Документирование управленческой деятельности (стр. 2 из 3)

В протоколе может быть пункт об утверждении какого либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату (рис.4)

Рис.4

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: Наименование организации, название вида документа (выписка из протокола), дату (дата заседания), индекс, место сопоставления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушатели постановили), подписи (без личных подписей, только слова "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ" и расшифровку фамилий с инициалами), отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Акт - составляется для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами. Акты составляются по результатам ревизий деятельности организации или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию и т.д. В акте содержится следующие реквизиты: наименование организации, название документа, дата и индекс (номер), место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиссии: председатель и члены комиссии. Текст акта состоит из двух частей вводной и констатирующей:

· В вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер и дата, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляются состав комиссии: председатель (должность, фамилия и инициалы), члены комиссии (должности, фамилия и инициалы). Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами комиссии, но присутствующие при проведении проверки.

· В констатирующей излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложений к акту.

Справка- документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для её составления, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера, она подписывается руководителем организации, главным бухгалтером и заверяется печатью. (рис.5)

Рис.5

Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. Докладная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

Объяснительная записка- документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

2. Оформление реквизита 24 – визы согласования документа

Виза официального документа- реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования(реквизит 24) документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3. Пример оформления конкретного вида документа "Должностная инструкция".

УТВЕРЖДАЮ

Директор филиала

ООО "Трансазия Лоджистик"

__________С.Н. Черкашин

"____"_________200__ г.

Код документа ДИ-___-_____

Дата введения в действие "___"____200____ г., Пр. №____

Дата последней редакции "___"____200____ г., Пр. №____

Должностная инструкция

Супервайзера отдела продаж направления Food.

1. Общие положения

1.1. Супервайзер отдела продаж является работником филиала ООО "Трансазия Лоджистик" и относится к категории специалистов.

1.2. Супервайзер подчиняется непосредственно Менеджеру отдела продаж и отчитывается перед ним по текущим вопросам.

1.3. Супервайзер принимается на работу и увольняется приказом Директора филиала ООО "Трансазия Лоджистик", по представлению Начальника отдела продаж, либо менеджера отдела продаж.

1.4. В своей повседневной работе Супервайзер руководствуется:

-правилами внутреннего трудового распорядка;

-приказами и распоряжениями руководства компании;

-Положением об отделе продаж;

-настоящей должностной инструкцией и инструкциями, необходимыми для выполнения своих обязанностей;

-Положением о кредитном контроле;

-законодательными и нормативными документами, а также методическими материалами по вопросам организации продаж.

1.5. На время отсутствия Супервайзера, его обязанности исполняет подменный менеджер по работе с ключевыми заказчиками отдела продаж, торговый агент эксклюзивной команды, или менеджер отдела продаж.

1.6. Требования к квалификации: обязательное среднее специальное или высшее образование, без предъявления требований к стажу работы, наличие личного автомобиля.

1.7. Должен знать:

-инструкции, необходимые для выполнения своих обязанностей;

-требования к качеству выполняемой работы;

-законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации продаж;

-методы изучения спроса на товар, составляющий ассортимент реализуемой продукции;

-правила оформления документации, сопровождающей продажи;

-правила дорожного движения;

-законодательство о труде и охране труда РФ;

-правила и нормы охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности, электробезопасности, производственной санитарии.

1.8. Супервайзер является материально – ответственным лицом.

1.9. Рабочий день – ненормированный.

2. Функции и обязанности

2.1. Продажа товаров Компании.

Супервайзер обязан:

2.1.1. Составлять план продаж и визитов по каждому Клиенту.

2.1.2. Еженедельно посещать клиентов на вверенной ему территории и обслуживать их в заранее оговоренный день и время, согласно маршрута.

2.1.3. Составлять заказ для доставки всего ассортимента товаров за наличный, безналичный расчет, согласно установленному Стандарту.

2.1.5. Своевременно транслировать все акции клиентам на вверенной ему территории.

2.1.6.Оказывать консультативную помощь клиентам по продукции Компании при составлении заказа.

2.1.7.Проводить презентацию товара соблюдая прием PSF.

2.1.8.Использовать алгоритм преодоления возражений и уметь определить истинное и ложное возражение, преодолевать сиюминутные возражения.

2.1.9.Уметь преобразовывать свойства товара в выгоды и использовать это на практике.

2.1.10. Контролировать своевременность платежей от Клиентов.

2.2. Расширение сети сбыта.

Супервайзер обязан:

2.2.1. Осуществлять поиск новых клиентов на вверенной территории, расширять сеть сбыта.