлень по причинах, кількість невідпрацьованих годин (спізнення, передчасний вихід з роботи, простої), загальна кількість відпрацьованих годин, в тому числі нічні, відрядні, переробка. Табель підписується табельником, начальником цеху (відділу) і передаються в бухгалтерію.
При почасовій оплаті праці табель є основним документом для визначення належної кожному працівнику заробітної плати. Для працівників, оплачуваних почасово, вона визначається на основі даних табельного обліку про фактично відпрацьованому за місяць часі і встановлених окладів. При цьому кількість виробленої продукції в розрахунок не приймається.
Оперативне планування кадрів починають з визначення потреб у кадрах таких категорій: оперативні працівники, спеціалісти (у розрізі спеціальностей), інші працівники управління, функціональні керівники, лінійні керівники.
На практиці при визначенні планової кількості працівників найчастіше користуються показниками спискової (фактичної) кількості, тобто кількістю працівників, які офіційно працюють в організації на певний момент.