Питання документування і діловодства торкнулися н ряду інших законодавчих актів Петра I і його наступників. До них відносяться такі важливі закони, як "Посада Сенату" і "Посада генерал-прокурора" (обидва укази від 27 квітня 1722 р.), указ "Про форму суду" від 5 листопада 1723 р., "Регламент або статут Головного магістрату від 11 січня 1721 г." і ряд інших актов2).
У окремих колегіях (Закордонних справ, камер-колегії і ін.), крім того, були створені спеціальні інструкції. У інструкціях місцевим установам також містяться вказівки по діловодству.
У узаконеняях і інструкціях даються вказівки по складанню документів. Так, указ "Про форму суду" вимагає складання чоло бітових по значно спрощеною, порівняно з XVII ст, формі і за пунктами. Внутрішнє розчленовування документів, з метою дати складний документ, що стосується низки запитань, у вигляді окремий сформованих пунктів, полегшувало читання, дачу вказівок (на полях проти кожного пункту), і, отже, виконання і контролю виконання документів. Виклад за пунктами в петровськоє час характерний не лише для чолобитних, які поступово змінюються "проханнями". Багато інших документів також писалися за пунктами. Петро добивався стислості викладу, його послідовник ності, показуючи особистий приклад редагування і складання до кументов.
Все частіше даються обов'язкові форми документів. Так, в "Регламенті або статуті "Головного магістрату" є детальна схема "генерального репорту", що представляє цілу програму статістіко-економічного опису міст. Обов'язковість складання документів по "формулярах" (зразкам), передбачається і іншими законодавчими актами петровського часу.
Законодавство петровського часу і, перш за все,, Генеральний регламент є найважливішим етапом в подальшій бюрократизації державного апарату і бюрократизації документування.. Законодавче закріплення норм діловодства є відмінною рисою цього періоду. Слід зазначити, що систему норм по документуванню і діловодству в XVIII ст не можна розглядати як щось нове, невідоме наказовому діловодству і тим більше, як прямі запозичення з канцелярської практики західно-європейських країн, зокрема, Швеції і Данії (на доказ останнього зазвичай посилаються на діяльність іноземців фон-Любераса і Фіка).
У Генеральний регламент включена спеціальна (ХІІV) глава про архіви. У ній передбачалося створення: а) поточних архівів при канцеляріях і конторах, в яких зберігаються протягом трьох років "книги, документи, поділа, реєстратури", що чинять, би) архівів колегій, в які канцелярії і контори здають документальні матеріали після закінчення трьох років і в) державних архівів, куди всіма колегіями повинні задаватися "особливі статути, регламенти і всі документи", потрібні для довідок. Генеральним регламентом проектувалася освіта два таких архівів: першого при Колегії закордонних справ, для зберігання документальних матеріалів, "які не торкаються приходу і витраті", і другого при Ревізіон-колегії для зберігання справ, доходів, що відносяться до обліку, і витрат.
Створення вказаних архівів (за винятком державних, таких, що залишилися в проекті) є додатковим свідоцтвом розвитку документування, коли поряд з канцеляріями і конторами, ведучими діловодство, виникають самостійні частини установ архіви, на обов'язку яких лежить зберігання і організація використання документальних матеріалів, що утворилися в діяльності колегій. Назва "архів" вперше згадана в Генеральному регламенті.
Як же групувалися документальні матеріали в цих архівах.
У колезькому діловодстві здійснювалася, порівняно з наказовим, чіткіша система організації документів. Окрему групу складали укази, журнали, протоколи, що представляють зазвичай складні документи і груповані по номінальному. авторській і хронологічній ознакам. Особливу категорію надавали книги, в назвах яких зазвичай розкривався і вміст. Основну ж масу первинних комплексів складали справи: у справи документи групувалися за змістом (наочно-питальна ознаці) і часто по кореспондентському, географічному ознакам. Вживання географічної ознаки при угрупуванні документів частково пояснюється і тим, що структурні підрозділи в колегіях відали не лише окремими питаннями, але і тими або іншими територіями держави. У зв'язку з цим поділа, сформовані в канцеляріях, столах і повитьях, представляли документацію більш менш певного вмісту і що відноситься до певної території.
Здані в архів справи описувалися і до описів складалися алфавіти особистих імен.
Введення в дію "Табелі про ранги", будучи кульмінаційним пунктом в оформленні правового положення дворянства служивого і чиновної бюрократії, наклало свій відбиток і на документування. Річ у тому, що в результаті привласнення чинів і встановлення чиновної ієрархії, було введено як обов'язковий титулування, у тому числі і при письмових стосунках. Знання титулів, що уживалися в царській Росії, у ряді випадків допомагає дозволу таких питань, пов'язаних з документами, як встановлення авторства, датування і тому подібне.
