С целью обеспечения сохранности документов и оперативного наведения справок в архивах Росархивом установлены правила подготовки и передачи дел на архивное хранение.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-5 человек.
Примерный состав экспертной комиссии:
- зам. директора
- ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров или бухгалтерии)
- секретарь-референт
Если на предприятии есть архив, то в состав комиссии входит архивист.
Главной задачей комиссии является проведение ежегодного отбора документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки, хранения которых истекли.
Первым этапом научно-технической обработки является определения наиболее подходящего времени для ее проведения. Если в организации очень напряженная пора авралов, подведение итогов, завершения срочных работ и т.п., то лучше перенести обработку на более спокойный период. Начало года или время отпусков, как правило, подходят лучше всего.
На заседании экспертной комиссии определяется место проведения научно-технической обработки. Комната или кабинет должны быть недоступны для посторонних посетителей, оборудованы средствами охранной сигнализации и находится в месте, удобном для сосредоточения документов структурных подразделений предприятия.
Экспертная комиссия решает вопрос определения хронологических рамок обрабатываемых документов.
Временные стоки хранения применяются всеми организациями, постоянный срок хранения применяется только теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры, то есть источниками комплектования архивов.
Другие организации хранят эти документы от 10 лет до ликвидации организации в соответствии с законодательством и необходимостью практического использования документов.
По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертной комиссией предприятия выносится самостоятельное решение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.
В зависимости от значимости документов устанавливается следующие сроки хранения.: 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет и постоянно. При истечении сроков хранения учитываются только годы. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы:
- документы, предназначенные для архивного хранения
- документы, подлежащие уничтожению
- документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве
К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся:
- приказы по личному составу
- личные карточки ф. Т-2
- личные дела
- книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги
- книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников
- книги учета выдачи трудовых книжек
- невостребованные трудовые книжки
- протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
· документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
· произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
· подшить в конце дела заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле;
· на наиболее важные документы (по личному составу или имеющие гриф ограничения доступа) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
· переплести дело или прошить его в 4 прокола;
· дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой и обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.
На документы отдела кадров, передаваемые в архив, составляется отдельная опись - опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Опись составляется, как правело, на документы одного года. В описи по личному составу дела располагаются в определенном порядке:
■ книги, журналы учета сотрудников (если она ведется)
■ приказы по личному составу
■ личные карточки и личные дела
■ невостребованные трудовые книжки
■ лицевые счета по заработной плате (берутся из бухгалтерии)
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем поставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
В период подготовки дел к передаче на хранения работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количество дел описи. Все выявленные при проверке недостатки экспертная комиссия обязана устранить.
Прием-передача дел в архивохранилище проводится членами экспертной комиссии и архивистом. Только после передачи документов в архив предприятию разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин, не менее чем тремя работниками предприятия.
Пройдя практику в отделе кадров ФГОУ СПО «Челябинского юридического техникума», я выяснила, что качество ведения кадровой документации зависит от добросовестности руководителя и уполномоченных им лиц.
Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж играют особую роль в жизни человека.
Трудно переоценивать важность безупречного оформления документов отдела кадров, правильного хранения и защиты персональных данный в них. Но, к сожалению, в настоящее время нет нормативного документа федерального уровня, в котором определялся бы единый подход к составу и правилам ведения и оформления кадровой документации. Если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции строгого и четкого ведения документов по личному составу, то в негосударственных организациях зачастую недооценивается роль кадровой документации, игнорируется необходимость составления отдельных видов документов, не учитываются требования контролирующих органов к документам по личному составу.
Сотрудники кадровой службы по роду своей деятельности имеют доступ к персональным данным работников предприятия и всегда должны помнить о неукоснительном выполнении требований по их защите.
Работники кадровых служб всегда должны сознавать свою ответственность перед трудовым коллективом и помнить, что за сухими буквами документов стоят живые люди.
Документы по личному составу должны быть также под пристальным вниманием инспекторов труда, архивных работников. Органы Федеральной инспекции труда действуют при каждом региональном департаменте по труду. Они вправе запрашивать у администрации предприятия любые документы, необходимые им для выполнения контрольных функций.
Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.
В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.
Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы
с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.
В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя - правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу.
Кроме прохождения производственной практики в отделе кадров я занималась оформлением зачетных книжек студентов III курса, готовила документацию к итоговым государственным экзаменам. Вся эта работа требовала внимания и усидчивости, скрупулезности.
За период прохождения практики я углубила свои знания по делопроизводству и трудовому праву, надеюсь, приобретенные на практике знания мне пригодятся и в последующем.
1. Конституция РФ. 1993 г.
2. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1-2.
3. Трудовой кодекс РФ. 2002 г.
4. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
5. постановление Совмина-Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их делопроизводства» от 03.03.1993 г. № 191
6. Основы законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах. Постановление Верховного Совета РФ от 07.07.1993 г. № 5342-1.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Государственная архивная служба России (Росархив). М., 1997
8. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
9. Закон Челябинской области об архивном фонде Челябинской области и архивах. Принят постановлением Челябинской областной Думы от 25.01.1996 г. № 363
10. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М., 2002-152с.
11. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформления документов ГОСТ Р 6.30-2003. Дата введения - 01.07.2003 г.
12. М.Ю. Рогожин. Деловые документы в примерах и образцах. Новый ГОСТ Р 6.30-2003. М. МЦФЭР 2003.