Изучение данных включает:
описание состава и содержания выполняемых функций объекта анализа;
уяснение сущности объекта анализа и характера процессов выработки, обоснование, принятие и реализация управленческих решений;
характеристику кадров управления, применяемых технических средств, информации, используемой объектом в своей работе; организационной структуры и методов управления;
изучение внедряемых или планируемых мероприятий по совершенствованию управления;
изучение передового опыта в организациях-аналогах;
подготовку информации для определения затрат на выполнение управленческих функций на основе нормативной документации и экспертного опроса, а также в результате изучения форм статистической отчетности и штатного расписания;
построение функционально-целевой модели системы управления организацией или ее отдельной частью, где приводится состав функциональных, целевых и обеспечивающих подсистем и взаимосвязей между ними.
Источниками информации при анализе работы ОВКиК служат отчеты и справки по комплекции, положение об отделе, должностные инструкции, организационная структура ОВКиК, штатное расписание отдела, схемы документооборота, формы, документы, данные, исходящие и поступающие в ОВКиК, данные бухгалтерской отчетности, материалы анкетного и устного опроса всех работников отдела и складского хозяйства.
На аналитическом этапе осуществляются: формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяются затраты на выполнение функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.
Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные.
Главная функция - это функция, для осуществления которой создано анализируемое подразделение аппарата управления организации. Для ОВКиК главная функция - управлять внешней кооперацией и комплектацией.
Основные функции необходимы для реализации главной функции ОВКиК организации, без них не может быть осуществлена главная функция.
Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций.
Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеет важное значение, так как среди последних находятся излишние или не свойственные отделу функции - важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения затрат на выполнение совокупности управленческих функций.
Классификация функций позволяет построить функционально-стоимостную диаграмму, которая представляет собой графическое изображение функций системы управления или отдельного подразделения (рис.7.1). Диаграмма строится по следующим правилам.
Все функции ОВКиК заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией отдела). Основные функции располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между анализируемой основной функцией управления и функцией более низкого уровня. Все вспомогательные функции располагаются либо над, либо под основными функциями. Это необходимые вспомогательные или излишние, несвойственные функции.
При помощи тестов "Как?", "Зачем?", "Когда?" отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излишних или несвойственных. Все основные функции по направлению слева направо должны отвечать на вопрос "Как?", а по направлению справа налево - на вопрос "Зачем?". Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос "Когда?" (когда возможно осуществление основной функции?). В случае необходимости количество тестов можно увеличить.
Затем при помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций ОВКиК.
Пример определения затрат на осуществление функций ОВКиК
| Полное наименование функций ОВКиК | Определять потребности в комплектующих изделиях | |||||
| Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции | Годовые расчеты потребности | |||||
| Виды документов, форм или данных, поступающих в отдел для обработки или составления данного документа (формы) по функции | Производственная программа, нормы расхода, ведомость согласования, данные складского учета | |||||
| Подразделение или организация, откуда поступают документы, формы или исходные данные | ПЭО, ПДО, ОПТ, ОГК, цехи, склады | |||||
| Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции | Вышестоящие организации | |||||
| Технические средства, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных | Счетная машинка, компьютер | |||||
| Количество технических средств, их стоимость и доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции | 1 шт. - 2000 руб.1 шт. - 35 000 руб.39 руб. | |||||
| 19 | Регистрировать | поступление | комплектующих изделий | В | 13 240 | |
| 20 | Контролировать | приемку | комплектующих изделий | в | 2 700 | |
| 21 | Контролировать | хранение | комплектующих изделий | в | 4 680 | |
| 22 | Реализовывать | излишки | комплектующих изделий | в | 5 340 | |
| 23 | Рассчитывать | остатки | комплектующих изделий | в | 1000 | |
| 24 | Вести | учет | комплектующих, изделий | в | 5 000 | |
| 25 | Контролировать | использование | комплектующих изделий | в | 5 060 | |
| 26 | Вести | отчетность | о работе ОВКиК | в | 5 060 | |
Фрагмент схемы функциональных взаимосвязей ОВКиК с другими функциональными подразделениями организации
| Функции ОВКиК | Подразделения и должностные лица | ||||||||||||||||||||
| ОГК | ОГТ | БМА | БРИЗ | ОГМ | ОГЭ | БТД | ПДО | ОМТс | ОВКиК | ФО | ОС | ПЭО | ООТиЗ | оОК | Бухгалтерия | ОТК | Директор | Гл. инженер | Зам. директора по коммерческим вопросам | Зам. директора по кадрам | |
| Определить потребности в комплектующих изделиях | С | П | У | п | 0 | У | У | П | t | Р | |||||||||||
Условные обозначения:
ОГК - отдел главного конструктора;
ОГТ - отдел главного технолога;
БМА - бюро механизации и автоматизации;
БРИЗ - бюро рационализации и изобретательства;
ОГМ - отдел главного механика;
ОГЭ - отдел главного энергетика;
БТД - бюро технической документации;
ПДО - производственно-диспетчерский отдел;
ОВКиК - отдел внешней кооперации и комплектации;
ФО - финансовый отдел;
ОС - отдел сбыта;
ПЭО - планово-экономический отдел;
ООТиЗ - отдел организации труда и заработной платы;
ОК - отдел кадров;
ОТК - отдел технического контроля;
О - отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимый документ;
П - представляет исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции;
У - участвует в выполнении данной функции, визирует подготовленный документ;
С - согласовывает подготовленный документ по функции;
Р - принимает решение, утверждает, подписывает документ.
