Правова база діяльності кадрової служби має своє нормативно–правове забезпечення, без якого не можна було б вести облік персоналу підприємства, установи чи організації. Визначено, що кадрова служба у своїй діяльності керується Положенням про кадрову службу та веде діловодство згідно примірної Інструкції з діловодства на підприємствах, в установах, організаціях. Літературні джерела для написання курсової роботи представлені навчальними посібниками, підручниками, практичними керівництвами відомих українських фахівців в галузі загального і кадрового діловодства, документування, документознавства тощо.
В роботі обґрунтовано, що основним нормативним документом з трудової діяльності громадян є Кодекс законів про працю України, який побудований на відповідних статтях Конституції України.
В комплексі організаційних документів підприємств, установ, організацій всіх видів власності використовують ряд документів, які регулюють трудові відносини, містять перелік обов’язкових функцій, які повинні виконувати працівники, а також захищають їх права в межах чинного законодавства.
До таких документів в першу чергу відносяться посадові інструкції, трудові угоди (контракти), договори.
Посадова інструкція є нормативним документом, в якому визначені функції, права та обов’язки працівника. Цей документ є дуже важливим, оскільки на його основі розробляється трудовий контракт. Разом ці два документи в першу чергу використовуються при вирішенні конфліктних ситуацій між працівником та адміністрацією.
Трудовий договір є угодою між працівником та власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом, чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу за певною спеціальністю, кваліфікацією або посадою, підпорядковуючись внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства або уповноважений ним орган, чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівнику заробітну плату та забезпечувати необхідні для виконання роботи Умови праці, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Визначено також, що ведення кадрової документації неможливо без ведення трудових книжок працівників. Адже цей документ є найголовнішим для підтвердження трудової діяльності протягом всього життя. Трудові книжки повинні заповнюватись та вестись на підприємстві, в установі, організації за місцем основної роботи працівника згідно з нормативно–правовими актами. Ведення трудових книжок регулюється Постановою КМУ "Про трудові книжки працівників" та здійснюється на основі Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників.
У роботі також визначено, що вся сукупність документів, яка фіксує відомості про трудову діяльність працівника, називається особовою справою.
Особова справа заводиться на всіх працівників організації (підприємства), але найчастіше на керівників (при цьому на окремих працівників замість особової справи можуть заводитись особові картки обліку). Підприємство само може вирішувати питання про те, які документи, особові справи чи особові картки заводити на працівників.
В особову справу входять такі документи, як особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту, науковий ступінь, учене звання, підвищення кваліфікації; перелік наукових праць (для спеціалістів, які мають вчений ступінь та звання); різного роду характеристики чи рекомендаційні листи; документи, на підставі яких видаються накази про призначення, переведення, звільнення працівника (контракт, подання, листи про переведення тощо); копії наказів (розпоряджень) про приймання (призначення), переведення та звільнення працівника або виписки з цих наказів; матеріали проведення атестації; опис документів.
Визначено, що працівники підприємства, установи, організації проходять чергову атестацію з метою виявлення відповідності займаній посаді та можливості подальшого кар’єрного зростання. Підготовка до проведення атестації та результати атестації обов’язково документуються у визначеному порядку і є основою для ефективної трудової діяльності.
Обов’язковому документуванню підлягає також нагородження працівників, призначення соціальних виплат, пенсій тощо. Всі документи з кадрової діяльності після проходження і виконання зберігаються в архівних установах протягом строго визначеного проміжку часу. Для зручності у зберіганні та пошуку необхідної інформації у разі виникнення такої необхідності, формують номенклатуру справ. Номенклатура справ – це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ як документ, обов’язкова для кожної установи. Вона забезпечує обґрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ ТА НЕОПУБЛІКОВАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Закон «Про охорону праці» від 14.10.1992р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
2. Закон «Про оплату праці» від 24.03.1995р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
3. Закон «Про колективні договори і угоди» від 01.07.1993р.[електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
4. Закон «Про статус суддів» від 15.12.1992 р. № 2862- ХІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
5. Закон «Про судоустрій України» від 07.02.2002р. № 3018-ІІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
6. Закон «Про державну службу» від 16.12.1993 р. № 3723-ХІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
7. Закон «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 06.06.1995р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
8. Закон «Про внесення змін і доповнень, що стосуються розгляду індивідуальних трудових спорів, до Кодексу законів про працю Української РСР та визнання такими, що втратили чинність, деяких законодавчих актів» від 18.02. 1992р. № 2134-ХІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
9. Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
10. Закон України «Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)» від 03.03.1998р. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
11. Закон “Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні" від 21.03. 1991р. № 875-ХІІ.[електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
12. Закон України «Про зайнятість населення» від 01.03.1991 р. № 803-ХІІ. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
13. Конституція України від 28.06.1996 р. Із змінами внесеними Законом України від 8 грудня 2004 року № 2222-ІV: Станом на 1 січня 2006 року/ М-во юстиції України. - Офіц. вид.-К., 2006.-124 с.
14. Кодекс законів про працю в Україні від 10.12.1971 зі змінами на 2002р.[електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
15. Кодекс законів «Про адміністративні порушення» від 07.12.1984 № 8073-Х. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
16. Указ Президента України «Про порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів і набрання ними чинності» від 10.06.1997 р. № 503/97.[електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
17. Наказ «Про затвердження методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ» 05.07.1998 р. №24. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
18. Наказ «Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» від 29.07.1993 р. № 58. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
19. Наказ «Про внесення змін до пункту 2.20 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників» від 24.09.2003 р. № 266/188/5. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
20. Наказ «Про внесення змін і доповнень до наказу Міністерства праці України, Міністерства юстиції України і Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58» від 08.06.2001 р. № 259/34/5. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
21. Наказ Головархіву України «Про затвердження Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» від 20.07.1998 р. № 41. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.
22. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 17. 10. 1997р. № 1153. [електронний ресурс]. – 1 електрон. опт. диск (CD-ROM). – CD-Издательство «ИНФОДИСК». Киев. – 2010 р.