Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.
У разі необхідності доповнення трудової книжки видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник нового чи раніш установленого 1938 року і 1974 року зразків.
3.3 ДУБЛІКАТ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ
Відповідно до п. 5.1 Інструкції № 58 про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58, особа, яка втратила трудову книжку (вкладиш до неї) зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі укладення – в інші строки, власник або уповноважений ним орган повинен видати працівник іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку її першої сторінки (Додаток 18).
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповнені дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).
Якщо працівник до влаштування на останнє місце роботи вже працював, то при заповнені дубліката трудової книжки в розділі «Відомості про роботу» у графі 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення , на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього трудовий стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах в такому порядку:
- у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
- у графі 3 найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку його було прийнято.
Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом професій провадяться за бажанням працівника.
Якщо з поданих документів видно, що працівник переводиться на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис, після цього:
- у графі 2 записується дата звільнення;
- у графі 3 причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі данні, коли ж документи не містять таких даних про роботу в минулому, то в дублікаті трудової книжки працівника вносить тільки ті данні, що є у документах;
- у графі 4 зазначається найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідний запис у дублікаті.
Документи, що підтверджують стаж роботи повертаються власнику. Власник або уповноважений ним орган зобов’язується сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.
Не зазначаються в підсумковому загальному стажі роботи записуються окремим рядком з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів, також такі записи:
- про час перебування в народному ополченні та партизанських загонах із зазначенням дати зарахування і дати проходження із служб;
- про роботу як члена артілі промислової кооперації.
Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною чи обгоріла, розірвана, забруднена тощо, то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).
При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки [18].
3.4 ВИДАЧА ТРУДОВОЇ КНИЖКИ ПРИ ЗВІЛЬНЕНІ ПРАЦІВНИКА
Згідно Наказу «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» від 29.07.1993 року, № 58, при звільненні працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені в трудову книжку за час його роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженим ним органом та завіряються печаткою підприємства або відділу кадрів.
При цьому для осіб працездатного віку вказується час, тривалість та місце підвищення кваліфікації яке пройшов працівник за останні два роки перед звільненням.
При звільненні осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором або в разі припинення в ньому членства, після відповідних записів в трудовій книжці, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж в цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та завіряються печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.
Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами і кожен текст засвідчується окремо.
Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівнику сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому випадку вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення працівника видається наказ (розпорядження) вноситься запис до його трудової книжки. Раніше внесений запис про день звільнення визначається недійсним, про що роблять відповідні виправлення.
Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.
У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його ближнім родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу.
У трудовій книжці померлого працівника у розділі «Відомості про роботу» робляться такі записи:
У графі 3 – «роботу припинено в зв’язку зі смертю» у графі 4 – дата і номер наказу (розпорядження).
Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Наприклад, «Звільнений в зв’язку з прогулом без поважних причин, п.4 ст.40 КЗпП України»(Додаток 19).
При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство пов’язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин. Наприклад, «Звільнений за власним бажанням» у зв’язку з зарахування у вищий навчальний заклад, ст.38 КЗпП України» (Додаток 20).
Запис про звільнення у трудовій книжці працівника провадиться з додержанням таких правил:
- у графі 1 ставиться порядковий номер запису;
- у графі 2 — дата звільнення;
- у графі 3 — причина звільнення;
- у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.
Днем звільнення вважається останній день роботи.
Наприклад, трудовий договір з працівником припиняється у зв’язку із скороченням штату працівників 10 жовтня 1993 року є останнім днем його роботи. У трудовій книжці працівника має бути зроблений запис:
- у графі 1 розділу «Відомості про роботу» ставиться порядковий номер запису;
- у графі 2 — дата звільнення (10.10.93);
- у графі 3 записується: «Звільнений за скороченням штатів, п.1 ст.40 КЗпП України»;
- у графі 4 зазначається дата і номер наказу (розпорядження) про звільнення (Додаток 21).
У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження: «Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу в таке-то підприємство, п.5 ст.36 КЗпП України» (Додаток 22).
У разі переходу на виборну посаду у графі 3 робиться запис:«Звільнений у зв’язку з обранням на виборну посаду в таку-то організацію, п.5 ст.36 КЗпП України».
У разі розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у зв’язку із здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями народного господарства, крім підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується «Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п.1 ст.40 КЗпП України» і далі в дужках зазначається відповідна постанова Кабінету Міністрів України.
У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років, у трудовій книжці органами соціального забезпечення ставиться штамп «Пенсію призначено». Штамп ставиться у розділі «Відомості про призначення пенсії». (Додаток 21). У трудових книжках раніше встановленого зразка 1938 року зазначений штамп ставиться на першій сторінці(Додаток 22) [18].
ВИСНОВКИ
Отже, в даній роботі проведено аналітичний огляд використаних джерел, які складаються із законодавства України, інших нормативно–правових актів, а також навчальної та практичної літератури.
Основу законодавства у сфері ведення кадрової документації складає Кодекс законів про працю України та інші законодавчі акти. До основних законів, якими повинні керуватися кадрові служби при веденні документації по кадрах є Закони України "Про колективні договори та угоди", "Про оплату праці", "Про відпустки", "Про охорону праці", "Про пенсійне забезпечення" тощо.