Кадровая служба на предприятии (стр. 5 из 8)

· срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу

· условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

В приказе о приеме обязательными реквизитами, придающими ему юридическую силу, являются: дата, номер и подпись руководителя.

Нумерация приказов по личному составу проводится в рамках календарного года. Приказ составляется кадровой службой в одном экземпляре, визируется руководителем структурного подразделения, в котором будет работать поступающий работник, юрисконсультом, главным бухгалтером, заместителем руководителя по работе с персоналом организации и подписывается руководителем организации.

Все приказы регистрируется в «Книге регистрации трудовых

Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит его подпись и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма ЫТ-54).

Приказы о приеме хранятся 75 лет.

2.2 Трудовая книжка работника

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или служащего.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Лица, проступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядом Вооруженных Сил - военный билет.

Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.

На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях.

Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения) и должны точно соответствовать тексту приказа.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек, подробно изложен в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях».

В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся:

· сведения о работнике;

· сведения о работе;

· сведения о награждениях и поощрениях;

· сведения об открытиях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о работнике.

Указываются:

· фамилия, имя, отчество работника

· дата его рождения;

· образование;

· профессия или специальность.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей -подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).

Сведения о работе включают в себя:

- прием на работу

- перевод на другую постоянную работу

- увольнение

Раздел «Сведения о работе» представляют собой таблицу из 4-х граф:

графа 1 - № записи

графа 2 - дата (число, месяц, год)

графа 3 - сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжки в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.

Если работник выходит на пенсию, то производится на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах.

Заполнение и подпись «Представления». Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.

В трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена» в разделе «Сведения о назначении пенсии». В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен.

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу регистрации трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется - приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы.

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет.

Таким образом, правильное оформление, ведение и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника.

2.3. Приказ о переводе работника на другую работу

В соответствии с нормами трудового законодательства запрещается поручать работнику работу, не обусловленную трудовым договором, а изменение существенных условий трудового договора допускается только с согласия работника. Однако если по каким -либо причинам необходимо поручить работнику другую работу с изменением его трудовой функции или существенных условий трудового договора существует такая категория как перевод.

В трудовом законодательстве предусмотрено три вида переводов:

1. Перевод на другую работу или должность в той же организации. Этот перевод осуществляется с согласия работника и работодателя.

2. Перевод в другую местность вместе с организацией. Этот перевод осуществляется с согласия работника, а при отказе работника от такого перевода трудовой договор с ним прекращается по п.9 ст. 77 Трудового Кодекса РФ.

3. Перевод в другую организацию. Этот перевод
осуществляется с согласия работника и двух работодателей.

Существуют также переводы обязательные для одной из сторон:

1. Перевод работника на более легкую работу по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением.

2. Перевод беременной женщины на работу исключающую воздействие вредных факторов.

3. Перевод на другую работу женщины, имеющей ребенка в возрасте до 1,5 лет.

4. Перевод по производственной необходимости.

Любой из вышеперечисленных переводов оформляется приказом (распоряжением) работодателя о переводе работника на другую работу по форме № Т-5.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5), применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Заполняется работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку.

Все приказы регистрируется в «Книге регистрации трудовых приказов».

В случае, если трудовой договор с работником не заключался и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется.