Счета открываются в начале года или при образовании предприятия. При этом остатки (сальдо) по счетам на начало отчётного периода переносятся из соответствующих счетов прошлого отчётного периода, где они были отражены как остатки (сальдо) на конец прошлого отчётного периода. Остаток (сальдо) на начало отчётного периода в активных счетах показывается по дебету, а в пассивных – по кредиту.
Далее на открытых счетах регистрируются все хозяйственные операции отчётного периода, то есть производятся записи по увеличению или уменьшению соответствующих объектов учёта. Операции по увеличению средств на активных счетах отражаются по дебету, а уменьшению – по кредиту. Операции по увеличению источников средств, отражаемых на пассивных счетах, показываются по кредиту, а уменьшению – по дебету.
После отражения всех операций отчетного периода на счетах подсчитывают дебетовые (как сумма всех операций по дебету счёта без остатка на начало отчётного периода) и кредитовые (как итоговая сумма всех операций по кредиту счёта без остатка на начало отчётного периода) обороты и остатки на конец отчётного периода.
В активном счёте остаток на конец отчётного периода определяется путём сложения дебетового остатка на начало отчётного периода с суммой дебетового оборота по счёту и вычитания из полученного итога суммы кредитового оборота за тот же период времени.
В пассивном счёте остаток на конец отчётного периода определяется путём сложения кредитового остатка на начало отчётного периода с суммой кредитового оборота за отчётный период и вычитания из полученного итога суммы дебетового оборота за тот же период времени.
Наряду с активными и пассивными счетами в учёте применяются также активно-пассивные счета. На них преимущественно отражаются расчёты предприятия со сторонними организациями, учредителями, своими работниками. В зависимости от состояния расчётов остатки по таким счетам могут быть дебетовыми, что означает наличие дебиторской задолженности, или кредитовыми (наличие кредиторской задолженности), или же одновременно дебетовыми и кредитовыми (в случае, когда одни сторонние организации, учредители, работники должны предприятию, а другим – должно предприятие).
Для определения остатка на конец отчётного периода по активно-пассивному счёту необходимо к остатку на начало отчётного периода прибавить оборот по той стороне счёта, где отражён этот остаток, и вычесть оборот по противоположной стороне счёта. Положительная разность будет означать, что сальдо на конец отчётного периода остаётся на той же стороне счёта, где отражено сальдо на начало отчётного периода, а отрицательная – сальдо в сумме полученной разности переходит на противоположную сторону счёта.
Счета бухгалтерского учёта бывают синтетическими и аналитическими. На синтетических счетах бухгалтерского учёта отражаются данные экономических группировок имущества организации, источников его формирования и хозяйственные операции в обобщённом виде в денежном выражении. К таким счетам, например, относятся счета «Основные средства», «Материалы», «Расчёты с персоналом по оплате труда», «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» и.т.п.
Однако для управления финансово-хозяйственной деятельностью организации, оценки её места в рыночной экономике, состояния расчётов с конкурентами организации недостаточно располагать лишь общими показателями, необходимо иметь детализированные данные по каждому поставщику материалов, каждому покупателю, по видам вырабатываемой продукции, по каждому работнику организации и.т.д. Поэтому в развитие экономических группировок синтетических счетов открываются аналитические счета, – детализированные счета, учёт на которых осуществляется как в денежном, так и в натуральном измерении. Примеры: счёт Цемента №400, счёт П.И. Краснова (менеджера) и.т.п.
Субсчета являются промежуточной группировкой аналитических счетов в пределах соответствующего синтетического счёта.
Синтетические счета являются счетами I порядка, субсчета – счетами II порядка, аналитические счета могут быть III, IV, V и.т.д. порядка в зависимости от поставленной цели, связанной с подготовкой, обоснованием и принятием соответствующих управленческих решений или выяснением положения организации на рынке, конкурентоспособности вырабатываемой продукции.
Аналитические и синтетические счета взаимосвязаны, т.к. на аналитических счетах отражаются те же виды имущества и источники их формирования, хозяйственные операции, что и на синтетических счетах, но по более дробным экономическим группировкам. Это означает, что общие итоговые данные аналитических счетов должны быть равны итоговым данным соответствующего синтетического счёта.
Классификация – это группировка счетов по наиболее существенным признакам.
Классификация счетов выполняется ради трёх важных целей:
1) понять смысл, функцию и назначение того или иного счёта, чем он принципиально отличается от других счетов или, наоборот, что общего между тем или другим счётом,
2) облегчить тем самым учащимся изучение природы счетов, а бухгалтерам-практикам их использование,
3) помочь в составлении планов счетов.
