- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы ЗАО «Технолига».
Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством:
- составлена номенклатура дел Компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем;1
- предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления;
- необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников Компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров);
- необходимо приступить к созданию архива для документов Компании.
Первоначально обработка документов в ЗАО «Технолига» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.
Автоматизация делопроизводства приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов Компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания ЗАО «Технолига», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в Компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.
Руководство Компании положительно оценило труд автора дипломной работы, часть предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления находится в стадии внедрения.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники.
Опубликованные источники.
1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть 1 и 2.-М.:Проспект, 2001, 416с.
2. Федеральный закон "Об акционерных обществах" от 24 декабря 1995г. № 208-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 13.06.1996 №65-ФЗ, от 24.05.1999 №101 - ФЗ, от 07.08.2001 №120-ФЗ, от 21.03.2002 №31-ФЗ//Собрание законодательства. 1996. №2. Ст. 1.
3. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ// Собрание законодательства Российской Федерации. 1995.№8. Ст.609.
4. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 13.12.01. №1-ФЗ// Собрание законодательства Российской Федерации. 2002г. №2. Ст.127.
5. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993г. №5341-1//Отечественные архивы, 1993. №5.С.3-10.
6. Закон Российской Федерации от 25.10.1991гю №1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (с изм. и доп.)// Ведомости СНД и ВС РСФСР.1991. №50. Ст.1740; СЗ РФ, 1998. №31. Ст.3804.
7. Закон Российской Федерации от 10.06.93 № 5154-1 "О стандартизации" //Ведомости СНД ПФ и ВС РФ.1991. №50. Ст.1740; СЗ РФ. 1998.;31. Ст.3804.
8. Указ Президента Российской Федерации "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" от 17.03.94 №552//Отечественные архивы, 1994. №3. С.3-8.
9. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.12.98. №1562 "О Федеральной архивной службе России"//Собрание актов Президента РФ и Правительства РФ. 1999. №1. Ст.203.
10. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". М.: Издательство стандартов.1998г.
11. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93. М.: Госстандарт России. 1997г.
12. Квалификационный справочник должностей служащих.М:ИНФРА-М. 1999г.
13. Единая государственная система делопроизводства. Основные положения. Главархив СССР. М.,1975. 27с.
14. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР. 1991г.
15. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения.//Росархив, ВНИИДАД. М.,2000.
16. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения.//Главархив СССР, ВНИИДАД. М., 1989.г.
17. Основные правила работы архивов организаций.//Росархив. ВНИИДАД.М., 2002г.
18. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив. 2001г. 87с.
19. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.195г. №2.
Неопубликованные источники.
20. Устав ЗАО Строительная Компания "Технолига" от 11.05.2000. Текущее делопроизводство. Машинопись. г.Калуга 2000г.
21. Постановление администрации Калужской области №183 от 7.01.1999г. "О регистрации Строительной Компании "Технолига". Текущее делопроизводство, г.Калуга, 1999г.
22. Должностные инструкции сотрудников ЗВО "Технолига".
Литература
23. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1999. №1. с. 79-83.
24. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4. С. 81-85
25. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.
26. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.
27. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.
28. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.
29. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.
30. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2. С. 45-49.
31. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.
32. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000.№2.С.21-25.
33. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.
34. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения. Издательство стандартов, М., 1998.
35. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.
36. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.
37. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29.
38. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. №3, С.42-45.
39. Казанцев С.Ю. Новое слово в строительстве // Элитная недвижимость 2001. №3. С. 81-84.
40. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39.
41. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело 1996. №4. С. 24-29.
42. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
43. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело 2000. №1. 3-5.
44. Кузнецова Т.В. Инструкция по делопроизводству, порядок составления //Секретарское дело 1999. №2. С. 3-6.
45. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.
46. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 56-59.