Організаційна структура на ВАТ «Хмельницькзалізобетон» являє собою технологічно сформований набір органів і підрозділів, який на даному етапі функціонування підприємства відповідає існуючим цілям та виконуваним функціям.
Головним критерієм у побудові організаційних структур є виконання планів та реалізація стратегій, а управління розглядається як допоміжна по відношенню до головних функцій.
Виробничо-організаційна структура ВАТ «Хмельницькзалізобетон» являє собою сукупність органів, об’єднаних за лінійно-функціональним принципом побудови організаційних структур.
Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в ВАТ ХЗБ та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік.
Залежно від обсягу документообігу встановлено 4 категорії установ:
I категорія — з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;
IIкатегорія — від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;
IIIкатегорія — від 10 до 25 тис. документів на рік;
IVкатегорія — до 10 тис. документів на рік.
Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, форма організації діловодства у ВАТ ХЗБ є змішаною — тобто в установах І-ІІ категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.
При даній формі організації деякі операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.
Правильний вибір форми організації діловодства дає змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства і її працівників, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства.
У ВАТ ХЗБ встановлено такі види служб діловодства:
1) департамент документального забезпечення і контролю;
2) управління справами;
3) загальний відділ;
4) канцелярія;
Кожна із зазначених служб діловодства, в свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.
До складу служби діловодства входить:
1) секретаріат;
2) підрозділи (відділи, сектори, групи, служби), що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підготовку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень) тощо;
3) кур 'єрські служби;
4) архів.
Наприклад, до складу управління справами входить: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, в свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи.
Серед безпосередньо підпорядкованих голові правління ВАТ «Хмельницькзалізобетон» підлеглих можна назвати першого заступника голови правління, заступника голови правління, заступника голови правління з економіки, заступника голови правління по виробництву, головного бухгалтера, начальника відділу охорони, секретаря, заступника відділу організації праці та заробітної плати, заступника відділу кадрів, заступника з маркетингу, заступника з якості, юриста, заступника служби з розміщення цінних паперів.
Перераховані рівні підлеглих у своєму розпорядженні мають окремі профільні структурні підрозділи, підпорядковані за функціональною ознакою.
Розкриємо основне коло діяльності, функції та завдання деяких відділів та дільниць досліджуваного підприємства.
Основним завданнямслужби діловодства є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі з використанням сучасної комп'ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів.
Керуючись Примірною інструкцією з діловодства затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року, № 1153, служба діловодства, відповідно до основного завдання виконує такі функції:
1) розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
2) організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
3) організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
4) організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
5) уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
6) здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
7) приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
8) забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;
9) удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
10) здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;
11) організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;
12) впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
13) завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі [22].
При розподілі цих функцій слід дбати про забезпечення оптимального балансу між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автономності, віднаходження необхідного ступеня спеціалізації, структуризації робіт –групування за певною логікою. Обсяг робіт з кожної з функцій визначається на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.
Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладається на її працівників.
Діяльність працівників служби діловодства регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником служби діловодства на підставі «Класифікатора професій ДК 003-95», затвердженого наказом Держстандарту України від 27 липня 1995 р. № 257, та затверджуються керівником установи. А отже, назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на працівника.До основних категорій персоналу ВАТ «Хмельницькзалізобетон» відповідно до державного Класифікатора професій ДК 003-95 відносять керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців та робітників.
У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно-розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і даної установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.
Організація праці діловодного персоналу повинна відповідати таким основним принципам організації праці:
1) спеціалізація, тобто розподіл праці в діловодстві, при якому діловодні процеси і операції виконують у відособлених підрозділах, на визначених робочих місцях;
2) пропорційність, тобто врівноважена продуктивність діловодних служб (окремих груп, робочих місць) за одиницю часу;
3) паралельність, тобто паралельне виконання окремих діловодних процесів, операцій з метою скорочення тривалості циклу робіт;
4) оптимальна спрямованість, тобто вибір найкоротшого шляху документів від місця їх виникнення до місця використання;
5) неперервність, тобто усунення або зменшення різноманітних перерв у діловодному процесі;
6) ритмічність, тобто рівномірна робота всіх ланок діловодства в необхідному ритмі[30, с. 139].
Для системи управління підприємством ВАТ «Хмельницькзалізобетон» характерний класичний підхід до управління персоналу. Він характеризується орієнтацією на авторитарний стиль керівництва людьми; прагненням до мінімізації витрат на залучення підвищення кваліфікації кадрів, розв’язання соціальних питань (використання переважно грошових стимулів індивідуальної організації праці та її твердою регламентацією); зосередженістю кадрових служб виключно на роботі з документами, що не виходить за рамки фіксації процесів наймання, переміщення і звільнення, планування потреби в кадрах відповідно до завдань виробничих планів.
Метою управління персоналом на ВАТ «Хмельницькзалізобетон» є якісно визначене направлення зусиль по формуванню трудового потенціалу підприємства. Основними рисами мети управління персоналом є її довгостроковий характер та зв'язок із стратегією підприємства в цілому.
Оскільки соціальна мета є основою формування цільової спрямованості системи управління персоналом, структуризації цього виду цілей розглядається окремо і більш докладно.
Виділяють наступні завдання щодо планування ефективного управління персоналом:
1) забезпечення науково-технічного прогнозування та відповідності тематичного плану розробок науково-технічному потенціалу організації;