Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета.
Информационно-документационное обеспечение - главная составляющая секретарской деятельности.
В ходе работы над дипломным проектом были опрошены секретари всех структурных подразделений ПИК «Идел-Пресс». Целью данного исследования явлюсь желание определить содержание деятельности секретаря как работника, занимающегося организационным и информационным обслуживанием аппарата управления в новых социально-культурных условиях.
Анализ документации, регламентирующий деятельность секретаря и результаты опроса показали, что они в своей деятельности руководствуются: действующим законодательством РФ, уставом ПИК «Идел-Пресс», правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о структурных подразделениях организации, приказами (указаниями) руководства организации, нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства и должностными инструкциями.
Анализ результатов опроса показал, что на изменение мнения общественности в оценке роли секретарей в различных профессиональных сферах деятельности повлияли следующие факторы: изменение образа секретаря в положительную сторону в связи с возросшими по отношению к ним требованиями; увеличение объема выполняемых функций и т.д. Требования к профессиональным умениям, знаниям, навыкам со стороны руководителей (проректоров, деканов и т.п.) к секретарям за последние годы значительно расширились и увеличились. Изменения требований к секретарю, связаны со спецификой деятельности руководителя вузовской сферы, который ежедневно занимается интеллектуальным трудом, с расширением сектора специальностей и специализаций в вузе, внедрением компьютерных технологий во все сферы человеческой деятельности.
Анализ деятельности секретарей обследуемого учреждения показал, что условно всех опрашиваемых секретарей можно разбить на две группы:
1 группа – это секретари, занимающиеся большей частью документационным и информационным обеспечением (секретарь руководителя и заместителей);
2 группа - это секретари, занимающиеся обслуживанием как организационным, так и информационным (секретари стенографистки, машинистки и пр.).
Деятельность данных групп очень неоднородна. Это связано с тем, что: во-первых, содержание их работы определяется, прежде всего, уровнем управления; во-вторых, все выше перечисленные профессиональные обязанности, не одинаковые по сложности, требуют различной компетентности и соответствующего уровня подготовки; в-третьих, состав профессиональных функций секретаря всегда определяет руководитель в соответствии с должностной инструкцией.
Результаты исследования показывают, что работа секретаря творческая. Для выполнения на качественном уровне всех профессиональных обязанностей им нужны глубокие аналитические знания в области организации и технологии документационного обеспечения управления.
Для эффективного выполнения всех перечисленных функций в работе секретарей немаловажное значение имеет умение организовать свою работу.
Результаты анализа нашего исследования наглядно подтвердили проявление в современном обществе тенденций усиления информационно - документных функций в деятельности секретаря. Поэтому важным условием совершенствования деятельности данных специалистов выступает регулярное повышение уровня их квалификации, автоматизация технологических процессов документирования и организации работы с документами, рационализация документного и бездокументного обслуживания и т.п.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12.12. 1993.
2. Гражданский кодекс РФ. Принята Государственной Думой 30.11.1994 №51-ФЗ. Часть первая (в ред. от 21.07.2005) // СЗ РФ. – 1994. - №32. - ст. 3301; 2005.-№30 (ч.2).- ст. 3120.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 30.12. 2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05. 2005) // СЗ РФ. - 2002. - №1 (Ч.1). ст. 3; 2005.-№19.- ст. 1752.
4. Закон РСФСР от25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002) // Ведомости СНД И ВС РСФСР. – 1991. - №50. – ст. 1740; 2002. - №50. - ст. 4926.
5. Закон РФ от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004) // СЗ РФ. – 1997. – 41. – С.8220-8235.
6. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. – 2006. - №25.
7. Федеральный закон от 044.07.1996 №85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» (в ред. от 29.06.2004) // СЗ РФ. – 1996. – №28. – ст.3347; 2004. - №27. - ст.2711.
8. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. – 2002. - №2. – ст.127.
9. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне // СЗ РФ. – 2004. – 32. – ст.3283.
10. Федеральный закон от 22.10. 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2004. - №43. – Ст.4169.
11. Федеральный закон от 01.06. 2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2005. - №23. – ст. 2199.
12. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: ИПК Издательство стандартов. - М., 1998. – 13 с.
13. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения / Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. - М., 1991. – 78 с.
15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37 (в ред. от 12.11.2003). – М., 2003.
16. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003). – М., 2003.
17. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, ВНИИДАД, 2001. – 80 с.
18. Андреева В.И. Делопроизводство: практ. пособие / В.И. Андреева. – 7-е изд., перераб. и доп. – М.: АЗО «Бизнес-школа»,2000. – 192 с.
19. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирм (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М: Инфра – М, 1996. – 224 с.
20. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): настол. кн. для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: АО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1995. - 222 с.
21. Андреева, В.И. Инструкция по документационному обеспечению деятельности фирмы: практ. пособие для негосударственных структур / В.И. Андреева, С.Н. Батюк. - М.: АО «Технолюкс –2», 1994. – 205 с.
22. Барсуков М.И. Справочник секретаря-референта: практ. пособие. – 2-е изд., испр. и доп. – Ростов н/Д: Феникс, 2003. – 512с.
23. Веселов П.В. Профессия – секретарь: учеб. пособие / В.П. Веселов. - М.: Информ.-внедрен. центр «Маркетинг», 1996. – 96 с.
24. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности / В.П. Веселов. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Изд-во стандартов, 1990. – 158 с.
25. Виноградова Т.В. Из истории канцелярии / Т.В. Виноградова // Секретар. дело. – 1997. - №4. – С.106-108.
26. Галуцкий Г.М. Управляемость культуры и управление культурными процессами / Г.М. Галуцкий. – М., 1998. – 464 с.
27. Гречихин А.А. Информационные издания. Типология и основные особенности подготовки: (От рукописи – к книге)/ А.А Гречихин, И.Г. Здоров. – М.: Книга,1983. – 320 с.
28. Демин Ю.М. Секретарское дело. Универсальный справочник / Ю.М. Демин. – М.: Бератор-Пресс, 2003. – 320 с.
29. Додонова, М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретар. дело. – 1997. - №1. – С.123.
30. Додонова М.И. Где и чему учат секретарей? / М.И. Додонова // Секретар. дело. - 1997. - № 2. - С.27-33.
31. Зиновьева, Н.Б. Документоведение: учеб.-метод. пособие / Н.Б. Зиновьева. – М.: Профиздат, 2001. – 208 с.
32. «Идел-Пресс»: полиграфически- издательский комплекс. – Казань, 2005. – 100 с.
33. Казаков Е.А. Информационно-аналитическое обеспечение органов власти / Е.А. Казаков // НТИ. Сер.1. – 1992. - № 3/4. – С.67-76.
34. Карцева Л.В. Руководить эффективно: учеб. пособие / Л.В. Карцева. – Казань: ФГОУ, 2003. – 117 с.
35. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М.В.Кирсанова, Ю.М.Аксенов. - 2-е изд. - М.: Инфра-М; Новосибирск: НГРАЭиУ, 1998. - 272 с.
36. Книга секретаря. – СПб.: Питер, 2004. – 512 с.
37. Конькова А.Ю. Статус канцелярских служащих в пореформенной России 19 века / А.Ю. Конькова // Секретар. дело. – 1997. - №2. – С.123-129.
38. Конькова А.Ю. Государственные секретари во второй половине 19 века (Е.А. Перетц, А.А. Половцев)/ А.Ю. Конькова // Секретар. дело. – 1997. - №4. – С.99-1106.
39. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. – М.: ИНФРА-М, 1998.
40. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2000. - №1. -С. 35.
41. Кузнецова С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса / С.Л. Кузнецов // Секретар. дело. - 1997. - № 1. - С. 73-81.
42. Кузнецова С.Л. Обеспечение сохранности электронных документов / С.Л. Кузнецов // Секретар. дело. - № 1. - С.98-105.
43. Кузнецов, С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах/ С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. - 2000. - №3. - С. 35.
44. Кузнецов С.Л. Программные средства обеспечения сохранности электронных документов / С.Л. Кузнецов // Секретар. дело. - 1998. - № 2. - С.71-76.