Проектування системи менеджменту на підприємстві (стр. 7 из 9)

Комунікації на ТзОВ «Ніколь»

Таблиця 6

Види комунікацій	Характеристика конкретних видів		Приклади використання інформації при різних видах комунікації		Приклади застосування документів при здійсненні різних видів комунікацій
Між організацією і зовнішнім середовищем	Обмін інформації із споживачами, постачальниками, адміністрацією регіону, податковою інспекцією та ін. Наприклад реклама, фінансові звіти, наради, обговорення,телефонні переговори, службові записки, відеострічки		На підприємстві активно впроваджується обмін інформацією із зовнішнім середовищем за допомогою використання ЕОМ; за допомогою реклами спілкується з існуючими і потенційними споживачами.		З органами влади обмін здійснюється за допомогою звітів про діяльність організації, наказів, законів, указів з споживачами – за допомогою реклами.
Міжрівнева:
горизонтальна	Обмін інформацією між різними відділами та іншими структурними підрозділами, в результаті чого досягається кординація і узгодження діяльності для досягнення загальних цілей організації.		В обміні інформацією беруть участь різні підрозділи Товариства. Головний інженер передає цехам, підрозділам основного виробництва результати спостереження за роботою обладнання.		Звіт про зниження трудомісткості по цехах основного виробництва; звіт про виконання роботи;звіт руху деталей.
вертикальна:	Для успішного здійснення даного виду комунікацій необхідно дотримуватись певних правил: а)чіткий і ввічливий стиль мови; б) достатня гласність, що унеможливлює домисли, плітики; в)недопущення дріб’язкової опіки над підлеглими; г)не допускати передачу інструкцій, вказівок від вищестоящого керівника безпосередньо до останнього адресата.
- згори до низу	Завдання – довести до відома підлеглих про зміст і значення рішень, що приймаються на вищих рівнях, стратегічні напрямки майбутньої діяльності.	Повідомлення керівника ТзОВ “Ніколь ” про поточні задачі, зміну приоритетів, конкретні завдання, процедури.		Накази, розпорядження, вказівки, резолюції.
- знизу вверх	Метою цієї комунікації є оповіщення вищого керівництва про діяльність підлеглих на нижчих рівнях організаційної структури.	Створена група робітників, які регулярно збираються для обговорення і вирішення проблем у виробництві або обслуговуванні споживачів (про все повідомляється керівництву).		Звіти, пропозиції, пояснювальні записки, проекти.

4.2Система робіт з документами

Організація роботи з документами полягає у створенні умов при обробці документів, що надходять, формуванню інформаційно-пошукових систем з документами і контролю за їх використанням, зберіганням необхідної інформації для оперативного використання, а також у підготовці документів для передачі до архіву на зберігання.

Документообіг – це обіг всієї сукупності документів починаючи від поступлення для зовнішньої документації або відправлення для внутрішньої, до моменту завершення управлінської операції (передача зовнішньому споживачеві або здача в архів).Зміст документа викладається зрозумілою, лаконічною мовою, що виключає подвійне тлумачення його значення, по певній схемі. У заголовку і перших фразах розкривається суть проблеми; далі формулюються причини появи документа, робляться висновки і рекомендації. Нарешті, на закінчення приводяться необхідні обгрунтування її рішення [5].

Роботу з документацією здійснюють в організаціях спеціальні служби. До них належать канцелярія, архів, довідкове бюро, юридичний відділ, секретаріат тощо.

Із застосуванням комп’ютерів багато видів вхідних даних можуть бути використані як вихідні, котрі використовуються в різних підрозділах або для різних завдань. Так, дані контролю запасів корисні для бухгалтерського обліку, постачання, виробництва і збуту; дані про оплату праці корисні для бухобліку, контролю витрат праці, обороту капіталу, пенсій і виробництва.

Графік документообігу на підприємстві забезпечує оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначає мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяє поліпшенню облікової роботи..

Працівники підприємства створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У витягу наводиться перелік документів, що належать до функціональних обов’язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких подаються ці документи.

Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що знаходяться в структурних підрозділах на виконання, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних підрозділів.

Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов’язковими для всіх підрозділів і служб ТзОВ “Ніколь” .

4.3 Характеристика комунікаційного процесу

Кожному рівню управління необхідна інформація, яка здобувається і розповсюджується в процесі комунікацій, переміщується всередині організації від верхнього рівня до нижнього і навпаки. Інформація в процесі комунікацій передається не тільки для того, щоб можна було приймати обґрунтовані управлінські рішення, а також і для того, щоб ці рішення могли виконуватися іншими людьми.

Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Зміст інформаційної роботи полягає в тому, щоб зібрати дані і перетворити їх в інформацію, тобто відібрати із них нові і корисні, а також надати їм форму, при якій вони будуть використані у найкоротший час. Інформацію класифікують на товаристві за різними ознаками.

За змістом:

- планово-економічна – містить дані про заплановані обсяги виробництва, реалізації, ціни;

- фінансова – відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;

- облікова – містить дані податкового та управлінського облікового щодо діяльності організації;

- бухгалтерська – охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку;

- технологічна – розкриває зміст теології здійснення основних та супроводжувальних виробничо-господарських операцій;

- довідкова – містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;

- адміністративна – відображає дані про права, обов’язки, відповідальність, правила та процедури в організації.

За рівнем достовірності:

- достовірна – об’єктивно і правдиво характеризує певне явище;

- недостовірно – має сумнівне походження, суб’єктивне забарвлення та потребує перевірки.

Комунікаційний процес – це процес забезпечення ефективного обміну інформацією між керівниками і управлінськими підрозділами на підприємстві.

Модель процесу комунікацій подана на рис.3, звідки видно, що комунікаційний процес складається з:

· формування, або вибору ідеї (зародження ідеї);

· кодування і вибору каналу (перетворення ідеї на повідомлення за допомогою слів, жестів, інтонації, вибір способу передачі за допомогою телефонного чи електронного зв'язку, відеострічок тощо).

· передачі ідеї;

· декодування (переклад символів відправника в думки отримувача);

· здійснення зворотною зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями) [2].

Графічна модель комунікаційного процесу на приватному підприємстві «Ніколь»

Затвердження проекта запуск в дію цеху метало зварювання

Рис. 3 Графічна модуль комунікаційного процесу.

5. Розробка механізмів прийняття управлінських рішень на ТзОВ «Ніколь»

Управлінські рішення –– це творча вольова дія суб’єктка управління на основі знань об’єктивних законів функціонування системи управління та аналізі інформації про її стан, яка полягає у виборі мети діяльності колективу при вирішенні проблем.

Етапи прийняття управлінських рішення на підприємстві

1.Етап підготовки управлінського рішення –– це вивчення проблеми на основі одержаної інформації; постановка цілей, вибір та обґрунтування критеріїв результативності, а також можливих наслідків прийнятого рішення.

2.Етап прийняття рішення –– розглядаються організаційні питання управлінського рішення, вибираються виконавці і розподіляються ресурси.

3.Етап реалізації рішення [7].

Кожний етап реалізується через відповідні ланки на товаристві. Така технологія вироблення управлінських рішень є логічним продовженням менеджменту, оскільки прийняті управлінські рішення завершують процедури формування інструментів впливу керуючої системи на керовану.

Управлінські рішення на ТзОВ «Ніколь»

Таблиця 7

Характеристика управлінських рішень	Характеристика елементів	Приклади, які відображають характеристики управлінських рішень
Видиуправлінських рішень	За терміном дії: стратегічні, тактичні, оперативні За масшта-бами впливу: загальні і частко-ві.	Оперативні рішення приймаються керівниками низового рівня на період до одного року. Тактичні рішення приймаються керівниками середнього рівня на період від одного до п’ять років. Стратегічні рішення приймаються керівниками вищого рівня і полягає у визначені перспективних напрямків розвитку товариства.
Умови прийняття рішень	Право прийняття рішень. Повноваження. Обов'язковість	Ухвалення та виконання управлінських рішень — найголовніший оціночний критерій керівних здібностей. Прийняття рішень — це процес, завдяки якому обирається лінія поведінки як вирішення певної проблеми. Ухвалення управлінського рішення — це вибір однієї з кількох можливих альтернатив. Це модель, у якій фігурує певне число варіантів та можливість обрати кращий з них..
Фактори, які впливають на процес прийняття управлінських рішень	Фактор ризику, в умовах визначеності, в умовах ризику; особисті якості менеджера; поведінка менеджера; інформаційні обмеження.	При прийнятті управлінських рішень враховується фактор ризику — рівня визначеності, з яким прогнозується результат. Рішення приймаються у різних обставинах по відношенню до ризику. Ці умови традиційно класифікуються як умови визначеності, ризику та невизначеності ситуації, виходячи з наступного поділу інформації; повна інформація; неповна інформація чи така, що швидко змінюється; повна невизначеність.
Підходи до оптимізації управлінських рішень	Моделювання Прогнозування	Всі управлінські рішення мають на меті сприяти досягненню організаційних цілей і знайти найкращий вихід з конкретної ситуації. Виконання управлінських рішень потребує застосування дієвих організаційних, мотиваційних та контрольних механізмів, а також забезпечення колективної націленості на досягнення намічених результатів.

6.Формування механізмів управління групами працівників на товаристві «Ніколь»