Титулування, тобто особливі найменування високопоставлених н посадових осіб, застосовувалося і раніше. Але лише з XVIII ст, з виданням Табелі про ранги (від 24 січня 1722 р.). титули і титулування були приведені в закінчену систему.
Як відомо, Табелью про ранги всьому складу державних чиновників імперії були привласнені чини. Всього було встановлено чотирнадцять класів чинів: морських, сухопутних, цивільних, починаючи від генерал-адмірала, генералісимуса, фельдмаршала, канцлера, дійсного таємного радника (I клас) і кінчаючи прапорщиком, корнетом, колезьким реєстратором (14-й клас).
Чинам, вказаним в Табелі про ранги, привласнені були загальні титули. Приватними титулами були позначення самого чину, вказані в табелі (адмірал, генерал, полковник, таємний радник, статський радник, титульний радник і т. п.)
Окрім титулів, придбаних чином, були приватні титули, нагородженні за посадою (напр., р. предводитель дворянства, р. губернатор і т. п.). Загальні титули в цьому випадку привласнювалися відповідно до положення особи на державній службі і згідно з класами посад, розділених так само, як і чини, на 14 статей 3).
Третій вигляд титулів зв'язувався з походженням. Приватними титулами, що позначили походження, були: світлий князь, князь, граф, барон, дворянин. Цим приватним титулам додавалися і загальні титули.
Духівництво, підрозділене на мірі, також титулувалося.
Всі ці титули уживалися аж до Великої Жовтневої соціалістичної революції.
Хоча питання документування діяльності місцевих установ і зачіпаються в законодавчих актах уряду Петра I ("Регламент або статут Головного магістрату", "Інструкція або наказ воєводам", "Інструкція, або наказ земським камерірам в губерніях і провінціях", "Інструкція земським рентмейстерам, або скарбникам, в губерніях і провінціях"), але в закінченій формі ці питання знайшли віддзеркалення в "Установах для управління губерній" від 7 листопада 1775 р.
Губернська реформа Катерини II, зроблена в цілях подальшого зміцнення ролі дворянства в управлінні країною, внесла одноманітність до пристрою губерній шляхом розмежування в них адміністративних, судових і фінансових справ.
Результатом реформи 1775 р. з'явилася ліквідація більшості колегій, з яких були залишені лише три Закордонних справ, Військова і Морська. Нові губернські установи, що знаходилися в руках дворянства, підкорялися безпосередньо Сенату і цареві.
"Установи" детально визначили не лише місце і функції присутствених місць: губернського правління, казенної палати, судових установ і ін., але і порядок діловодства в цих установах, порядок, заснований в головних межах на вказівках Генерального регламенту.
Особлива увага в "Установах" приділена встановленню ієрархії "властей і місць" і визначенню порядку стосунків між ними. Листування між установами перетворюється на своєрідний ритуал, який потрібно добре знати, щоб займати місце в бюрократії служивого.
Для стосунків певних "властей і місць" встановлювалися певні види документів, залежно від положення установи в ієрархічних сходах. Створювалася ієрархія не лише установ, але і документів.
Так, губернатори отримували від верховної влади укази і представляли рапорти і доношенія. Всім установам губернії - губернському правлінню ("коли в нім губернатор не присутній"), судовим палатам, наказу суспільного піклування, совісному суду губернатори давали пропозиції і отримували від них вистави. З городничими і земськими справниками губернатори зносилися розпорядженнями і приймали від них рапорти і доношення.
Губернське правління, окрім як від царя і Сенату, указів ні від кого не приймало, посилаючи цареві і Сенату рапорти і доношення. Всім підлеглим місцям і посадовим особам управам благочинності, судам повітів і земських, магістратам, ратушам, городничим, справникам губернське правління посилало укази і отримувало від них рапорти і доношенія. З судовими палатами, наказом суспільного піклування і совісним судом губернське правління зносилося повідомленнями.
Казенна палата від верховної влади і Сенату отримувала закони, укази, веління, представляючи, у свою чергу, рапорти і доношення. Підлеглим управлінням, а дорівнює поліції (міською і земською), судовим місцям повітів казенна палата посилала укази і розпорядження, отримуючи від них рапорти і доношенія. З губернським правлінням, судовими палатами і іншими рівними ним органами казенна палата зносилася повідомленнями.