Согласно взглядам выдающегося швейцарского автора И.Ф. Шера классификация счетов должна быть: 1) всеобъемлющей, полной, т.е. все хозяйственные процессы, средства и источники должны получить отражение на счетах; 2) приспособлена к особенностям предприятия; 3) правильно и в соответствии с законом отражать юридическую структуру средств; 4) предусматривать расположение учётных объектов по материальным категориям, хозяйственным процессам и ликвидности имущества, 5) приспособлена к дальнейшему расчленению счетов и их последовательному укрупнению.
Этим требованиям должна отвечать любая классификация, но суть почти любой классификации, в том числе и классификации счетов, сводится к тому, что она не может быть единственной, ибо зависит от целей, а их всегда множество. Здесь можно выделить следующие классификации:
К1 – по отношению к итогу баланса счета делятся на балансовые, т.е. на счета, чьё сальдо прямо или косвенно фигурирует на статьях бухгалтерского баланса, и забалансовые, т.е. счета, чьё сальдо не показывается на статьях баланса и не включается в его итог.
К2 – по отношению к сальдо счетов, участвующих в балансе (присутствующие прямо и присутствующие косвенно) все счета делятся на те, сальдо которых непосредственно отражается в балансе, и те, сальдо которых передаётся на другой счёт, т.е. фигурируют в балансе косвенно. Обычно это счета, отражающие финансовые результаты.
К3 – по виду сальдо необходимо выделять счета, имеющие дебетовое сальдо и показываемые в активе баланса, и счета, имеющие кредитовое сальдо и показываемые в пассиве баланса.
К4 – по значению сальдо счета делятся на чистые (хозяйственная масса сформирована по одному признаку) и смешанные (хозяйственная масса сформирована по нескольким признакам).
К5 – по объёму информации счета делятся на синтетические и аналитические.
К6 – по назначению счета делятся на реальные, за которыми стоят конкретные лица и не менее конкретные ценности, и счета номинальные, искусственно вводимые в систему счетов, чтобы уточнить оценку реальных счетов.
К7 – по характеру исчисления сальдо (вводимые и выводимые);
К8 – по юридическому содержанию (счета собственника и счета третьих лиц);
К9 – по экономическому содержанию (счета средств – материальные, монетарные и счета результатов, см. Приложение 1. [4, стр.41]).
Схема классификации счетов по структуре и назначению представлена в Приложении 2 [15, стр.72]. На основных счетах накапливается информация, характеризующая движение имущества и капитала предприятия и состояние его расчётов с дебиторами и кредиторами. Регулирующие счета уточняют стоимостную характеристику объектов бухгалтерского учёта, отражаемых на основных счетах, они не имеют самостоятельного значения, а являются только их дополнением. Операционные счета предназначены для отражения на них расходов, связанных с осуществлением хозяйственных операций, процессов заготовления, производства и реализации продукции, товаров, работ и услуг. Финансово-результатные счета предназначены для определения результатов сопоставления доходов и связанных с их получением расходов предприятия и выявления его прибыли или убытка. Инвентарными (01,03,04,10 и др.) называются счета, на которых учитываются материальные ценности и денежные средства предприятия, включая ценные бумаги. Фондовыми (86, 88 и др.) называются счета, на которых учитываются источники формирования собственных средств предприятия – уставный, резервный капитал, фонды специального назначения, нераспределённая прибыль и целевое финансирование. Счета расчётов (60,70,71,68,69 и др.) предназначены для обобщения информации о состоянии расчётов с дебиторами и кредиторами предприятия. Регулирующие счета делятся по методу регулирования оценки объектов, отражаемых на основных счетах. Если регулирование текущей учётной оценки объектов учёта до суммы их балансовой стоимости осуществляется путём прибавления суммы регулятива регулирующего счёта к учётной цене объекта основного счёта, то такие регулирующие счета называются дополнительными. Если регулирование текущей учётной оценки объектов учёта основных счетов до суммы их балансовой стоимости осуществляется путём вычитания суммы регулятива регулирующего счёта из учётной цены объекта, то такие регулирующие счета называются контрарными (02,05,14,42 и др.). Отличительной особенностью собирательно-распределительных (25, 26)счетов является отсутствие на них остатка. Поэтому в бухгалтерском балансе они не представлены. Эти счета выполняют учётную функцию контроля. Принцип соответствия доходов и расходов и их временной привязки к соответствующему отчётному периоду обеспечивается наличием бюджетно-распределительных (31,89,83) счетов. На калькуляционных (08,15,20 и др.) счетах формируется информация для калькуляционных расчётов фактической себестоимости заготовленных производственных запасов, производственной продукции и др.