Так, за выполнение функции "Определять потребности в комплектующих изделиях" отвечает ОВКиК, он организует ее исполнение, подготавливает и оформляет необходимые документы. Из ОГТ ОВКиК получает нормы расхода комплектующих изделий по номенклатуре выпускаемой продукции. Планы и производственные программы предоставляют ПЭО и ПДО. Расчет потребности в комплектующих изделиях согласовывается с ОГК. Финансовый и сбытовой отделы участвуют в выполнении данной функции, предоставляя информацию о наличии оборотных средств, результатах складского учета. В расчетах потребности участвует и БТД, размножая необходимые документы. Утверждает документ о потребности предприятия в комплектующих изделиях заместитель директора по коммерческим вопросам.
Для определения степени значимости функций ОВКиК создается экспертная группа. В ее состав входят начальник ОВКиК, руководители и специалисты материальных групп отдела.
Матрица попарных сравнений для основных функций ОВКиК
ОМТС - отдел материально-технического снабжения;
| № функции | Функция | Номер функции | Сумма в баллах | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | |||
| 1 | Определять потребности в комплектующих изделиях | - | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 | 1 | 15 |
| 2 | Составлять заявки на комплектующие изделия | 1 | - | 1 | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 1 | 1 | 12 |
| 3 | Подавать заявки на комплектующие изделия | 0 | 1 | - | 1 | 2 | 1 | 1 | 1 | 2 | 0 | 9 |
| 4 | Получать средства на комплектующие изделия | 0 | 1 | 1 | - | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 | 0 | 11 |
| 5 | Заключать договора на поставку | 0 | 1 | 0 | 1 | - | 2 | 1 | 2 | 2 | 0 | 9 |
| 6 | Составлять спецификации на комплектующие изделия | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | _ | 2 | 2 | 2 | 0 | 7 |
| 7 | Акцептовать счета на комплектующие изделия | 0 | 0 | 1 | 0 | 1 | 0 | - | 2 | 1 | 0 | 5 |
| 8 | Руководить работой складов | 0 | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | _ | 2 | 1 | 4 |
| 9 | Разрабатывать лимиты на комплектующие изделия | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 0 | - | 1 | 4 |
| 10 | Снабжать цеха комплектующими изделиями | 1 | 1 | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 | 1 | __ | 14 |
Затем полученные значения эксперты заносят в сводную матрицу (табл.7.6).
Для снижения субъективного фактора при определении значимости управленческих функций экспертные ряды проверяются по формуле
К=31/32,
где К - коэффициент устойчивости экспертного ряда;
З1 - максимальная значимость в экспертном ряду;
32 "" минимальная значимость в экспертном ряду.
Затем коэффициент устойчивости экспертного ряда сравнивается с нормативным значением этого коэффициента (Кн), который равен 2,0. Если значение К > Кн, то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение К и рассчитываются среднеарифметические значения значимости каждой функции.
Сводная матрица позволяет проранжировать все функции отдела по степени их значимости с учетом мнений всех экспертов. Количество экспертов может быть больше шести