Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу.
Согласование документа.
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Внутренние согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации донного документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.
Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требованиями ГОСТ и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом, чаще всего письмом, протоколом. Пример:
СОГЛАСОВАНО
Старший конструктор ЗАО «Технолига»
_______________________И.О.Фамилия
«_______»_________________200___г.
Подпись документа.
Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Денежно – финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.
Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны. Документы, составляющие комиссией, например: акты подписывают все ее члены. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий.
В состав реквизита «Подпись» входят:
- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное – на документах, составленных на фирменных бланках);
- личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся, перед фамилией и пробел между ними не делается). Пример:
Генеральный директор ____________И.О.Ф.
Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.
Пример:
Председатель комиссии Л.Н. Евсеева
Члены комиссии О.И. Киселева
Протоколы совещаний коллегиальных организаций подписывают председатель и секретарь. Акты комиссии подписывают все члены комиссии.
Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа оформляется от руки (рукописным способом) и проставлением на документе штемпеля справа на нижнем поле первого листа документа.
В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование структурного подразделения.
Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать слова: «В дело», индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность исполнителя, его подпись и доту.
Пример:
В дело №16. Дан ответ 14.02.03. №30/150.
Нач. ФЭО (личная подпись) С.Н. Мягков
Утверждение документа.
После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Утверждается, как правило, следующие виды документов:
- устав предприятия;
- структура и штатные расписания;
- отчеты и балансы;
- положения о предприятиях, структурных подразделениях, соответствующих органах и комиссиях;
- текущие и перспективные планы;
- акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и реконструкцией зданий и сооружений;
- акты расследований аварий;
- акты о приеме и передаче дел.
Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным – постановлением, решением, приказом, иногда протоколом), или должностным лицом.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу правого листа документа, элементами грифа утверждения являются:
- слово УТВЕРЖДАЮ;
- должность лица, утвердившего документ;
- личная подпись и ее расшифровка (Ф.И.О.);
- дата утверждения.
Пример: УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
______________И.О.Ф.
«_____»________2002 г.
При утверждении документа постановлением, приказом, слово УТВЕРЖДЕН, согласуется с видом утверждаемого документа.
Пример:
Инструкция – УТВЕРЖДЕНА
Правила – УТВЕРЖДЕНЫ
Акт – УТВЕРЖДЕН
Гриф утверждения формируется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата индекс документа.
Пример:
УТВЕРЖДЕНО
приказом генерального директора
№____от____________
В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными (заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.
Адресование документа.
Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и представляемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).
В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адресат, который включает: почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома. Пример:
Ответственному редактору
журнала "Деньги"
Москва, 103863, ГСП
Направляя документ конкретному должностному лицу, необходимо указать его имя и фамилию, затем фирму и далее почтовый адрес.
Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы.
Пример:
462351, г.Тула,
ул. Советская, д.8, кв.99
Иванову В.С.
На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ Слово "копия" перед вторым, третьим и четверным адресатом не проставляется. Указание на документе нескольких адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.
Резолюция
Резолюция закрепляет распоряжения руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность. Резолюця состоит из следующих элементов: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Если представляется право созыва исполнителей и координации их работы.
Пример:
А.Б. Васюкову,
А.А. Галкину
Организуйте проведение конференции
К указанному сроку.
_________________04.04.2004
Оформление приложений
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на ____л. в ____экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числах их экземпляров.
Пример:
1. Штатное расписание на 4л. в 3 экз.
Пример: Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляется на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Приложение 1
к приказу Генерального директора
№ _____
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати не должен закрывать личную подпись. Его следует проставлять таким образом, чтобы он захватил часть наименования должности подписавшего документ.
Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.). Оттиск печати должен быть хорошо читаем.
Согласование документа
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обслуживания проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы: после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата.
Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.
Место грифа согласования чаще всего - ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне документа. При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.
4. Организация документооборота
4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов
- Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями Генерального управления. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО). Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.