Характеристика докладной и объяснительной записки (стр. 2 из 2)

· наименование структурного подразделения - автора;

· название вида документа;

· дата;

· регистрационный номер (только в случае необходимости);

· заголовок к тексту;

· адресат;

· текст;

· подпись.

Наименование структурного подразделения - автора (где непосредственный составитель документа занимает конкретную должность) оформляется в верхнем левом углу листа бумаги от границы левого поля,

Название вида документа (докладная или объяснительная записка) оформляется прописными буквами на следующей строке также границы левого поля.

Дата является датой составления и подписания документа и оформляется цифровым способом (11.05.2000).

Регистрационный номер на внутренних докладных записках проставляется только в случае необходимости.

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании структурного подразделения и формулируется в дательном падеже. В адресате указывается конкретное наименование должности, фамилия и инициалы руководителя.

Например:

Начальнику транспортного

отдела

Трофимову О.Ф.

При адресовании первому руководителю название предприятия, входящее в состав наименования его должности, указывается, как правило, сокращенно:

Ректору ВАВТ

Шорину А.Б

Заголовок к тексту располагается через 2 - 3 межстрочных интервала ниже даты и номера в верхнем левом углу. Если текст внутренней докладной или объяснительной записки не превышает 6 - 8 строк, то заголовок к нему допускается не формулировать.

Структуры текста внутренних докладной и объяснительной записок также похожи.

· внутренняя докладная записка также состоит, как правило, из двух логических смысловых частей.

· в зависимости от цели создания докладной записки ее текст может представлять собой только предложения автора.

· в первой части текста внутренней объяснительной записки содержится подтверждение событий, признание определенного поведения, совершенных действий, поступков и нарушений,

· во второй - объяснение их причин, перечисление доказательств, оправданий, иногда - ссылка на оправдательные документы.

Части текста подобной объяснительной записки могут не подразделяться на абзацы и входить в состав одного предложения.

Например:

23 мая 1997г. я опоздал на работу на 30 минут, т.к. в метро был нарушен график движения и поезд простоял в тоннеле перед станцией Университет с 8.30 до 8.50.

Документы, служащие оправданием, могут быть приложены к объяснительной записке. Отметка об их наличии оформляется так же, как и во внешних докладных и объяснительных записках.

Подпись оформляется через 2 - 3 межстрочных интервала ниже текста и состоит из наименования должности лица, составившего докладную записку, личной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Заключение

При написании данной работы ставилось целью рассмотрение докладной и объяснительных записок. Поставленные цели в работе отображены полностью. По работе можно сделать следующие выводы: Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

· в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;

· во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

· в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Объяснительная записка:

1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке организации.

Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся ситуации, оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному должностному лицу.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Отличие объяснительной записки от докладной записки заключается в отсутствии смысловой части, в которой излагаются выводы и предложения.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Список литературы

1. Делопроизводство. Учебное пособие для колледжей. Феникс. Ростов-на-Дону 2001.

2. Курс делопроизводства. М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. Учебное пособие для высших учебных заведений. ИНФРА-М.; Москва – Новосибирск 2003.

3. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете. Статус – КВО, Москва 2000.

4. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 2000.

5. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2008. 592 с.

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4