Введение
Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами.
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.
Выбор темы данной курсовой работы обусловлен необходимостью анализа накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития.
Если западные специалисты ориентированы на ликвидацию технологического и организационного разрыва между делопроизводством и ведомственном хранением документов, то в России существуют свои исторически сложившиеся традиции в сфере работы с документами. Именно этим вызвана необходимость изучения проблем эволюции отечественной документации и развития делопроизводства, с целью анализа и оценки достигнутого уровня для решения вопроса о возможности и путях применения основных принципов и методов управления документацией.
Степень разработанности и изученности темы. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в научных трудах МГИАИ и ВНИИДАД, сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И[1]., Кузнецовой Т.В[2]., Соковой А.Н[3]).
Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин «документоведение» и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.
Вместе с тем в 70 – 80 - е годы появились учебные пособия Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.
Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малитиков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов.
Эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией.
Проблему управления документацией невозможно изучать без анализа архивоведческой литературы. Учеными-архивоведами проделана серьезная исследовательская работа. Специалисты в области архивоведения много сделали для понимания информационных свойств документа, указав на связь документных массивов и информационных ресурсов. Архивоведческие исследования обнаруживают изменение ценности отдельных видов документов в ходе исторического развития, раскрывают эволюцию систем документации в связи с развитием государства и способов его организации.
Полноценное решение проблемы управления документацией невозможно без правового обеспечения. Очевидно, что усиление роли права в современной России является необходимым условием эффективности государственного управления. Область информации и документации в последние годы стала самостоятельным объектом исследований ученых-правоведов, сформировалась даже новая отрасль — информационное право. В работе В.А. Копылова систематизированы все действующие правовые акты, касающиеся регулирования информации, документации, архивного хранения документов[4].
Целью курсовой работы изучение исторического, управленческого и правового аспекта в понятии «документ».
Основные задачи исследования:
- анализ теоретических основ документационных процессов в обществе;
- проследить эволюцию документа как носителя информации;
- анализ роли информации в управлении и структуры современных информационных ресурсов в организациях;
- принципы организации общегосударственной системы управления документацией и вопросов ее правового обеспечения
Хронологические рамки исследования. По некоторым направле-ниям они охватывают период с момента возникновения Русского централизованного государства до настоящего времени, однако основная часть работы освещает проблемы управления документацией последнего десятилетия.
Источниковая база. При работе был использован широкий круг источников, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правительственные акты по вопросам информатизации, архивного дела, управления документацией, делопроизводства и стандартизации; нормативные и методические материалы, государственные стандарты; терминологические словари, методическая литература.
Представляет интерес группа законодательных и нормативно-правовых актов, исследование которых позволяет проследить эволюцию государственного регулирования делопроизводства.
Основными источниками делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов.
В 1720 г Петром I был утверждён «Генеральный регламент»[5], определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Он впервые в истории России поставил делопроизводство на твердую почву закона и определил его основополагающие принципы почти на два столетия.
Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации, в которой записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...»[6].
Системообразующим актом в политики по отношению к информации и документации является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[7]. Он определяет правовой режим документирования информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. Закон устанавливает также ответственность органов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией.
Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
Важными источниками исследования являются нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня; инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или её структурного подразделения.
Цель и задачи исследования обусловили выбор структуры курсовой. Курсовая работа состоит из введения, четырёх глав и заключения, списка источников и литературы.
В первой главе «Понятие документ. Функции документа» дается определение термина документ и его основных функции.
Во второй главе «Исторический аспект в понятии документ» рассматривается развитие термина «документ».
В третьей главе «Управленческий аспект» исследуются роль информации в управлении, формирование информационной инфраструктуры организаций, вопросы создания информационных ресурсов.
В четвертой главе «Правовой аспект» изучены Законодательные акты и нормативно-методические материалы, регламентирующие правила документирования и организацию работы с документами.
В заключении подведены основные итоги курсовой работы.
Глава 1. Понятие «документ». Функции документа
документация информация управление
Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации.
Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.
Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.