Довідки зберігаються в особистих справах студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів як документи суворої звітності.
Для зазначених осіб, які раніше не працювали, а тому не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково – дослідних господоговірної тематики на підставі довідок про це вносяться підприємством, на якому надалі вони будуть працювати.
У трудові книжки за місцем роботи вносять окремими рядками з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:
1) про час служби у складі Збройних сил України та інших військ, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;
2) про час навчання у професійних навчально – виховних та інших закладах, навчально – курсових комбінатах тощо.
3) про час навчання у вищих навчальних закладах включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці і при виконанні науково – дослідної господоговірної тематики та перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі;
4) про роботу як членів колгоспів – у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;
5) про час догляду за інвалідом 1 групи або дитиною – інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонерам, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
6) безробітним особам – про період одержання допомоги по безробіттю заносяться у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.
Ці записи роблять в трудовій книжці до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві.
При відновленні в установленому порядку безперервного трудового стажу для призначення допомоги по державному соціальному страхуванню в трудову книжку працівника за останнім місцем роботи у графу 3 розділу «Відомості про роботу» вносять запис «Безперервний трудовий стаж відновлений з такого то числа, місяця, року», у графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної Ради профспілок або президії ЦК відповідно галузевої профспілки.
Працівникам, які зайнятті на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу при повернені в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви у графі 3 зазначеного розділу робиться запис: «Безперервний стаж роботи зберігається».
Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, у іноземних кореспондентів, співпрацівників міжнародних організацій та інших прирівнених до них іноземців на території України, зберігаються: в м.Києві — Генеральній дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв, Автономній Республіці Крим — у філіалі Генеральної дирекції Київської міської ради з обслуговування іноземних представництв м. Ялти, в областях — в управліннях зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності облдержадміністрацій або підприємствах, визначених обласними державними адміністраціями, у м.Севастополі — в міській державній адміністрації це регулюється абзацом першим, пункту 2.20 із змінами, внесеними згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 266/118/5 від 24.09.2003
Ці органи роблять відмітки у трудових книжках про прийняття на роботу і звільнення відповідно до трудових договорів і довідок наймачів. Під час влаштування нароботу робиться запис: «Прийнято на таку – то посаду»«назва представництва компанії в Україні»і при звільненні робиться запис: «Звільнено такої – то роботи» із посланням напричину звільненнявідповідно до статті КЗпП України. Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами та кореспондентами, співпрацівниками міжнародних організацій та іншими прирівняними до них іноземцями на території України, є недійсним згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 266/118/5 [19].
Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.
Зазначені фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Під час прийняття на роботу вноситься запис:
- у графі 1 вказують порядковий номер запису;
- у графі 2 дату внесення;
- у графі 3 записують: «Прийнятий на таку – то роботу»далі зазначається професійна характеристика робіт за трудовим договором, зазначаються дата та номер договору, зареєстрованим у державній службі зайнятості, зазначається повна назва центру зайнятості,
- у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис: дата і номер реєстрації трудового договору державною службою зайнятості: «трудовий договір, номер, зареєстрований, дата». (Додаток 15).
А при звільненні робиться запис: «Звільнений з такої – то роботи», далі зазначається підстава звільнення з посиланням на відповідні статті КЗпП України, при цьому у графі 4 зазначається дата зняття трудового договору з реєстрації державною службою зайнятості: «трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)» (Додаток 16).
Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуюються його печаткою Відповідно до Інструкції доповненої пунктом 2.20-1 згідно з Наказом Мінпраці та соцполітики № 259/34/5 від 08.06.2001 [20].
У трудові книжки осіб, які перебувають на виправних роботах без позбавлення волі, власник або уповноважений ним орган підприємства за місцем роботи вносить запис про те, що час роботи протягом цього періоду не зараховується в загальний і безперервний трудовий стаж (розділ «Відомості про роботу» графа 3).
У тих випадках, коли судом у встановленому законом порядку час перебування на виправних роботах без позбавлення волі зарахований у загальний трудовий стаж, у трудових книжках роблять запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж. Ці записи вносяться до трудових книжок після закінчення фактичного строку відбування покарання встановлюється за довідками органів МВС України.
При звільненні засудженого з роботи в порядку, передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи, відповідні записи до трудової книжки вносяться тим підприємством, на яке був прийнятий або направлений засуджений. Підставою для таких записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.
В розділі «Відомості про роботу» трудової книжки роблять записи:
- у графі 1 вказують порядковий номер запису;
- у графі 2 дату його внесення;
- у графі 3 записують: «Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховується в загальний і безперервний трудовий стаж». При врахуванні судом часу перебування на виправних роботах у загальний трудовий стаж у графі 3 записують: «Час роботи з такої-то дати (число, місяць, рік) по таку-то дату (число, місяць, рік) не зараховуються в безперервний трудовий стаж»;
- у графі 4 зазначають підставу внесення запису до трудової книжки наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видачі і номер.
Питання визначення недійсними відповідних записів, внесених до трудових книжок громадян: «Звільнений від роботи (посади) у зв'язку з законним засудженням» або «Звільнений з посади у зв'язку з незаконним притягненням до кримінальнім відповідальності», про видачу їм дублікатів трудових книжок, а також питання нанесення до них відповідних записів особам. засудженим до позбавлення права займати певні посади або займатися певною діяльністю і про порядок надання їм дублікату трудової книжки регулюються чинним законодавством.
У трудові книжки працівників в розділ «Відомості про нагородження» заносяться відомості про нагородження державними нагородами та відзнаками України; в розділ «Відомості про заохочення» вносяться відомості про заохочення за успіхи в праці.
До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати або виплата яких носить регулярний характер.
Порядок внесення в трудову книжку відомостей про нагороди і заохочення такий:
- у графі 3 відповідного розділу пишеться у вигляді заголовку назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація, що зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника);
- у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення;
- у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням;
- у графі 4 зазначається, на підставі чого внесений запис із посиланням на дату, номер і найменування документа.
У тому разі, коли у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.
Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка.Вкладиш без трудової книжки недійсний.