В области организации доступа к информации:
- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;
- обеспечение оперативного поиска документов.
Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.1
Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:
- единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;
- единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;
- регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства, проверку правильности и своевременности исполнения документов;
- поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;
- формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты1.
Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволяет:
- централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять и «узкие места» в документообороте и работе персонала;
- при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает2.
- повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.
Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.
В процессе исследования и анализа организации и технологии документационного обеспечения управления ЗАО «Технолига» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию делопроизводства. Были разработаны документы по совершенствованию и оптимизации работы с документами:
- разработаны нормативные документы для внедрения делопроизводства: Положение об Общем отделе; Положение об экспертной комиссии; Инструкция по делопроизводству;
- предлагается усилить контроль за соблюдением правил оформления и подготовки документов.
- внесены предложения по оптимизации порядка регистрации документов;
- разработан список нерегистрируемой документации Приложение №2;
- разработана должностная инструкция секретаря Генерального директора, в которой, в частности, предлагается наделить секретаря – референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию;
- составлена номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;1
- рекомендуется проводить регистрацию исходящей корреспонденции только в компьютерной форме;
- при распределении поступающей документации подлинники передавать только ответственному исполнителю;
- при оформлении дел приложения подшивать в дело в листе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись составителя с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ЗАО «Технолига»;
- правильно оформлять обложки дел – указывать все необходимые реквизиты;
- предлагается приступить к созданию архива для документов Компании.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для процветания фирм необходимо качественное и своевременное управление их деятельностью. Главным условием правильности принимаемых решений является исчерпывающая осведомленность. Выполнение этого условия в настоящее время возможно только на базе современных информационных технологий. Поэтому сейчас все фирмы, от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов, разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности.
В настоящее время ЗАО «Технолига», созданное в 1999г. является лидирующей строительной компанией в г. Калуга. Стратегия компании – это разработка и воплощение в производство проектов новейших технологий строительства, это поиск новых партнеров, изучение рынка строительных материалов, техники и технологий. Компания стремится к еще более высокому уровню строительства; более основательному подходу к работе с клиентами; к увеличению производства работ. Эффективность развития компании зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использования информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах.
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники, которая прочно вошла в профессиональную деятельность современного человека. Информатика, включающая в себя все, что связано с применением вычислительной техники, служит в наши дни мощным катализатором научно – технического прогресса. Именно развитию средств вычислительной техники мы обязаны успехами, достигнутыми в автоматизации производственных процессов, в разработке новых технологии, в повышении эффективности труда и управления.
В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
Технический прогресс также играет роль ускорителя, усиливающего значение делопроизводственных служб и появление новых рабочих процессов, возникших в результате расширения и модернизации документационного обеспечения; они становятся неотъемлемой и главной частью организационной структуры, без которой невозможно эффективное функционирование организации в целом.
В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности и чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб. Важно отметить, что эта организация определяется не столько размерами предприятия, сколько объемами используемой и передаваемой информации.
Основной целью написания данной дипломной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления Закрытого акционерного общества Строительная Компания «Технолига» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.
Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании. В результате автором дипломной работы самостоятельно разработаны все необходимые нормативные документы:
- инструкция по делопроизводству;
- положение об общем отделе;
- положение об экспертной комиссии;
- должностная инструкция секретаря Генерального директора.
Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:
- первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);
- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию исходящих документов только в компьютерной форме, регистрировать приказы по личному составу отдельно от приказов по основной деятельности).
- формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с начальником Общего отдела ЗАО «Технолига»);