- наименование организации;
- структурного подразделения;
- индекс дела;
- номер дела (тома, части);
- заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела.1
3.1.4. Составление описей дел
ЗАО «Технолига» является крупной компанией с большим объемом документации, который год от года увеличивается. В связи с этим всем сотрудникам, отвечающим за делопроизводство в компании, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с руководителем Общего отдела ЗАО «Технолига».
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел2.
В результате работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов все документы поделены на две группы:
- дела по основной (производственной) деятельности;
- дела по личному составу Компании.
На каждую группу дел предлагается составить отдельные описи:
- в опись №1 (дела по основной деятельности) заносятся дела в следующей последовательности: устав, протоколы общих собраний, приказы по основной деятельности, перспективные и годовые планы, отчеты, контракты;
- в опись №2 заносятся дела по личному составу в следующем порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки.
На документы, выделенные к уничтожению в следствии работы комиссии по проведению экспертизы ценности документов, предлагается составить акт приложение №3. Акт и описи должны составляться членами экспертной комиссии и подписываться председателем, рассматриваться и утверждаться Генеральным директором Компании.
3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации
В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами в целом. Особенно этот процесс ускорился с принятием в январе 2002 г. двух документов – Федерального закона от 10 января 2002 г. №1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи»1, существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме и Постановления Правительства РФ от 28 января 2002 г. №65 «О федеральной целевой программе « Электронная Россия (2002 – 2001 гг.)», предусматривающей перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления».2
Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольшей эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что основу функций управления составляют планирование, организация, мотивация и контроль – основные функции менеджмента, без реализации которых невозможно функционирование ни одной системы управления. Как известно, в любой организации выполняется определенная работа по государственному или общественному управлению. Любому органу управления для исполнения своих функций необходима информационная система. Конечно, имеются и не документируемое – «прямое» управление, но поскольку подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, необходима эффективная система документационного обеспечения управления.1
Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно – технологического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.
Для такой крупной организации как ЗАО «Технолига», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.
Учитывая территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ЗАО «Технолига» по всей Калужской области, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.
Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.
Управление организацией основана на следующих процессах:
- получение информации и ее обработка;
- анализ, подготовка и принятие решений;
- выполнение решений;
- учет и контроль принятых решений.
Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно - информационное обеспечение указанных процессов.
Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, - управления организацией.
Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:
- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;1
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- осуществление контроля за исполнением поручений;
- поиск документов.2
Информационные технологии многочисленны и многообразны. В литературе можно встретить различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. К выбору системы электронной документации следует подходить, исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:
- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;
- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;
- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;
- определиться с финансовыми затратами3.
Главным параметром системы должно стать обеспечение свободного обращения за информационным услугами для всех сотрудников офиса независимо от их статуса, если этого требуют их должностные обязанности. При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации1.
Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:
- создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;
- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
- повышение оперативности и качества работы документами;
- упорядочение документооборота.
В области контроля над исполнительской дисциплиной:
-обеспечение контроля исполнения;
- обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;
- обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.