Документы, адресованные структурным подразделениям или конкретным должностным лицам, передаются сразу по назначению без предварительного рассмотрения.
Предварительное рассмотрение предусматривает просмотр всех поступивших на имя руководства документов. При этом выявляется документация, которая должна быть предоставлена руководителю в обязательном порядке. Это – распорядительные документы вышестоящих органов власти и управления, документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие большое значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т. п.
Перечень такой документации может быть составлен самим руководителем.
Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения управления или помощником руководителя целесообразно направлять в структурные подразделения и исполнителям. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Таким образом, предварительное рассмотрение помогает ликвидировать те инстанции движения документов, которые не оправданы деловой необходимостью, позволяет не скапливать большое количество лишней документации на столе руководителя. Это, в свою очередь, может значительно сократить сроки прохождения документов и предупредить срывы в их исполнении.
Документы, требующие исполнения, регистрируются и передаются руководителю, который принимает решение не только по существу содержащихся в документах вопросов, но и по характеру исполнения, срокам и т. д. После рассмотрения документа руководителем в регистрационные формы переносятся его резолюции, которые задают направление дальнейшего движения документов, так как определяют их исполнителей.
Характер исполнения может быть различным в зависимости от содержания и назначения документа. Ряд документов не требует письменного ответа. Они содержат указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста: проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий.
В этом случае на исполненном входящем документе ставится отметка о произведенных действиях. Например, «Проведены переговоры. 15.10.2009» или «Проведены консультации с компанией «КРОНА».
Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Служба документационного обеспечения управления проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников и на поступившем документе проставляет отметки «Принято к сведению», «Принято к руководству».
Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и др. документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет или план и на входящем документе проставить отметки «Включено в план», «Включено в отчет» и т. п.
Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного документа, который будет являться уже исходящим документом. Порядок его подготовки рассматривается ниже.
Порядок работы с исходящими документами ООО «Тропа».
Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, заключается в следующих действиях:
¾ подготовка проекта документа;
¾ его оформление и согласование (визирование);
¾ удостоверение;
¾ регистрация;
¾ отправка из организации.
Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ информации ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель нуждается в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов. После этого готовится проект будущего документа.
Проект документа проходит этап внутреннего согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Согласование документа может быть и внешним. В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации. Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет создавать документ в электронной форме, затем передавать его для редактирования, получения заключения, визирования. Возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, однако требуют решения вопросов, связанных с доступом к информации сотрудников организации, а также с проставлением подлинной подписи в грифе или визе согласования.
После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Документы передаются на подпись вместе с приложениями к ним. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов, установленный в конкретной организации, оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.
После подписания исходящий документ передается в службу документационного обеспечения управления или секретарю для регистрации, затем на отправку.
На документе, который находился на исполнении (поступившем документе), и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении и о списании документа в дело: проставляются данные ответного документа и отметка «В дело».
Поступивший документ, который был исполнен, и копия отправленного ответного документа с визами согласования подшиваются в дело. Подлинник ответного документа исполнитель передает на отправку в службу делопроизводства или секретарю компании. Такая же схема действует и при подготовке инициативных исходящих документов.
Этапы работы с внутренними документами ООО «Тропа».
На этапах подготовки и оформления работа с внутренними документами организуется так же, как с исходящей документацией: составляется проект документа, проводится его согласование с соответствующими должностными лицами данной организации. Если появляются замечания, проект документа дорабатывается, затем подписывается руководителем и регистрируется. После регистрации технология работы с внутренним документом аналогична работе с входящим документом: его передают на исполнение соответствующему должностному лицу, о чем делается запись в регистрационной форме. После исполнения документ подшивается в дело. В случае, когда исполнение поручается нескольким специалистам, делается необходимое количество копий документа. Исполнение зарегистрированных внутренних документов контролируется службой документационного обеспечения управления. Особенно это касается распорядительных документов.
Ряд внутренних документов не требует исполнения. К таким документам могут быть отнесены акты, протоколы, в постановляющей части которых не содержится распоряжений.
Такие документы после их регистрации сразу должны быть помещены в соответствующие дела для использования в информационно- справочной работе. Движение внутренних документов, как правило, не имеет этапа отправки. Однако есть исключения. Организации могут направлять внутренние (например, распорядительные) документы в свои территориально разобщенные структурные подразделения. В этом случае отправка должна осуществляться с учетом правил отправки исходящих документов.
Таким образом, правила организации документооборота играют очень важную роль. Их соблюдение позволяет достичь прямоточности направления документопотоков, сократить время и трудозатраты на обработку документов, добиться равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. Опираясь на общие подходы к организации документооборота, конкретные организации могут определить свои особенности движения и обработки различных категорий документов с учетом специфики состава документов, внутренней структуры, распределения полномочий руководителей и функциональных обязанностей подразделений и специалистов. Это необходимо делать для улучшения информационно-документационного обеспечения деятельности аппарата управления в целом.
Контрольные операции исполнения документов включают в себя:
¾ выявление хода исполнения документа;
¾ занесение сведений об этом в графу РКК «Контрольные отметки»;
¾ проверку, если необходимо, структурного подразделения - исполнителя.
Проверка хода исполнения документов осуществляется следующим образом: задания последующих лет контролируются не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, задания текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней и затем ежедневно до истечения срока.