Роль коммуникаций в деятельности предприятия (стр. 3 из 4)

Сегодня на Миасском заводе города освоено серийное производство большегрузных автомобилей "Урал" с дизельным двигателем. За 65 лет существования автомобильный завод "УРАЛ" превратился в крупное предприятие машиностроения с высокоразвитой технологией производства, с современным оборудованием и квалифицированными кадрами автомобилестроиетелей.

С 2010 года ОАО АЗ "УРАЛ" вошел в состав "Группы ГАЗ".

"Группа ГАЗ" – лидер отечественного автопрома, крупный холдинг, который объединяет около 20 российских и зарубежных предприятий и производит беспрецедентно широкий спектр автомобильной техники.

Миссия ОАО "АЗ УРАЛ" Группы ГАЗ: Производить автомобильную технику, гарантирующую нашему клиенту выгоду от приобретения, путем бескомпромиссного качества, надежности и безупречного сервиса, обеспеченных высочайшим профессионализмом сотрудников, своих партнеров-поставщиков и стремлением к совершенствованию наших процессов и продуктов.

Автомобильный завод "УРАЛ" является крупнейшим предприятием в нашем городе. На автозаводе трудится около 10 000 человек. Для эффективных коммуникаций и информированности такого количества персонала необходимо применение массовых методов. К ним относятся:

1) Печатное издание - заводская газета "Уральский автомобиль". Основное назначение издания — оперативное и объективное освещение жизни предприятия. Со страниц "Уральского автомобиля" автозаводчане и горожане узнают свежие заводские и городские новости, читают подробные материалы на самые актуальные темы.

2) Заводское радио – позволяет всем работникам предприятия быть в курсе последних событий, узнавать предстоящие мероприятия, передавать корпоративные объявления, а также дает возможность поздравить своих коллег с знаменательными датами.

З) Организованные доски объявлений в подразделениях; оформление аллеи почета.

Сильные стороны методов

• Наиболее дешевый способ доведения конкретной информации до большого количества людей;

• Оперативность (сообщения по радио, громкоговорителю);

• Минимальная вероятность того, что передаваемая информация не будет соответствовать действительности;

• Необходимое средство поддержки общения в среде руководства.

Слабые стороны

• Массовые методы не годятся для достижения понимания, потому что доске объявлений или письму нельзя задать вопрос. Теоретически, вопрос можно задать на массовом собрании; на практике же большинство людей избегают делать это на собрании, где присутствуют более 20 человек.

• Из того, что передаваемая информация соответствует действительности, не следует, что она будет воспринята правильно.

• Наиболее важные для понимания вопросы — те, которые отражаются на отдельном человеке или рабочей группе. Для этого необходимы дополнительные объяснения для каждой группы, а массовые методы затрагивают только общие аспекты.

4) все компьютеры на ОАО "АЗ УРАЛ" объединены в едином информационном пространстве домена – заводской локальной сети

Доменная почтовая система ОАО АЗ "УРАЛ" предназначена для безопасного обмена и передачи информации (документов, различных файлов) по заводской компьютерной сети.

80% информационных ресурсов предприятий сосредоточено в документах. По статистике:

- до 15% бумажных документов безвозвратно теряется;

- до 30% рабочего времени тратится на поиски;

- до 90% времени согласования документов приходится на "пролеживание"

Из чего можно сделать выводы:

1) "Бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием;

2) Необходимо целостная технология электронного (автоматизированного производства)

С целью решения вышеуказанной проблемы на предприятии ОАО АЗ "УРАЛ" разработана программа по внедрению системы электронного документооборота (СЭД) Lotus.

Что дает безбумажное делопроизводство?

- Единую базу документов

- Значительное ускорение поиска и доставки документов

- Возможность реализации параллельной и последовательной обработки документа

- Значительное усиление контроля исполнения документов и поручений

- Снижение трудозатрат и ошибок, связанных с ручной обработкой организационно-распорядительной документации:

- Контроль операций с документом, разграничение доступа

- Экономия средств на бумагу

- Предотвращение потерь документов

- Повышение эффективности деловых процессов

Сотрудники организации, принимающие участие в документообороте, подразделяются на группы, на основе их должностных обязанностей (Приложение 3).

Проект документа может быть направлен на согласование, подписание и регистрацию.

Рассмотрим в качестве примера процесс согласования.

Участники согласования могут накладывать на проект документа визы трех видов: согласен, не согласен, особое мнение

Согласование может быть параллельным и последовательным.

При параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования. После того как процесс согласования начат, участники согласования получают уведомления об этом. Инициатор согласования устанавливает срок согласования. Если по достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему посылается уведомление-напоминание. Процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо досрочно, инициатором процесса.

При последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди. После того как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику и т. д. Каждому участнику согласования обычно указывается время согласование (число дней или часов, которые отводятся ему для того, чтобы ознакомиться с проектом и поставить визу).

После запуска процесса согласования в листе согласования появляется закладка Результаты. На ней отображается ход согласования: для каждого участника указываются имя, а также, если виза уже наложена, ее текст, дата и время визирования и значок

. Щелкнув по нему, можно перейти на карточку визы и ознакомиться с материалами документа, в которые участник внес исправления.

Рис.2.1 – Ход согласования

По завершении процесса согласования (по получении виз от всех участников или после принудительного завершения процесса инициатором) создается электронное описание, называемое результатом согласования.

Рис. 2.2 – Результат согласования

2.2 Рекомендации по совершенствованию коммуникаций

Главная тема на сегодняшний день для предприятия – это создание единого коммуникационного пространства. Если понаблюдать за взаимодействием людей в реальном пространстве и времени, то можно увидеть, что не более 10% их взаимодействия и коммуникации касаются содержания, а 90% связаны с эмоциональной поддержкой, отвлечением от содержания, которые ведут к отдыху. С одной стоны, нельзя, чтобы человек постоянно находился в этом содержательном поле. С другой стороны, без постоянного нахождения в нем совершенно невозможно удерживать единый управленческий контекст. Если еще принять во внимание, что ситуация усугубляется постоянными вводными, перманентными изменениями, которые возникают, как во внешней, так и во внутренней среде организации.

Внешняя среда, в которой действует организация, находится в постоянном движении - изменяются техника и технология, клиенты, конкуренты. Изменяются сами люди - настоящие и потенциальные работники организации.

Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Для эффективных коммуникаций на предприятии в современных условиях можно предложить несколько рекомендаций:

1. Одной из главных проблем внедрения информационных технологий является замена "живого" общения виртуальным. Для ее решения можно предложить проведение периодических тренингов в каждом подразделении организации с участием непосредственных руководителей. Реальные тренинги помогут участникам возникновению идей, которые потом можно привнести в свою работу. Основным преимуществом данной методики является наличие обратной связи между руководителем – подчиненным, отработка на практике проблемных организационных моментов. Кроме того, непосредственные коммуникации способствуют сплочению коллектива, установлению более прочных связей между сотрудниками, доверительных отношений.